Diagrama de Gantt de proyecto de compras: de la necesidad al contrato
Diagrama de Gantt editable de un proyecto de compras: requisitos, consulta al mercado, licitación, evaluación, negociación, adjudicación y contrato, con dependencias e hitos. Cambia una duración y las fechas se ajustan.
¿Qué es diagrama de gantt de proyecto de compras: de la necesidad al contrato?
Una compra competitiva es un proyecto con esperas largas y fijas. Los licitadores necesitan tiempo para responder, y recortarlo es la forma más rápida de recibir menos ofertas o peores. La evaluación necesita los criterios acordados antes de que lleguen las ofertas. La negociación y la aprobación tardan lo que tardan. Un diagrama de Gantt hace visibles esas restricciones para quienes preguntan cuándo estará listo el nuevo proveedor.
Esta plantilla tiene cuatro fases: Definición, Licitación, Evaluación y Adjudicación. El caso de negocio es el primer hito, y tras él vienen tanto la consulta al mercado como los pliegos. La licitación no puede publicarse hasta que los pliegos y los criterios estén listos y se apruebe su publicación. Tras la publicación, las aclaraciones y la preparación de ofertas avanzan a la vez, y las aclaraciones empiezan dos días después. Las demostraciones empiezan a mitad de la evaluación.
Varios de estos pasos tienen plazos reglados en la contratación pública o regulada, por ejemplo los plazos mínimos de respuesta. Dependen de la política de tu organización y de la ley aplicable, así que fija las duraciones a partir de ellas y no te fíes de los ejemplos de aquí. El plan es para una sola licitación y no hace seguimiento del gasto.
Para las decisiones de cada etapa, consulta el proceso de compras en /es/templates/proceso-de-compras.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro fases, Definición, Licitación, Evaluación y Adjudicación, con 16 tareas y seis hitos: «Caso de negocio aprobado», «Licitación aprobada para publicar», «Cierre de la licitación», «Propuesta de adjudicación», «Aprobación de la adjudicación» y las notificaciones posteriores a la adjudicación.
- Preparación en paralelo: «Consulta al mercado» y «Pliegos y criterios» siguen ambas a «Caso de negocio aprobado» y confluyen en «Licitación aprobada para publicar».
- Un periodo de ofertas con actividad solapada: «Preguntas y aclaraciones» empieza dos días después de comenzar «Publicar la licitación» y «Los licitadores preparan ofertas» dura veinte días.
- Evaluación con demostraciones: «Demostraciones de proveedores» empieza seis días después de comenzar la «Evaluación».
- Un camino claro hasta el contrato: «Negociación», «Aprobación de la adjudicación», «Contrato redactado y firmado» y «Notificar a los no adjudicatarios».
Cuándo usar esta plantilla
- Un área de negocio pregunta cuándo puede estar listo un nuevo proveedor.
- Planificas una licitación y necesitas acordar el calendario con los licitadores y las partes interesadas.
- La aprobación o la evaluación tardaron más de lo previsto y necesitas ver el efecto en la fecha del contrato.
- Quieres un calendario de licitación estándar que adaptar.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Definir necesidad y requisitos | Definición | 10 | |
| 2 | Caso de negocio aprobado | Definición | Hito | 1 |
| 3 | Consulta al mercado | Definición | 8 | 2 |
| 4 | Pliegos y criterios | Definición | 10 | 2 |
| 5 | Licitación aprobada para publicar | Definición | Hito | 3, 4 |
| 6 | Publicar la licitación | Licitación | 1 | 5 |
| 7 | Preguntas y aclaraciones | Licitación | 10 | 6SS+2 |
| 8 | Los licitadores preparan ofertas | Licitación | 20 | 6 |
| 9 | Cierre de la licitación | Licitación | Hito | 8 |
| 10 | Evaluación | Evaluación | 12 | 9 |
| 11 | Demostraciones de proveedores | Evaluación | 5 | 10SS+6 |
| 12 | Propuesta de adjudicación | Evaluación | Hito | 10, 11 |
| 13 | Negociación | Adjudicación | 10 | 12 |
| 14 | Aprobación de la adjudicación | Adjudicación | Hito | 13 |
| 15 | Contrato redactado y firmado | Adjudicación | 12 | 14 |
| 16 | Notificar a los no adjudicatarios | Adjudicación | 2 | 14 |
Cómo funciona
Fija las duraciones según la política y la ley
Usa tu política de compras y las normas aplicables sobre plazos mínimos. No acortes el tiempo de los licitadores.
Redacta los criterios antes de publicar
Manténlos dentro de la tarea «Pliegos y criterios» para que queden fijados antes de que lleguen las ofertas.
Pon una puerta a la publicación
Mantén «Licitación aprobada para publicar» como un hito con un aprobador designado.
Solapa las aclaraciones con el plazo de respuesta
Empieza las aclaraciones poco después de la publicación y mantenlas abiertas durante la mayor parte del periodo de ofertas.
Planifica la evaluación como una tarea con equipo
Dale una duración según el número de ofertas y de evaluadores.
Incluye las notificaciones y el contrato
Notificar a los licitadores no adjudicatarios y redactar el contrato forman parte del cronograma.
Preguntas frecuentes
¿Cómo planifico el calendario de una licitación?
Enumera las etapas desde la necesidad hasta el contrato, asigna a cada tarea una duración en días laborables y enlázala con aquello de lo que depende. Esta plantilla lo hace para una licitación competitiva.
¿Cuánto tiempo deben tener los licitadores para responder?
Depende del tamaño y la complejidad de la licitación y, en la contratación pública, de las normas aplicables. Fija la duración según tu política y esas normas.
¿Hace seguimiento de costes o ahorros?
No. Es un cronograma. El seguimiento de costes y ahorros corresponde a un proceso aparte.
¿Puedo usarlo para una compra pequeña?
Sí, con duraciones más cortas. Muchas compras pequeñas solo necesitan una parte de las tareas.
