RFP項目甘特圖範本（買方招標時間表）
可編輯的買方 RFP 項目甘特圖：需求、草擬與法律審閱、發出、供應商提問期、固定回應期、並行評審、演示、磋商、批出與移交。
甚麼是RFP項目甘特圖範本（買方招標時間表）流程
邀請建議書（RFP）看似一連串步驟，但日曆上很大一部分屬於別人。RFP 一旦發出，買方無法令供應商寫得更快，所以回應期是一段固定的等候，而它前後的日期，只和你為它訂下的長度一樣可靠。把等候明確顯示出來的時間表，讓你看到發出日期之前真正有多少籌備時間，以及截止日期之後有多少評審時間。
這個範本有五個組別：籌備、草擬與發出、回應期、評審，以及批出與移交。它由「向持份者收集需求」（8 個工作日）開始。「議定評審準則及比重」在其後第 4 日展開，因為需求看得見之後，比較容易議定比重，而「建立供應商長名單」緊接需求。「草擬 RFP 文件」要等準則和需求，「法律及採購審閱」在草擬開始後第 4 日展開，令審閱人員閱讀已完成的部分，而不用等整份文件。「RFP 已批准發出」是一個里程碑，要等審閱、長名單和草擬。
「向供應商發出 RFP」（1 日）之後，有兩件事同時開始：「供應商提問及解答」（10 日）和「供應商撰寫回應」（20 日）。「回應截止」是一個里程碑，要等撰寫完成，並與提問期是完成至完成，所以提問期不可能在截止之後結束。然後「回應合規檢查」（2 日）引向「技術評審」（8 日）和「商務評審」（6 日），兩者並行。「短名單已議定」要等兩者，隨後是「短名單供應商演示」（5 日）、「磋商及最終報價」（8 日）和「批出決定」。「草擬及簽署合約」需時 10 日，「移交予入職團隊」在其後第 6 日展開，令供應商的入職團隊不用等簽署之後才獲簡介。
所有工期都只是示意。有些機構受採購規則約束，對提問或回應訂有最短期限；這張圖並不知道這些規則，所以請按你自己的規則和意見訂定長度。如果想要一個由商業論證和市場接觸更早開始的版本，請參閱 /yue/templates/採購項目甘特圖。至於 RFP 內的各個決定和交接，請參閱「RFP 流程」範本。
招標本身的各個決定，請參閱「採購招標流程」範本；至於如何為供應商評分，則請參閱 /yue/templates/供應商甄選流程 的供應商甄選流程。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五個組別：籌備、草擬與發出、回應期、評審，以及批出與移交，共 19 項工作和四個里程碑：「RFP 已批准發出」、「回應截止」、「短名單已議定」和「批出決定」。
- 互相重疊的籌備：「議定評審準則及比重」在「向持份者收集需求」開始後第 4 日展開，「法律及採購審閱」在「草擬 RFP 文件」開始後第 4 日展開。
- 固定的等候：「供應商撰寫回應」需時 20 日，「供應商提問及解答」需時 10 日，兩者都在「向供應商發出 RFP」之後開始，而「回應截止」與提問期是完成至完成。
- 並行評審：「技術評審」（8 日）和「商務評審」（6 日）都在「回應合規檢查」之後開始，而「短名單已議定」要等兩者。
- 較早開始下一階段：「移交予入職團隊」在「草擬及簽署合約」開始後第 6 日展開。
何時使用本範本
- 你是負責 RFP 的買方，需要一份可與持份者、法律部門和審批人議定的日曆。
- 你需要選擇回應截止日期，並看看它對評審和批出日期有何影響。
- 評審人員問自己有多少時間，而你想顯示時間從何而來。
- 你想要一個可重複用於每次招標的骨架，再按類別調整。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 向持份者收集需求 | 籌備 | 8 | |
| 2 | 議定評審準則及比重 | 籌備 | 4 | 1SS+4 |
| 3 | 建立供應商長名單 | 籌備 | 5 | 1 |
| 4 | 草擬 RFP 文件 | 草擬與發出 | 8 | 1, 2 |
| 5 | 法律及採購審閱 | 草擬與發出 | 5 | 4SS+4 |
| 6 | RFP 已批准發出 | 草擬與發出 | 里程碑 | 3, 4, 5 |
| 7 | 向供應商發出 RFP | 回應期 | 1 | 6 |
| 8 | 供應商提問及解答 | 回應期 | 10 | 7 |
| 9 | 供應商撰寫回應 | 回應期 | 20 | 7 |
| 10 | 回應截止 | 回應期 | 里程碑 | 8FF, 9 |
| 11 | 回應合規檢查 | 評審 | 2 | 10 |
| 12 | 技術評審 | 評審 | 8 | 11 |
| 13 | 商務評審 | 評審 | 6 | 11 |
| 14 | 短名單已議定 | 評審 | 里程碑 | 12, 13 |
| 15 | 短名單供應商演示 | 評審 | 5 | 14 |
| 16 | 磋商及最終報價 | 批出與移交 | 8 | 15 |
| 17 | 批出決定 | 批出與移交 | 里程碑 | 16 |
| 18 | 草擬及簽署合約 | 批出與移交 | 10 | 17 |
| 19 | 移交予入職團隊 | 批出與移交 | 5 | 18SS+6 |
運作方式
先訂定回應期
決定供應商需要或必須獲給予多少個工作日，並把它輸入為「供應商撰寫回應」的工期。截止日期之後的一切都倚賴它。
令準則與需求重疊
用帶延遲的開始至開始連結，把「議定評審準則及比重」連到「向持份者收集需求」，而不是等需求最終定稿。
草擬時同步審閱
讓「法律及採購審閱」在「草擬 RFP 文件」開始後數日便展開，令各部分一完成就獲得審閱。
令提問期保持在回應期之內
用完成至完成連結，把「供應商提問及解答」連到「回應截止」，令解答不會被編排在供應商必須提交之後。
並行評審，然後擬定短名單
給技術評審和商務評審各自的工作和負責人，並令「短名單已議定」等候兩者。
在簽署之前規劃移交
用開始至開始連結，令「移交予入職團隊」在合約草擬進行到一半時展開，讓交付團隊及早知道批出結果。
常見問題
一次 RFP 需時多久？
視乎範圍、機構和適用的規則而定。在這個範本中，示意計劃有約 17 個工作日籌備、20 日回應期，然後是評審、演示、磋商和合約。請把每個工期換成你自己的。
如何編排供應商回應期？
給它一項以工作日為單位的工作，並令截止日期成為等候它的里程碑。如果你的規則訂有最短期限，至少要用該期限。
這張圖會令我的 RFP 符合採購規則嗎？
不會。它是一份時間表。它並不知道你的法定最短期限或審批門檻，而時間表亦不會令招標合規。
它和採購項目範本有何不同？
/yue/templates/採購項目甘特圖 的採購項目圖，由商業論證和市場接觸開始。這個範本以 RFP 本身為中心，有並行評審、固定的回應等候期和移交。
可以多人一起處理嗎？
可以。以編輯或檢視權限分享圖表，並在「人員」欄加入每項工作的負責人。
