Gantt-diagram til RFP-projekt: tidsplan for et udbud fra køberens side
Redigerbart Gantt-diagram til et RFP-projekt for køberen: krav, udarbejdelse og juridisk gennemgang, udsendelse, spørgsmålsperiode, fast svarperiode, parallel evaluering, demoer, forhandling, tildeling og overdragelse.
Hvad er gantt-diagram til RFP-projekt: tidsplan for et udbud fra køberens side?
En RFP (anmodning om tilbud) ligner en rækkefølge, men en stor del af kalenderen tilhører andre. Når RFP'en er sendt, kan køberen ikke få leverandørerne til at skrive hurtigere, så svarperioden er en fast ventetid, og datoerne på hver side af den er kun så gode som den længde, du vælger til den. En tidsplan, der gør ventetiden eksplicit, lader dig se, hvor meget forberedelsestid du reelt har før udsendelsen, og hvor meget evalueringstid du har efter fristen.
Skabelonen har fem grupper: Forberedelse, Udarbejd og udsend, Svarperiode, Evaluering samt Tildeling og overdragelse. Den starter med „Indsaml krav fra interessenter“ (8 arbejdsdage). „Aftal evalueringskriterier og vægte“ starter 4 dage inde i den, fordi vægtene er lettere at blive enige om, når kravene kan ses, og „Opbyg lang liste over leverandører“ følger kravene. „Udarbejd RFP-dokument“ venter på kriterierne og kravene, og „Juridisk og indkøbsmæssig gennemgang“ starter 4 dage inde i udkastet, så de, der gennemgår, læser færdige afsnit i stedet for at vente på hele dokumentet. „RFP godkendt til udsendelse“ er en milepæl, der venter på gennemgangen, den lange liste og udkastet.
Efter „Send RFP til leverandører“ (1 dag) starter to ting samtidig: „Leverandørspørgsmål og svar“ (10 dage) og „Leverandører skriver svar“ (20 dage). „Svarfrist“ er en milepæl, der venter på skrivningen og er forbundet slut-til-slut med spørgsmålsperioden, så den ikke kan slutte efter fristen. Derefter fører „Kontrol af svarenes overholdelse“ (2 dage) ind i „Teknisk evaluering“ (8 dage) og „Kommerciel evaluering“ (6 dage), som kører parallelt. „Kortliste aftalt“ venter på begge, og „Demonstrationer for kortlisten“ (5 dage), „Forhandling og endelige tilbud“ (8 dage) og „Tildelingsbeslutning“ følger. „Kontraktudkast og underskrift“ tager 10 dage, og „Overdragelse til onboarding“ starter 6 dage inde i den, så leverandørens onboardingteam ikke briefes efter underskriften.
Alle varigheder er eksempler. Nogle organisationer er bundet af udbudsregler, der fastsætter mindsteperioder for spørgsmål eller svar; diagrammet kender dem ikke, så fastsæt længderne ud fra dine egne regler og rådgivning. For en version, der starter tidligere med business casen og markedsdialogen, se /da/templates/gantt-diagram-til-indkoebsprojekt. Til beslutningerne og overdragelserne inde i RFP'en findes et RFP-flowchart.
Til beslutningerne i selve udbuddet findes udbudsprocessen i indkøb, og til hvordan leverandører bedømmes, leverandørvalgsprocessen på /da/templates/leverandoervalg-proces.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem grupper, Forberedelse, Udarbejd og udsend, Svarperiode, Evaluering samt Tildeling og overdragelse, med 19 opgaver og fire milepæle: „RFP godkendt til udsendelse“, „Svarfrist“, „Kortliste aftalt“ og „Tildelingsbeslutning“.
- Overlappende forberedelse: „Aftal evalueringskriterier og vægte“ starter 4 dage inde i „Indsaml krav fra interessenter“, og „Juridisk og indkøbsmæssig gennemgang“ starter 4 dage inde i „Udarbejd RFP-dokument“.
- En fast ventetid: „Leverandører skriver svar“ tager 20 dage og „Leverandørspørgsmål og svar“ 10, begge efter „Send RFP til leverandører“, med „Svarfrist“ forbundet slut-til-slut med spørgsmålsperioden.
- Parallel evaluering: „Teknisk evaluering“ (8 dage) og „Kommerciel evaluering“ (6 dage) starter begge efter „Kontrol af svarenes overholdelse“, og „Kortliste aftalt“ venter på begge.
- En sen start på næste fase: „Overdragelse til onboarding“ starter 6 dage inde i „Kontraktudkast og underskrift“.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du er køber og kører en RFP og har brug for en kalender at blive enig om med interessenter, jura og den, der godkender.
- Du skal vælge en svarfrist og se, hvad den betyder for datoerne for evaluering og tildeling.
- Evaluatorerne spørger, hvor meget tid de har, og du vil vise, hvor det kommer fra.
- Du vil have et genbrugeligt skelet til hvert udbud, som du tilpasser pr. kategori.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Indsaml krav fra interessenter | Forberedelse | 8 | |
| 2 | Aftal evalueringskriterier og vægte | Forberedelse | 4 | 1SS+4 |
| 3 | Opbyg lang liste over leverandører | Forberedelse | 5 | 1 |
| 4 | Udarbejd RFP-dokument | Udarbejd og udsend | 8 | 1, 2 |
| 5 | Juridisk og indkøbsmæssig gennemgang | Udarbejd og udsend | 5 | 4SS+4 |
| 6 | RFP godkendt til udsendelse | Udarbejd og udsend | Milepæl | 3, 4, 5 |
| 7 | Send RFP til leverandører | Svarperiode | 1 | 6 |
| 8 | Leverandørspørgsmål og svar | Svarperiode | 10 | 7 |
| 9 | Leverandører skriver svar | Svarperiode | 20 | 7 |
| 10 | Svarfrist | Svarperiode | Milepæl | 8FF, 9 |
| 11 | Kontrol af svarenes overholdelse | Evaluering | 2 | 10 |
| 12 | Teknisk evaluering | Evaluering | 8 | 11 |
| 13 | Kommerciel evaluering | Evaluering | 6 | 11 |
| 14 | Kortliste aftalt | Evaluering | Milepæl | 12, 13 |
| 15 | Demonstrationer for kortlisten | Evaluering | 5 | 14 |
| 16 | Forhandling og endelige tilbud | Tildeling og overdragelse | 8 | 15 |
| 17 | Tildelingsbeslutning | Tildeling og overdragelse | Milepæl | 16 |
| 18 | Kontraktudkast og underskrift | Tildeling og overdragelse | 10 | 17 |
| 19 | Overdragelse til onboarding | Tildeling og overdragelse | 5 | 18SS+6 |
Sådan fungerer det
Fastsæt svarperioden først
Beslut, hvor mange arbejdsdage leverandørerne har brug for eller skal have, og indtast det som varighed for „Leverandører skriver svar“. Alt efter fristen afhænger af den.
Lad kriterier og krav overlappe
Forbind „Aftal evalueringskriterier og vægte“ med „Indsaml krav fra interessenter“ med en start-til-start-afhængighed og en forskydning, i stedet for at vente på, at kravene er endelige.
Gennemgå udkastet, mens det skrives
Start „Juridisk og indkøbsmæssig gennemgang“ nogle dage inde i „Udarbejd RFP-dokument“, så afsnit gennemgås, efterhånden som de er færdige.
Hold spørgsmålsperioden inden for svarperioden
Forbind „Leverandørspørgsmål og svar“ slut-til-slut med „Svarfrist“, så svar ikke kan planlægges efter, at leverandørerne skal aflevere.
Evaluér parallelt, og lav så en kortliste
Giv teknisk og kommerciel evaluering hver deres opgave med hver deres ansvarlige, og lad „Kortliste aftalt“ vente på begge.
Planlæg overdragelsen før underskriften
Start „Overdragelse til onboarding“ midt i kontraktudkastet med en start-til-start-afhængighed, så leveranceholdene hører om tildelingen tidligt.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager en RFP?
Det afhænger af omfanget, organisationen og de regler, der gælder. I skabelonen har den eksemplificerede plan omkring 17 arbejdsdages forberedelse, en svarperiode på 20 dage og derefter evaluering, demonstrationer, forhandling og kontrakt. Erstat hver varighed med din egen.
Hvordan planlægger jeg leverandørernes svarperiode?
Giv den en opgave med en varighed i arbejdsdage, og gør fristen til en milepæl, der venter på den. Fastsætter dine regler en mindsteperiode, så brug mindst den.
Gør diagrammet min RFP i overensstemmelse med udbudsreglerne?
Nej. Det er en tidsplan. Den kender ikke dine lovbestemte mindsteperioder eller godkendelsesgrænser, og en tidslinje gør ikke et udbud lovligt.
Hvordan adskiller den sig fra skabelonen til indkøbsprojekt?
Diagrammet til indkøbsprojekt på /da/templates/gantt-diagram-til-indkoebsprojekt starter med business casen og markedsdialogen. Dette er centreret om selve RFP'en med parallel evaluering, en fast svarventetid og en overdragelse.
Kan flere personer arbejde på det?
Ja. Del diagrammet med redigerings- eller visningsadgang, og tilføj ejeren af hver opgave i kolonnen Personer.
