Modèle de diagramme de Gantt de projet RFP : appel d'offres côté acheteur
Un diagramme de Gantt RFP modifiable pour l'acheteur : besoins, rédaction et revue juridique, envoi, questions des fournisseurs, délai de réponse fixe, évaluation en parallèle, démonstrations, négociation, attribution et passation.
Qu'est-ce que le processus modèle de diagramme de gantt de projet RFP : appel d'offres côté acheteur ?
Une demande de propositions ressemble à une suite d'étapes, mais une grande partie de son calendrier appartient à d'autres. Une fois la RFP envoyée, l'acheteur ne peut pas faire écrire les fournisseurs plus vite : le délai de réponse est donc une attente fixe, et les dates de part et d'autre ne valent que ce que vaut la durée que vous lui donnez. Un planning qui rend cette attente explicite permet de voir de combien de temps de préparation vous disposez réellement avant la date d'envoi et de combien de temps d'évaluation après l'échéance.
Ce modèle compte cinq groupes : Préparer, Rédiger et publier, Délai de réponse, Évaluer, et Attribuer et passer le relais. Il commence par « Recueillir les besoins des parties prenantes » (8 jours ouvrés). « Convenir des critères d'évaluation et des pondérations » démarre 4 jours après son début, car les pondérations sont plus faciles à fixer quand les besoins sont visibles, et « Établir la liste longue de fournisseurs » suit les besoins. « Rédiger le document de RFP » attend les critères et les besoins, et « Revue juridique et achats » démarre 4 jours après le début de la rédaction, pour que les relecteurs lisent des sections terminées plutôt que d'attendre le document entier. « RFP approuvée pour envoi » est un jalon qui attend la revue, la liste longue et la rédaction.
Après « Envoyer la RFP aux fournisseurs » (1 jour), deux choses démarrent ensemble : « Questions et réponses des fournisseurs » (10 jours) et « Rédaction des réponses par les fournisseurs » (20 jours). « Date limite de réponse » est un jalon qui attend la rédaction et qui est lié en fin à fin à la période de questions, de sorte que celle-ci ne peut pas se terminer après l'échéance. Ensuite, « Contrôle de conformité des réponses » (2 jours) mène à « Évaluation technique » (8 jours) et « Évaluation commerciale » (6 jours), qui se déroulent en parallèle. « Présélection arrêtée » attend les deux, puis viennent « Démonstrations des présélectionnés » (5 jours), « Négociation et meilleures offres finales » (8 jours) et « Décision d'attribution ». « Rédaction et signature du contrat » dure 10 jours, et « Passation à l'équipe d'intégration » démarre 6 jours après son début, pour que l'équipe d'intégration du fournisseur ne soit pas informée après la signature.
Toutes les durées sont indicatives. Certaines organisations sont soumises à des règles d'achat qui fixent des délais minimaux pour les questions ou les réponses ; ce diagramme ne les connaît pas, fixez donc ces durées d'après vos propres règles et avis. Pour une version qui commence plus tôt, avec l'analyse de rentabilité et la consultation du marché, voyez /fr/templates/diagramme-de-gantt-projet-d-achat. Pour les décisions et les relais au sein de la RFP, voyez /fr/templates/processus-de-demande-de-propositions.
Pour les décisions au sein de l'appel d'offres lui-même, voyez le processus d'appel d'offres (/fr/templates/processus-d-appel-d-offres), et pour la notation des fournisseurs, le processus de sélection des fournisseurs (/fr/templates/organigramme-du-processus-de-selection-des-fournisseurs-avec-notation-ponderee).
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq groupes, Préparer, Rédiger et publier, Délai de réponse, Évaluer et Attribuer et passer le relais, avec 19 tâches et quatre jalons : « RFP approuvée pour envoi », « Date limite de réponse », « Présélection arrêtée » et « Décision d'attribution ».
- Une préparation en chevauchement : « Convenir des critères d'évaluation et des pondérations » démarre 4 jours après le début de « Recueillir les besoins des parties prenantes », et « Revue juridique et achats » démarre 4 jours après le début de « Rédiger le document de RFP ».
- Une attente fixe : « Rédaction des réponses par les fournisseurs » dure 20 jours et « Questions et réponses des fournisseurs » 10, les deux démarrant après « Envoyer la RFP aux fournisseurs », avec « Date limite de réponse » liée en fin à fin à la période de questions.
- Une évaluation en parallèle : « Évaluation technique » (8 jours) et « Évaluation commerciale » (6 jours) démarrent toutes deux après « Contrôle de conformité des réponses », et « Présélection arrêtée » attend les deux.
- Un démarrage anticipé de la phase suivante : « Passation à l'équipe d'intégration » démarre 6 jours après le début de « Rédaction et signature du contrat ».
Quand utiliser ce modèle
- Vous êtes l'acheteur et menez une RFP, et vous avez besoin d'un calendrier à convenir avec les parties prenantes, le service juridique et l'approbateur.
- Vous devez choisir une date limite de réponse et voir son effet sur les dates d'évaluation et d'attribution.
- Les évaluateurs demandent de combien de temps ils disposent et vous voulez montrer d'où il vient.
- Vous voulez une ossature réutilisable pour chaque appel d'offres, à adapter par catégorie.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Recueillir les besoins des parties prenantes | Préparer | 8 | |
| 2 | Convenir des critères d'évaluation et des pondérations | Préparer | 4 | 1SS+4 |
| 3 | Établir la liste longue de fournisseurs | Préparer | 5 | 1 |
| 4 | Rédiger le document de RFP | Rédiger et publier | 8 | 1, 2 |
| 5 | Revue juridique et achats | Rédiger et publier | 5 | 4SS+4 |
| 6 | RFP approuvée pour envoi | Rédiger et publier | Jalon | 3, 4, 5 |
| 7 | Envoyer la RFP aux fournisseurs | Délai de réponse | 1 | 6 |
| 8 | Questions et réponses des fournisseurs | Délai de réponse | 10 | 7 |
| 9 | Rédaction des réponses par les fournisseurs | Délai de réponse | 20 | 7 |
| 10 | Date limite de réponse | Délai de réponse | Jalon | 8FF, 9 |
| 11 | Contrôle de conformité des réponses | Évaluer | 2 | 10 |
| 12 | Évaluation technique | Évaluer | 8 | 11 |
| 13 | Évaluation commerciale | Évaluer | 6 | 11 |
| 14 | Présélection arrêtée | Évaluer | Jalon | 12, 13 |
| 15 | Démonstrations des présélectionnés | Évaluer | 5 | 14 |
| 16 | Négociation et meilleures offres finales | Attribuer et passer le relais | 8 | 15 |
| 17 | Décision d'attribution | Attribuer et passer le relais | Jalon | 16 |
| 18 | Rédaction et signature du contrat | Attribuer et passer le relais | 10 | 17 |
| 19 | Passation à l'équipe d'intégration | Attribuer et passer le relais | 5 | 18SS+6 |
Comment cela fonctionne
Fixez d'abord le délai de réponse
Décidez de combien de jours ouvrés les fournisseurs ont besoin ou doivent disposer, et saisissez-le comme Durée de « Rédaction des réponses par les fournisseurs ». Tout ce qui suit l'échéance en dépend.
Faites chevaucher critères et besoins
Reliez « Convenir des critères d'évaluation et des pondérations » à « Recueillir les besoins des parties prenantes » par un lien début à début avec un décalage, plutôt que d'attendre que les besoins soient définitifs.
Relisez le projet pendant sa rédaction
Faites démarrer « Revue juridique et achats » quelques jours après le début de « Rédiger le document de RFP » pour que les sections soient relues au fur et à mesure.
Gardez la période de questions dans le délai de réponse
Reliez « Questions et réponses des fournisseurs » en fin à fin à « Date limite de réponse » pour que les réponses ne puissent pas être planifiées après la remise des offres.
Évaluez en parallèle, puis présélectionnez
Donnez aux évaluations technique et commerciale leurs propres tâches et leurs propres responsables, et faites attendre les deux à « Présélection arrêtée ».
Planifiez la passation avant la signature
Faites démarrer « Passation à l'équipe d'intégration » en cours de rédaction du contrat, avec un lien début à début, pour que les équipes de livraison apprennent l'attribution tôt.
Questions fréquentes
Combien de temps dure une RFP ?
Cela dépend du périmètre, de l'organisation et des règles applicables. Dans ce modèle, le plan indicatif compte environ 17 jours ouvrés de préparation, un délai de réponse de 20 jours, puis l'évaluation, les démonstrations, la négociation et le contrat. Remplacez chaque durée par la vôtre.
Comment planifier le délai de réponse des fournisseurs ?
Donnez-lui une tâche avec une Durée en jours ouvrés et faites de l'échéance un jalon qui l'attend. Si vos règles fixent un délai minimal, prévoyez au moins celui-là.
Ce diagramme rend-il ma RFP conforme aux règles d'achat ?
Non. C'est un planning. Il ne connaît ni vos délais légaux minimaux ni vos seuils d'approbation, et une frise ne rend pas un appel d'offres conforme.
En quoi diffère-t-il du modèle de projet d'achat ?
Le diagramme de projet d'achat (/fr/templates/diagramme-de-gantt-projet-d-achat) commence par l'analyse de rentabilité et la consultation du marché. Celui-ci est centré sur la RFP elle-même, avec une évaluation en parallèle, une attente fixe pour les réponses et une passation.
Plusieurs personnes peuvent-elles y travailler ?
Oui. Partagez le diagramme en modification ou en lecture, et ajoutez le responsable de chaque tâche dans la colonne Personnes.
