Plantilla de diagrama de Gantt de un proyecto de RFP para la parte compradora
Diagrama de Gantt de RFP editable para el comprador: requisitos, redacción y revisión jurídica, emisión, plazo de preguntas, un plazo de respuesta fijo, evaluación en paralelo, demostraciones, negociación, adjudicación y traspaso.
¿Qué es plantilla de diagrama de gantt de un proyecto de RFP para la parte compradora?
Una solicitud de propuestas parece una secuencia, pero buena parte de su calendario pertenece a otras personas. Una vez enviada la RFP, el comprador no puede hacer que los proveedores escriban más deprisa, así que el plazo de respuesta es una espera fija, y las fechas a ambos lados valen lo que valga la duración que elijas para él. Un cronograma que hace explícita la espera permite ver cuánto tiempo de preparación tienes de verdad antes de la fecha de emisión y cuánto de evaluación después del plazo.
Esta plantilla tiene cinco grupos: Preparación, Redacción y emisión, Plazo de respuesta, Evaluación, y Adjudicación y traspaso. Empieza con «Recoger requisitos de las partes interesadas» (8 días laborables). «Acordar criterios de evaluación y ponderaciones» empieza 4 días después del inicio, porque es más fácil acordar las ponderaciones cuando los requisitos ya se ven, y «Elaborar la lista larga de proveedores» sigue a los requisitos. «Redactar el documento de la RFP» espera a los criterios y a los requisitos, y «Revisión jurídica y de compras» empieza 4 días después del inicio del borrador, para que los revisores lean secciones terminadas en lugar de esperar al documento entero. «RFP aprobada para su emisión» es un hito que espera a la revisión, a la lista larga y al borrador.
Tras «Enviar la RFP a los proveedores» (1 día), empiezan a la vez dos cosas: «Preguntas y respuestas de proveedores» (10 días) y «Los proveedores redactan sus respuestas» (20 días). «Fecha límite de respuesta» es un hito que espera a la redacción y está enlazado de fin a fin con el plazo de preguntas, de modo que ese plazo no puede terminar después de la fecha límite. Luego «Comprobar el cumplimiento de las respuestas» (2 días) lleva a «Evaluación técnica» (8 días) y «Evaluación económica» (6 días), que corren en paralelo. «Lista corta acordada» espera a ambas, y siguen «Demostraciones de la lista corta» (5 días), «Negociación y ofertas finales» (8 días) y «Decisión de adjudicación». «Redacción y firma del contrato» dura 10 días, y «Traspaso a la incorporación» empieza 6 días después del inicio, para que el equipo de incorporación del proveedor no reciba la información después de la firma.
Todas las duraciones son ilustrativas. Algunas organizaciones están sujetas a normas de contratación que fijan plazos mínimos para preguntas o respuestas; este diagrama no las conoce, así que fija esas duraciones según tus propias normas y asesoramiento. Para una versión que empieza antes, con el caso de negocio y el contacto con el mercado, consulta /es/templates/diagrama-de-gantt-proyecto-de-compras. Para las decisiones y los traspasos dentro de la RFP, consulta la plantilla del proceso de RFP.
Para las decisiones de la propia licitación, consulta la plantilla del proceso de licitación de compras, y para cómo se puntúa a los proveedores, el proceso de selección de proveedores en /es/templates/proceso-de-seleccion-de-proveedores.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco grupos, Preparación, Redacción y emisión, Plazo de respuesta, Evaluación y Adjudicación y traspaso, con 19 tareas y cuatro hitos: «RFP aprobada para su emisión», «Fecha límite de respuesta», «Lista corta acordada» y «Decisión de adjudicación».
- Preparación solapada: «Acordar criterios de evaluación y ponderaciones» empieza 4 días después del inicio de «Recoger requisitos de las partes interesadas», y «Revisión jurídica y de compras» empieza 4 días después del inicio de «Redactar el documento de la RFP».
- Una espera fija: «Los proveedores redactan sus respuestas» dura 20 días y «Preguntas y respuestas de proveedores» 10, ambas tras «Enviar la RFP a los proveedores», con «Fecha límite de respuesta» enlazada de fin a fin con el plazo de preguntas.
- Evaluación en paralelo: «Evaluación técnica» (8 días) y «Evaluación económica» (6 días) empiezan tras «Comprobar el cumplimiento de las respuestas», y «Lista corta acordada» espera a ambas.
- Un arranque anticipado de la fase siguiente: «Traspaso a la incorporación» empieza 6 días después del inicio de «Redacción y firma del contrato».
Cuándo usar esta plantilla
- Eres el comprador que dirige una RFP y necesitas un calendario que acordar con las partes interesadas, el área jurídica y quien aprueba.
- Necesitas elegir una fecha límite de respuesta y ver cómo afecta a las fechas de evaluación y adjudicación.
- Los evaluadores preguntan de cuánto tiempo disponen y quieres mostrar de dónde sale.
- Quieres un esqueleto reutilizable para cada licitación, que adaptar por categoría.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Recoger requisitos de las partes interesadas | Preparación | 8 | |
| 2 | Acordar criterios de evaluación y ponderaciones | Preparación | 4 | 1SS+4 |
| 3 | Elaborar la lista larga de proveedores | Preparación | 5 | 1 |
| 4 | Redactar el documento de la RFP | Redacción y emisión | 8 | 1, 2 |
| 5 | Revisión jurídica y de compras | Redacción y emisión | 5 | 4SS+4 |
| 6 | RFP aprobada para su emisión | Redacción y emisión | Hito | 3, 4, 5 |
| 7 | Enviar la RFP a los proveedores | Plazo de respuesta | 1 | 6 |
| 8 | Preguntas y respuestas de proveedores | Plazo de respuesta | 10 | 7 |
| 9 | Los proveedores redactan sus respuestas | Plazo de respuesta | 20 | 7 |
| 10 | Fecha límite de respuesta | Plazo de respuesta | Hito | 8FF, 9 |
| 11 | Comprobar el cumplimiento de las respuestas | Evaluación | 2 | 10 |
| 12 | Evaluación técnica | Evaluación | 8 | 11 |
| 13 | Evaluación económica | Evaluación | 6 | 11 |
| 14 | Lista corta acordada | Evaluación | Hito | 12, 13 |
| 15 | Demostraciones de la lista corta | Evaluación | 5 | 14 |
| 16 | Negociación y ofertas finales | Adjudicación y traspaso | 8 | 15 |
| 17 | Decisión de adjudicación | Adjudicación y traspaso | Hito | 16 |
| 18 | Redacción y firma del contrato | Adjudicación y traspaso | 10 | 17 |
| 19 | Traspaso a la incorporación | Adjudicación y traspaso | 5 | 18SS+6 |
Cómo funciona
Fija primero el plazo de respuesta
Decide cuántos días laborables necesitan los proveedores o deben recibir, e introdúcelo como Duración de «Los proveedores redactan sus respuestas». Todo lo posterior a la fecha límite depende de ello.
Solapa criterios y requisitos
Enlaza «Acordar criterios de evaluación y ponderaciones» con «Recoger requisitos de las partes interesadas» mediante un enlace de inicio a inicio con retardo, en lugar de esperar a que los requisitos sean definitivos.
Revisa el borrador mientras se escribe
Empieza «Revisión jurídica y de compras» unos días después del inicio de «Redactar el documento de la RFP» para que las secciones se revisen según se terminan.
Mantén el plazo de preguntas dentro del plazo de respuesta
Enlaza «Preguntas y respuestas de proveedores» de fin a fin con «Fecha límite de respuesta» para que no puedan planificarse respuestas después de que los proveedores tengan que presentar.
Evalúa en paralelo y luego elabora la lista corta
Da a la evaluación técnica y a la económica sus propias tareas con sus propios responsables, y haz que «Lista corta acordada» espere a ambas.
Planifica el traspaso antes de la firma
Empieza «Traspaso a la incorporación» a mitad de la redacción del contrato, con un enlace de inicio a inicio, para que los equipos de ejecución conozcan la adjudicación pronto.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura una RFP?
Depende del alcance, de la organización y de las normas aplicables. En esta plantilla, el plan ilustrativo tiene unos 17 días laborables de preparación, un plazo de respuesta de 20 días y después evaluación, demostraciones, negociación y contrato. Sustituye todas las duraciones por las tuyas.
¿Cómo programo el plazo de respuesta de los proveedores?
Dale una tarea con una Duración en días laborables y haz que la fecha límite sea un hito que la espere. Si tus normas fijan un plazo mínimo, usa al menos ese.
¿Este diagrama hace que mi RFP cumpla las normas de contratación?
No. Es un cronograma. No conoce tus plazos mínimos legales ni tus umbrales de aprobación, y un cronograma no hace que una licitación sea conforme.
¿En qué se diferencia de la plantilla de proyecto de compras?
El diagrama de proyecto de compras en /es/templates/diagrama-de-gantt-proyecto-de-compras empieza con el caso de negocio y el contacto con el mercado. Este se centra en la propia RFP, con evaluación en paralelo, una espera de respuesta fija y un traspaso.
¿Pueden trabajar varias personas en él?
Sí. Comparte el diagrama con acceso de edición o de lectura y añade al responsable de cada tarea en la columna Personas.
