Processus d'évaluation des offres
Couloir modifiable du processus d'évaluation des offres, de « Verrouiller les critères d'évaluation et les déclarations de conflit » à « L'offre est techniquement conforme ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les…
Qu'est-ce que le processus processus d'évaluation des offres ?
Le workflow commence à « Verrouiller les critères d'évaluation et les déclarations de conflits ». Les deux étapes suivantes, « Ouvrir les offres éligibles sous accès contrôlé » et « Noter la réponse technique et les preuves », établissent les informations nécessaires à une décision défendable. Le graphique attribue un rôle à chaque transfert et conserve les preuves à la clôture.
Les principales portes sont « l'offre est techniquement conforme ? » et « Prix de soutien à l'examen commercial et des risques ? ». La première branche conduit à l'exclusion de documents ou à une clarification autorisée ; la seconde peut nécessiter de demander la meilleure offre finale ou d’augmenter le risque. Si cela ne peut pas être résolu, le cas peut se terminer par « Exclure l'offre et enregistrer la raison de l'évaluation ». Conservez les preuves techniques, commerciales et de risque traçables séparément avant la consolidation.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Verrouillez les critères d’évaluation et les déclarations de conflits, suivis d’offres éligibles ouvertes sous accès contrôlé.
- Offre techniquement conforme ? avec une voie d'exclusion de documents ou de clarification autorisée.
- Comparez le prix et le coût total sur une base commune et examinez les risques et la conformité des fournisseurs en tant que fournisseurs distincts et transferts internes.
- Prix de soutien à l'examen commercial et des risques ? en demandant la meilleure et dernière offre ou en augmentant les risques lorsque la décision échoue. Une décision distincte peut se terminer par « Exclure l’offre et enregistrer le motif de l’évaluation ».
- Consolider les évaluations indépendantes, recommander la meilleure offre évaluée pour approbation et conserver les feuilles de notation, les clarifications et les décisions en guise de clôture contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Utilisez-le pour convenir à qui appartient les « critères d'évaluation de verrouillage et déclarations de conflit » et de quelles informations le rôle suivant a besoin.
- Utilisez-le lorsque la réponse à la question « Offre techniquement conforme ? » n’est pas clair ou les décisions sont prises en dehors du dossier.
- Utilisez-le pour rendre visible « Conserver les feuilles de notation, les clarifications et les décisions » lors d'un audit ou d'une revue opérationnelle.
Comment cela fonctionne
Attribuer des propriétaires de décision
Remplacez les voies Approvisionnement, Panneau technique, Analyste commercial, Examinateur des risques, Approbateur par vos fonctions réelles. Conserver le propriétaire de « L'offre est techniquement conforme ? » distinct du demandeur lorsque vos règles d'autorité l'exigent.
Configurer les portes
Conservez les preuves techniques, commerciales et de risque traçables séparément avant la consolidation. Définissez quelles preuves sont suffisantes pour « l'attribution d'un soutien à l'examen commercial et des risques ? » et qui peut autoriser une exception.
Connecter les enregistrements en aval
Reliez les feuilles de pointage, les clarifications et la décision au bon de commande, au contrat, au dossier du fournisseur ou au cas opérationnel concerné. Définissez les dates de conservation et de révision dans votre politique documentaire.
Questions fréquentes
Que comprend le modèle de processus d’évaluation des offres ?
Il couvre les critères d'évaluation des verrous et les déclarations de conflits, note les réponses et preuves techniques, examine les risques et la conformité des fournisseurs et conserve les feuilles de notation, les clarifications et les décisions, avec trois décisions étiquetées et des chemins de retouche.
Les règles de décision peuvent-elles être modifiées ?
Oui. Conservez les preuves techniques, commerciales et de risque traçables séparément avant la consolidation. Modifiez les étiquettes de porte, les couloirs et les chemins de retour avant d'utiliser le graphique dans votre organisation.
Quelles preuves retenir ?
Conservez les données saisies dans la rubrique « Offre techniquement conforme ? », les preuves derrière « Attribution du soutien à l'examen commercial et des risques ? », les approbations ou les décisions d'exception, et le dossier de clôture : « Conserver les feuilles de notation, les clarifications et la décision ».
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Processus de demande de prix et passe le relais à Organigramme du processus de sélection des fournisseurs avec notation pondérée.
Précède
- Processus de demande de prix — Couloir de processus de demande d'offre modifiable depuis « Définir les spécifications achetables » jusqu'à « Devis conformes suffisants ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les chemins d’exception et les preuves.
- Processus de demande de propositions — Couloir modifiable du processus de demande de propositions, de « Définir le résultat et la portée du service » à « Propositions complètes et éligibles ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les chemins d’exception et les…
- Processus d'appel d'offres — Couloir modifiable du processus d'appel d'offres, de « Approuver la portée et le parcours d'appel d'offres » à « Soumissions reçues dans les délais et conformes ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les chemins…
Suit
- Organigramme du processus de sélection des fournisseurs avec notation pondérée — Modèle d'organigramme du processus de sélection des fournisseurs : liste longue, liste restreinte des RFI, notation pondérée des RFQ, visite sur site, coût total et recommandation de sélection.