Flowchart for tilbudsevalueringsproces
Redigerbar swimlane for tilbudsevaluering fra “Lås evalueringskriterier og habilitetserklæringer” via “Er tilbuddet teknisk konformt?” til et dokumenteret udfald. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er flowchart for tilbudsevaluerings?
Workflowet starter ved “Lås evalueringskriterier og habilitetserklæringer”. De næste to trin, “Åbn kvalificerede tilbud under kontrolleret adgang” og “Scor teknisk besvarelse og dokumentation”, skaffer det grundlag, der skal til for en forsvarlig beslutning. Diagrammet lægger hver overlevering hos en rolle og gemmer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste porte er “Er tilbuddet teknisk konformt?” og “Understøtter den kommercielle og risikomæssige vurdering tildeling?”. Den første gren fører til “Dokumentér udelukkelse eller tilladt afklaring”. Den anden kan kræve “Anmod om endeligt bud eller eskalér risiko”. Kan det ikke løses, kan sagen ende ved “Udeluk tilbud og registrér evalueringsgrunden”. Hold teknisk, kommerciel og risikomæssig dokumentation hver for sig sporbar, før de samles.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- “Lås evalueringskriterier og habilitetserklæringer” efterfulgt af “Åbn kvalificerede tilbud under kontrolleret adgang”.
- “Er tilbuddet teknisk konformt?” med en vej til udelukkelse eller tilladt afklaring.
- “Sammenlign pris og totalomkostninger på fælles grundlag” og “Vurdér leverandørrisiko og compliance” som to adskilte overleveringer mellem leverandør og intern funktion.
- “Understøtter den kommercielle og risikomæssige vurdering tildeling?” med “Anmod om endeligt bud eller eskalér risiko”, når beslutningen falder negativt ud. En separat beslutning kan ende ved “Udeluk tilbud og registrér evalueringsgrunden”.
- “Saml de uafhængige vurderinger”, “Indstil bedst evaluerede tilbud til godkendelse” og “Opbevar scoreark, afklaringer og beslutning” som den kontrollerede afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I vil afklare, hvem der ejer “Lås evalueringskriterier og habilitetserklæringer”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Svaret på “Er tilbuddet teknisk konformt?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- I vil gøre “Opbevar scoreark, afklaringer og beslutning” synligt i en audit eller en driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Indkøb, Teknisk panel, Kommerciel analytiker, Risikovurderer og Godkender med jeres egne funktioner. Hold ejeren af “Er tilbuddet teknisk konformt?” adskilt fra rekvirenten, hvis jeres kompetenceregler kræver det.
Konfigurér portene
Hold teknisk, kommerciel og risikomæssig dokumentation hver for sig sporbar, før de samles. Fastlæg, hvilken dokumentation der er nok til “Understøtter den kommercielle og risikomæssige vurdering tildeling?”, og hvem der kan godkende en undtagelse.
Forbind de efterfølgende registreringer
Knyt “Opbevar scoreark, afklaringer og beslutning” til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevarings- og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til tilbudsevalueringsprocessen?
Den dækker “Lås evalueringskriterier og habilitetserklæringer”, “Scor teknisk besvarelse og dokumentation”, “Vurdér leverandørrisiko og compliance” og “Opbevar scoreark, afklaringer og beslutning” med tre navngivne beslutninger og veje til omarbejdning.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Hold teknisk, kommerciel og risikomæssig dokumentation hver for sig sporbar, før de samles. Redigér portenes tekster, swimlanes og returveje, før I bruger diagrammet i jeres organisation.
Hvilken dokumentation skal opbevares?
Gem grundlaget for “Er tilbuddet teknisk konformt?”, dokumentationen bag “Understøtter den kommercielle og risikomæssige vurdering tildeling?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Opbevar scoreark, afklaringer og beslutning”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter RFQ-proces og sender videre til Flowchart for leverandørvalg med vægtet pointmodel.
Kommer før
- RFQ-proces — Redigerbar swimlane for RFQ-processen fra 'Definér købbar specifikation' via 'Tilstrækkeligt mange kvalificerede tilbud?' til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
- RFP-proces — Redigerbar swimlane for RFP-processen fra 'Definér resultat og tjenesteomfang' via 'Tilbud komplette og kvalificerede?' til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
- Udbudsproces i indkøb — Redigerbar swimlane for udbudsprocessen i indkøb fra “Godkend omfang og udbudsvej” via “Tilbud modtaget inden fristen og i overensstemmelse med kravene?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Kommer efter
- Flowchart for leverandørvalg med vægtet pointmodel — Skabelon til flowchart for leverandørvalg: bruttoliste, RFI og shortlist, vægtet bedømmelse af RFQ-tilbud, referencer og leverandørbesøg, totalomkostninger og en indstilling, en godkender kan forsvare.