RFP-proces
Redigerbar swimlane for RFP-processen fra 'Definér resultat og tjenesteomfang' via 'Tilbud komplette og kvalificerede?' til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er RFP?
Arbejdsgangen starter ved 'Definér resultat og tjenesteomfang'. De næste to trin, 'Godkend kriterier, vægte og RFP-pakke' og 'Udsend RFP og håndtér leverandørspørgsmål', fastlægger de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overdragelse til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er 'Tilbud komplette og kvalificerede?' og 'Opfylder den endelige anbefaling de forudfastsatte kriterier?'. Den første gren fører til 'Anmod om tilladt afklaring eller udeluk med begrundelse', og den anden kan kræve 'Scor igen på dokumenteret grundlag eller gennemgå udvalgte på ny'. Kan det ikke løses, kan sagen ende ved 'Annullér eller genudsend RFP med dokumenteret begrundelse'. Fastsæt scoringsvægte og regler for afklaringer, før tilbuddene kommer ind.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- 'Definér resultat og tjenesteomfang' efterfulgt af 'Godkend kriterier, vægte og RFP-pakke'.
- 'Tilbud komplette og kvalificerede?' med en vej til 'Anmod om tilladt afklaring eller udeluk med begrundelse'.
- 'Modtag tilbud og registrér overholdelse' og 'Evaluér tekniske og kommercielle svar' som særskilte overdragelser mellem leverandør og intern organisation.
- 'Opfylder den endelige anbefaling de forudfastsatte kriterier?' med 'Scor igen på dokumenteret grundlag eller gennemgå udvalgte på ny', når beslutningen ikke holder. En særskilt beslutning kan ende ved 'Annullér eller genudsend RFP med dokumenteret begrundelse'.
- 'Udvælg, afklar og forhandl', 'Godkend foretrukket tilbud og tildel' og 'Opbevar scoring, afklaringer og tildelingsmeddelelse' som den kontrollerede afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer 'Definér resultat og tjenesteomfang', og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på 'Tilbud komplette og kvalificerede?' er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre 'Opbevar scoring, afklaringer og tildelingsmeddelelse' synlig ved en audit eller en driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Forretningsejer, Indkøb, Leverandør, Evalueringspanel og Godkender med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af 'Tilbud komplette og kvalificerede?' adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Fastsæt scoringsvægte og regler for afklaringer, før tilbuddene kommer ind. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til 'Opfylder den endelige anbefaling de forudfastsatte kriterier?', og hvem der kan godkende en undtagelse.
Forbind de efterfølgende registreringer
Kobl 'Opbevar scoring, afklaringer og tildelingsmeddelelse' til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørregistrering eller driftssag. Fastsæt opbevarings- og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til RFP-processen?
Den dækker 'Definér resultat og tjenesteomfang', 'Udsend RFP og håndtér leverandørspørgsmål', 'Evaluér tekniske og kommercielle svar' og 'Opbevar scoring, afklaringer og tildelingsmeddelelse', med tre mærkede beslutninger og veje til genbehandling.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Fastsæt scoringsvægte og regler for afklaringer, før tilbuddene kommer ind. Redigér kontrolpunkternes etiketter, swimlanes og returveje, før I bruger diagrammet i jeres organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for 'Tilbud komplette og kvalificerede?', dokumentationen bag 'Opfylder den endelige anbefaling de forudfastsatte kriterier?', godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: 'Opbevar scoring, afklaringer og tildelingsmeddelelse'.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Strategisk sourcing-proces og sender videre til Flowchart for tilbudsevalueringsproces.
Kommer før
- Strategisk sourcing-proces — Redigerbar swimlane for strategisk sourcing fra “Identificér forbrug eller kommende behov” via “Sourcingvej og konkurrence begrundet?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Kommer efter
- Flowchart for tilbudsevalueringsproces — Redigerbar swimlane for tilbudsevaluering fra “Lås evalueringskriterier og habilitetserklæringer” via “Er tilbuddet teknisk konformt?” til et dokumenteret udfald. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.