Modèle de diagramme de Gantt de projet d'achat : du besoin au contrat
Un diagramme de Gantt de projet d'achat modifiable : besoins, sondage du marché, appel d'offres, évaluation, négociation, attribution et contrat, avec dépendances et jalons. Changez une durée, les dates suivent.
Qu'est-ce que le processus modèle de diagramme de gantt de projet d'achat : du besoin au contrat ?
Un achat concurrentiel est un projet fait de longues attentes incompressibles. Les candidats ont besoin de temps pour répondre, et le raccourcir est le moyen le plus rapide d'obtenir moins d'offres, ou de moins bonnes. L'évaluation exige que les critères soient arrêtés avant l'arrivée des offres. La négociation et la validation prennent le temps qu'elles prennent. Un diagramme de Gantt rend ces contraintes visibles à ceux qui demandent quand le nouveau fournisseur sera en place.
Ce modèle comporte quatre phases : Définir, Appel d'offres, Évaluer et Attribuer. Le dossier d'opportunité est le premier jalon, et le sondage du marché comme les documents de l'appel d'offres en découlent. L'appel d'offres ne peut être publié avant que les documents et les critères soient prêts et que la publication soit approuvée. Après la publication, les précisions et la préparation des réponses se déroulent ensemble, les précisions démarrant deux jours après. Les démonstrations commencent en cours d'évaluation.
Plusieurs de ces étapes ont un calendrier encadré dans les marchés publics ou réglementés, par exemple des délais minimaux de réponse. Ils dépendent de la politique de votre organisation et du droit applicable : fixez les durées à partir d'eux et ne vous fiez pas aux exemples ci-dessous. Le plan concerne un seul appel d'offres et ne suit pas les dépenses.
Pour les décisions de chaque étape, consultez le processus d'appel d'offres (/fr/templates/processus-d-appel-d-offres) et le processus d'approvisionnement (/fr/templates/organigramme-du-processus-d-approvisionnement).
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre phases, Définir, Appel d'offres, Évaluer et Attribuer, avec 16 tâches et six jalons : « Dossier d'opportunité approuvé », « Publication de l'appel d'offres approuvée », « Clôture de l'appel d'offres », « Recommandation d'attribution », « Approbation de l'attribution » et les notifications d'attribution qui suivent.
- Une préparation en parallèle : « Sondage du marché » et « Documents et critères de l'appel d'offres » suivent toutes deux « Dossier d'opportunité approuvé » et se rejoignent à « Publication de l'appel d'offres approuvée ».
- Une période de remise des offres aux activités qui se chevauchent : « Questions et précisions des candidats » démarre deux jours après le début de « Publier l'appel d'offres », et « Les candidats préparent leurs réponses » dure vingt jours.
- Une évaluation avec démonstrations : « Démonstrations des fournisseurs » démarrent six jours après le début de « Évaluation ».
- Un chemin clair vers le contrat : « Négociation », « Approbation de l'attribution », « Rédaction et signature du contrat » et « Informer les candidats non retenus ».
Quand utiliser ce modèle
- Une direction métier demande quand un nouveau fournisseur pourra être en place.
- Vous préparez un appel d'offres et devez convenir du calendrier avec les candidats et les parties prenantes.
- La validation ou l'évaluation a pris plus de temps que prévu et vous devez mesurer l'effet sur la date du contrat.
- Vous voulez un calendrier type d'appel d'offres à adapter.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Définir le besoin et les exigences | Définir | 10 | |
| 2 | Dossier d'opportunité approuvé | Définir | Jalon | 1 |
| 3 | Sondage du marché | Définir | 8 | 2 |
| 4 | Documents et critères de l'appel d'offres | Définir | 10 | 2 |
| 5 | Publication de l'appel d'offres approuvée | Définir | Jalon | 3, 4 |
| 6 | Publier l'appel d'offres | Appel d'offres | 1 | 5 |
| 7 | Questions et précisions des candidats | Appel d'offres | 10 | 6SS+2 |
| 8 | Les candidats préparent leurs réponses | Appel d'offres | 20 | 6 |
| 9 | Clôture de l'appel d'offres | Appel d'offres | Jalon | 8 |
| 10 | Évaluation | Évaluer | 12 | 9 |
| 11 | Démonstrations des fournisseurs | Évaluer | 5 | 10SS+6 |
| 12 | Recommandation d'attribution | Évaluer | Jalon | 10, 11 |
| 13 | Négociation | Attribuer | 10 | 12 |
| 14 | Approbation de l'attribution | Attribuer | Jalon | 13 |
| 15 | Rédaction et signature du contrat | Attribuer | 12 | 14 |
| 16 | Informer les candidats non retenus | Attribuer | 2 | 14 |
Comment cela fonctionne
Fixer les durées d'après la politique et le droit
Appuyez-vous sur votre politique d'achat et sur les règles applicables en matière de délais minimaux. Ne raccourcissez pas le temps des candidats.
Rédiger les critères avant la publication
Gardez-les dans la tâche des documents de l'appel d'offres pour qu'ils soient arrêtés avant l'arrivée des offres.
Verrouiller la publication
Gardez « Publication de l'appel d'offres approuvée » comme jalon avec un approbateur nommé.
Faire chevaucher les précisions et le temps de réponse
Lancez les précisions peu après la publication et gardez-les ouvertes durant l'essentiel de la période de remise des offres.
Planifier l'évaluation comme une tâche avec une équipe
Donnez-lui une durée fondée sur le nombre d'offres et d'évaluateurs.
Inclure les notifications et le contrat
Informer les candidats non retenus et rédiger le contrat font partie du planning.
Questions fréquentes
Comment planifier le calendrier d'un appel d'offres ?
Listez les étapes du besoin au contrat, donnez à chaque tâche une durée en jours ouvrés et reliez-la à ce dont elle dépend. Ce modèle le fait pour un appel d'offres concurrentiel.
De combien de temps les candidats doivent-ils disposer pour répondre ?
Cela dépend de la taille et de la complexité de l'appel d'offres et, dans les marchés publics, des règles applicables. Fixez la durée d'après votre politique et ces règles.
Suit-il les coûts ou les économies ?
Non. C'est un planning. Le suivi des coûts et des économies relève d'un processus distinct.
Puis-je l'utiliser pour un petit achat ?
Oui, avec des durées plus courtes. Beaucoup de petits achats n'ont besoin que d'une partie des tâches.
