撥款申請甘特圖範本：夥伴支持信及簽核所需時間
可編輯的撥款申請甘特圖：議定範圍、夥伴支持信、重疊撰寫、與財務部議定預算、內部審閱、機構簽核所需時間以至提交，並設依賴關係。
甚麼是撥款申請甘特圖範本：夥伴支持信及簽核所需時間流程
撥款申請大部分時間用於撰寫，但決定能否準時完成的，往往不是撰寫本身，而是由別人掌握的事項：夥伴要確認角色並發出支持信、財務部要議定預算，以及機構要在申請送出前簽核。提交限期由資助機構訂定，不能更改；內部簽核則需要在限期前預留時間。時間線讓你在其他事項都安排好之後，看到兩者之間還剩多少空間。
這個範本分四個組別：「範圍與夥伴」、「撰寫」、「預算與審閱」、「簽核與提交」，共 22 項工作和四個里程碑。「閱讀招標文件及指引」（2 個工作日）是唯一的起始工作，「議定項目構思及範圍」（4 日）之後是里程碑「範圍已議定」。這道關口設在重做代價高昂的工作之前：「請合作夥伴提供支持信」、「確認夥伴角色及工作分配」和「擬定章節大綱並分派撰寫人」都要等它，因為項目範圍仍在變動時就請夥伴寫信，往往要再請一次。
撰寫在安全的地方重疊進行。「撰寫項目描述」（8 日）和「撰寫影響及推廣章節」（5 日）以開始到開始連結，延遲 3 個工作日，讓第二節在第一節寫出主要論點後才開始。「撰寫工作計劃及時間表」（5 日）和「撰寫夥伴及團隊簡介」（3 日）與它們並行。預算則不能這樣重疊：「草擬預算」（4 日）要等「撰寫工作計劃及時間表」和「確認夥伴角色及工作分配」，「與財務部議定預算」（3 日）緊隨其後。預算議定後才改動工作計劃，就要回頭找財務部，所以這類後期改動的代價最高。
按示例數字，整個計劃共 38 個工作日，日期由預算而非撰寫決定。文字草稿在第 16 日完成，但「與財務部議定預算」在第 20 日才結束，所以「內部審閱完整草稿」（5 日）在第 20 日開始，「根據內部審閱修訂」（4 日）在第 29 日結束。「等待夥伴支持信」（10 日）是純粹的等候，在第 18 日結束，比「整合附件及夥伴支持信」為趕及「申請已備妥待簽核」而必須開始的日子早 9 個工作日。如果支持信比這更遲到，里程碑就會移後。之後「機構簽核所需時間」（5 日）是等候，「已獲機構簽核」是下一道關口，「最後修訂及排版」（3 日）、「提交申請」（1 日）和「申請已提交」為計劃作結。所有工期只是示例：請換成財務部、夥伴和機構告訴你的數字，並把簽核等候換成你們自己規定的通知期。
時間線只為工作排程，不會令申請符合資格、獲接納、合規或獲批准，亦不能取代資助機構或你所屬機構的規則，因此請把招標要求另列為一份檢查清單放在旁邊。如果提交日期已定，請為「閱讀招標文件及指引」設定你開始的日子作固定開始日期，並為「提交申請」設定截止日作固定開始日期。計劃由最早的固定開始日期向前排程，請比較完成日期與你需要的日期，並留意衝突標記。相關計劃方面，資助項目本身可參考研究項目甘特圖範本，另一項設有外部審查的提交可參考監管提交甘特圖範本，獲批後的工作可參考資助項目甘特圖範本。至於簽核與截止日期的做法，請看撥款截止日期甘特圖指南和甘特圖緩衝時間指南。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四個組別：「範圍與夥伴」、「撰寫」、「預算與審閱」、「簽核與提交」，共 22 項工作和四個里程碑：「範圍已議定」、「申請已備妥待簽核」、「已獲機構簽核」和「申請已提交」。
- 一道範圍關口：「請合作夥伴提供支持信」、「確認夥伴角色及工作分配」和「擬定章節大綱並分派撰寫人」都接在「範圍已議定」之後，讓夥伴和撰寫人在已落實的構思上開始工作。
- 重疊的撰寫：「撰寫影響及推廣章節」在「撰寫項目描述」開始後 3 個工作日開始，而「撰寫工作計劃及時間表」和「撰寫夥伴及團隊簡介」與它們並行。
- 決定日期的預算路徑：「草擬預算」要等工作計劃和夥伴角色，「與財務部議定預算」則是「內部審閱完整草稿」和「整合附件及夥伴支持信」的關口。
- 兩段等候：整合附件前的「等待夥伴支持信」，以及「申請已備妥待簽核」與「已獲機構簽核」之間的「機構簽核所需時間」。
何時使用本範本
- 你正與夥伴撰寫撥款申請，想知道是夥伴支持信、預算還是簽核決定完成日期。
- 你的機構要求提交前先經簽核，你想在資助機構的截止日期前確認簽核所需時間是否足夠。
- 你想知道文字最遲可以多久完成，才不會壓縮預算、內部審閱或簽核等候的時間。
- 你每年準備多份申請，想要一個標準計劃，按每次招標調整大小。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 閱讀招標文件及指引 | 範圍與夥伴 | 2 | |
| 2 | 議定項目構思及範圍 | 範圍與夥伴 | 4 | 1 |
| 3 | 範圍已議定 | 範圍與夥伴 | 里程碑 | 2 |
| 4 | 請合作夥伴提供支持信 | 範圍與夥伴 | 2 | 3 |
| 5 | 確認夥伴角色及工作分配 | 範圍與夥伴 | 3 | 3 |
| 6 | 等待夥伴支持信 | 範圍與夥伴 | 10 | 4 |
| 7 | 擬定章節大綱並分派撰寫人 | 撰寫 | 2 | 3 |
| 8 | 撰寫項目描述 | 撰寫 | 8 | 7 |
| 9 | 撰寫影響及推廣章節 | 撰寫 | 5 | 7, 8SS+3 |
| 10 | 撰寫工作計劃及時間表 | 撰寫 | 5 | 7 |
| 11 | 撰寫夥伴及團隊簡介 | 撰寫 | 3 | 5 |
| 12 | 草擬預算 | 預算與審閱 | 4 | 5, 10 |
| 13 | 與財務部議定預算 | 預算與審閱 | 3 | 12 |
| 14 | 內部審閱完整草稿 | 預算與審閱 | 5 | 8, 9, 10, 11, 13 |
| 15 | 根據內部審閱修訂 | 預算與審閱 | 4 | 14 |
| 16 | 申請已備妥待簽核 | 簽核與提交 | 里程碑 | 15, 20 |
| 17 | 機構簽核所需時間 | 簽核與提交 | 5 | 16 |
| 18 | 已獲機構簽核 | 簽核與提交 | 里程碑 | 17 |
| 19 | 最後修訂及排版 | 簽核與提交 | 3 | 18 |
| 20 | 整合附件及夥伴支持信 | 簽核與提交 | 2 | 6, 13 |
| 21 | 提交申請 | 簽核與提交 | 1 | 19 |
| 22 | 申請已提交 | 簽核與提交 | 里程碑 | 21 |
運作方式
設定範圍關口
保留「範圍已議定」作為夥伴和撰寫人跟隨的關口。如果構思已經落實，可把「閱讀招標文件及指引」和「議定項目構思及範圍」縮短至數日。
更換等候時間
按夥伴的回覆設定「等待夥伴支持信」，並按你們自己規定的通知期設定「機構簽核所需時間」。兩者都是純粹的等候，多做工作也不能縮短。
調整撰寫工期
按撰寫人的進度設定各項撰寫工作；如果「撰寫影響及推廣章節」需要先寫好更多項目描述，可更改它的 3 個工作日延遲。
檢查預算路徑
留意「與財務部議定預算」。在範本中它在文字草稿之後才結束，所以是它而非撰寫決定「內部審閱完整草稿」何時開始。工作計劃定稿時請通知財務部。
固定限期並留意標記
為「閱讀招標文件及指引」設定你開始的日子作固定開始日期，並為「提交申請」設定截止日作固定開始日期。開啟「檢視」選單的關鍵路徑，看哪條路徑決定完成日期，並比較完成日期與你需要的日期。
加入負責人、分享及匯出
把每項工作的負責人加入「人員」，以連結與共同申請人和研究辦公室分享圖表，並匯出 PDF 或 PNG 給團隊。
常見問題
這個範本會告訴我何時開始才趕得及限期嗎？
圖表由最早的固定開始日期向前排程。請為第一項工作設定固定開始日期，並為「提交申請」設定截止日作固定開始日期，然後比較完成日期與你需要的日期。如果計劃趕不上，該固定工作會出現衝突標記，並顯示依賴關係容許的最早日期。
圖表會檢查我的申請是否符合資助機構的規則嗎？
不會。它只為工作排程，不會令申請符合資格、獲接納、合規或獲批准。請把招標要求另列為檢查清單，並把工期換成資助機構、財務部和你的機構所告知的數字。
夥伴支持信遲到會怎樣？
更改「等待夥伴支持信」的工期。在範本中，支持信比「整合附件及夥伴支持信」必須開始的日子早 9 個工作日完成，所以輕微延誤不會令「申請已備妥待簽核」移後，但延誤較長就會。關於等候如何限制下一項工作，請看甘特圖依賴關係指南。
為甚麼預算排在內部審閱之前？
因為數字仍在變動的草稿，審閱後要再審一次。「內部審閱完整草稿」要等「與財務部議定預算」，也要等四個文字章節完成。預算議定後才改動工作計劃，就要回頭找財務部。
可以用於規模較小的申請嗎？
可以。移除你不需要的工作，例如單一機構申請不需要的夥伴工作，再調整其餘工作的大小。如要規劃獲資助的工作本身，請由研究項目甘特圖範本開始。