Diagrama de Gantt de solicitud de subvención: cartas de socios y aprobación
Diagrama de Gantt editable de una solicitud de subvención: alcance y socios, cartas de apoyo, redacción solapada, presupuesto con finanzas, revisión interna, plazo de aprobación institucional y presentación, con dependencias.
¿Qué es diagrama de gantt de solicitud de subvención: cartas de socios y aprobación?
Gran parte de una solicitud de subvención es redacción, pero casi nunca es la redacción lo que decide si se llega a tiempo. Lo deciden cosas que controlan otros: socios que deben confirmar su papel y enviar una carta, una oficina de finanzas que debe acordar el presupuesto y una institución que debe aprobar la solicitud antes de enviarla. La fecha límite la fija el financiador y no se mueve. La aprobación interna necesita un plazo previo. Un cronograma muestra cuánto margen queda entre ambas una vez colocado todo lo demás.
La plantilla tiene cuatro grupos: «Alcance y socios», «Redacción», «Presupuesto y revisión» y «Aprobación y presentación». Tiene 22 tareas y cuatro hitos. «Leer la convocatoria y las bases» (2 días laborables) es la única tarea inicial, y «Acordar la idea y el alcance del proyecto» (4) lleva al hito «Alcance acordado». Esa puerta va antes del trabajo que cuesta repetir. «Solicitar cartas de apoyo a los socios», «Confirmar funciones y reparto de trabajo de los socios» y «Esquematizar secciones y asignar redactores» esperan a ese hito, porque pedir una carta sobre un proyecto cuyo alcance aún cambia obliga a pedirla otra vez.
La redacción se solapa donde es seguro. «Redactar la descripción del proyecto» (8) y «Redactar la sección de impacto y difusión» (5) están vinculadas de inicio a inicio con un desfase de 3 días laborables, de modo que la segunda sección empieza cuando la primera ya tiene su argumento principal. «Redactar el plan de trabajo y el cronograma» (5) y «Redactar las descripciones de socios y equipo» (3) corren a su lado. El presupuesto no se solapa igual. «Redactar el presupuesto» (4) necesita el plan de trabajo y las funciones de los socios, y «Acordar el presupuesto con finanzas» (3) lo sigue. Cambiar el plan de trabajo una vez acordado el presupuesto obliga a volver a finanzas, y por eso es el cambio tardío que más cuesta.
Con las cifras ilustrativas, el plan dura 38 días laborables y la fecha la marca el presupuesto, no la redacción. Los textos terminan el día 16, pero «Acordar el presupuesto con finanzas» acaba el día 20, así que «Revisión interna del borrador completo» (5) empieza el día 20 y «Corregir tras la revisión interna» (4) acaba el día 29. «Esperar las cartas de los socios» (10) es una espera simple que termina el día 18, 9 días laborables antes de que «Reunir anexos y cartas de los socios» deba empezar para llegar a «Solicitud lista para la aprobación». Si las cartas llegan más tarde, el hito se mueve. Después, «Plazo previo de aprobación institucional» (5) es una espera, «Aprobación institucional recibida» es la siguiente puerta, y «Ediciones finales y maquetación» (3), «Presentar la solicitud» (1) y «Solicitud presentada» cierran el plan. Todas las duraciones son ilustrativas: sustituye cada una por lo que te digan tu oficina de finanzas, tus socios y tu institución, y la espera de aprobación por el plazo de aviso que fijen tus normas.
Un cronograma programa el trabajo. No hace que una solicitud sea admisible, aceptada, conforme ni aprobada, y no sustituye las normas del financiador ni las de tu institución, así que guarda los requisitos de la convocatoria como lista de comprobación al lado. Si la fecha de presentación es fija, da a «Leer la convocatoria y las bases» un Inicio fijo el día en que empiezas y a «Presentar la solicitud» un Inicio fijo en la fecha límite. El plan se programa hacia delante desde el primer Inicio fijo, así que compara la fecha de fin con la que necesitas y lee la marca de conflicto. Como planes relacionados, consulta la plantilla de diagrama de Gantt de proyecto de investigación para el proyecto financiado, la de presentación regulatoria como otra presentación con revisión externa y la de proyecto financiado por subvención para el trabajo posterior a la concesión. Para la aprobación y los plazos, consulta la guía de plazo de subvención en el diagrama de Gantt y la de reserva de tiempo.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos, «Alcance y socios», «Redacción», «Presupuesto y revisión» y «Aprobación y presentación», con 22 tareas y cuatro hitos: «Alcance acordado», «Solicitud lista para la aprobación», «Aprobación institucional recibida» y «Solicitud presentada».
- Una puerta de alcance: «Solicitar cartas de apoyo a los socios», «Confirmar funciones y reparto de trabajo de los socios» y «Esquematizar secciones y asignar redactores» siguen a «Alcance acordado», para que socios y redactores partan de una idea cerrada.
- Redacción solapada: «Redactar la sección de impacto y difusión» empieza 3 días laborables después de «Redactar la descripción del proyecto», mientras «Redactar el plan de trabajo y el cronograma» y «Redactar las descripciones de socios y equipo» corren a su lado.
- Un camino de presupuesto que fija la fecha: «Redactar el presupuesto» necesita el plan de trabajo y las funciones de los socios, y «Acordar el presupuesto con finanzas» condiciona «Revisión interna del borrador completo» y «Reunir anexos y cartas de los socios».
- Dos esperas: «Esperar las cartas de los socios» antes de reunir los anexos, y «Plazo previo de aprobación institucional» entre «Solicitud lista para la aprobación» y «Aprobación institucional recibida».
Cuándo usar esta plantilla
- Redactas una solicitud de subvención con socios y quieres ver si deciden el final las cartas, el presupuesto o la aprobación.
- Tu institución exige aprobación antes de enviar y quieres comprobar que el plazo previo cabe antes de la fecha límite del financiador.
- Quieres saber hasta cuándo pueden acabarse los textos sin apretar el presupuesto, la revisión interna o la espera de aprobación.
- Preparas varias solicitudes al año y quieres un plan estándar que ajustar a cada convocatoria.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Leer la convocatoria y las bases | Alcance y socios | 2 | |
| 2 | Acordar la idea y el alcance del proyecto | Alcance y socios | 4 | 1 |
| 3 | Alcance acordado | Alcance y socios | Hito | 2 |
| 4 | Solicitar cartas de apoyo a los socios | Alcance y socios | 2 | 3 |
| 5 | Confirmar funciones y reparto de trabajo de los socios | Alcance y socios | 3 | 3 |
| 6 | Esperar las cartas de los socios | Alcance y socios | 10 | 4 |
| 7 | Esquematizar secciones y asignar redactores | Redacción | 2 | 3 |
| 8 | Redactar la descripción del proyecto | Redacción | 8 | 7 |
| 9 | Redactar la sección de impacto y difusión | Redacción | 5 | 7, 8SS+3 |
| 10 | Redactar el plan de trabajo y el cronograma | Redacción | 5 | 7 |
| 11 | Redactar las descripciones de socios y equipo | Redacción | 3 | 5 |
| 12 | Redactar el presupuesto | Presupuesto y revisión | 4 | 5, 10 |
| 13 | Acordar el presupuesto con finanzas | Presupuesto y revisión | 3 | 12 |
| 14 | Revisión interna del borrador completo | Presupuesto y revisión | 5 | 8, 9, 10, 11, 13 |
| 15 | Corregir tras la revisión interna | Presupuesto y revisión | 4 | 14 |
| 16 | Solicitud lista para la aprobación | Aprobación y presentación | Hito | 15, 20 |
| 17 | Plazo previo de aprobación institucional | Aprobación y presentación | 5 | 16 |
| 18 | Aprobación institucional recibida | Aprobación y presentación | Hito | 17 |
| 19 | Ediciones finales y maquetación | Aprobación y presentación | 3 | 18 |
| 20 | Reunir anexos y cartas de los socios | Aprobación y presentación | 2 | 6, 13 |
| 21 | Presentar la solicitud | Aprobación y presentación | 1 | 19 |
| 22 | Solicitud presentada | Aprobación y presentación | Hito | 21 |
Cómo funciona
Fija la puerta de alcance
Conserva «Alcance acordado» como la puerta que siguen socios y redactores. Si la idea ya está cerrada, acorta «Leer la convocatoria y las bases» y «Acordar la idea y el alcance del proyecto» a unos pocos días.
Sustituye las esperas
Ajusta «Esperar las cartas de los socios» con lo que te digan tus socios y «Plazo previo de aprobación institucional» con el plazo de aviso de tus normas. Ambas son esperas simples que ningún trabajo adicional acorta.
Ajusta la redacción
Fija cada tarea de redacción según el ritmo de tus redactores y cambia el desfase de 3 días laborables en «Redactar la sección de impacto y difusión» si necesita que exista más descripción antes.
Revisa el camino del presupuesto
Mira «Acordar el presupuesto con finanzas». En la plantilla acaba después de los textos, así que él, y no la redacción, fija cuándo puede empezar «Revisión interna del borrador completo». Avisa a finanzas cuando el plan de trabajo sea definitivo.
Fija la fecha límite y lee la marca
Da a «Leer la convocatoria y las bases» un Inicio fijo el día en que empiezas y a «Presentar la solicitud» un Inicio fijo en la fecha límite. Activa Ver, Ruta crítica para ver qué cadena fija el final y compara la fecha de fin con la que necesitas.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable de cada tarea en Personas, comparte el diagrama como enlace con los cosolicitantes y tu oficina de investigación, y exporta un PDF o PNG para el equipo.
Preguntas frecuentes
¿Me dirá cuándo empezar para llegar a la fecha límite?
El diagrama programa hacia delante desde el primer Inicio fijo. Fija el Inicio de la primera tarea y el de «Presentar la solicitud» en la fecha límite, y compara la fecha de fin con la que necesitas. Si el plan no puede alcanzarla, la tarea fija se marca con un conflicto que indica la fecha más temprana que permiten sus dependencias.
¿Comprueba el diagrama que mi solicitud cumple las normas del financiador?
No. Programa el trabajo y no hace que una solicitud sea admisible, aceptada, conforme ni aprobada. Guarda los requisitos de la convocatoria en una lista aparte y sustituye las duraciones por lo que te digan el financiador, tu oficina de finanzas y tu institución.
¿Qué pasa si una carta de un socio llega tarde?
Cambia la duración de «Esperar las cartas de los socios». En la plantilla las cartas terminan 9 días laborables antes de que «Reunir anexos y cartas de los socios» deba empezar, así que un retraso corto no mueve «Solicitud lista para la aprobación», pero uno largo sí. Consulta la guía de dependencias en el diagrama de Gantt para ver cómo una espera condiciona la tarea siguiente.
¿Por qué el presupuesto va antes de la revisión interna?
Porque una revisión de un borrador con cifras que aún cambian hay que repetirla. «Revisión interna del borrador completo» espera a «Acordar el presupuesto con finanzas» además de a las cuatro secciones de texto. Cambiar el plan de trabajo tras acordar el presupuesto obliga a volver a finanzas.
¿Puedo usarla para una solicitud más pequeña?
Sí. Quita las tareas que no necesites, como las de socios en una solicitud de una sola institución, y ajusta el resto. Para un plan del propio trabajo financiado, parte de la plantilla de diagrama de Gantt de proyecto de investigación.