預算審批工作流程範本
預算審批工作流程範本，用於核實已核算成本的申請、檢查資金及預測影響、按授權審批及發布決定。
甚麼是預算審批工作流程
預算審批不應只回答今天是否有錢可用。它還要測試申請是否完整、假設和預測影響是否可見，以及決定是否屬於審批人的獲授權限。這些控制令每次批准都可追溯，亦防止預算變成一張無人質疑的申請清單。
本流程把預算負責人、部門經理、財務及較高審批級別的責任分開。財務核實數字，但不取代要負責的預算負責人或授權的管理決定。被駁回的申請會附理由退回，讓申請人可以修訂，而不是消失在收件匣。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 在財務覆核或審批分流開始前，先進行完整性及成本核算檢查。
- 由財務檢查資金及預測影響，然後依授權權限作出決定，而不是臨時升級。
- 已批准的發布路徑，以及保留決定理據的返工循環。
何時使用本範本
- 你哋需要為酌情開支、人手、項目或部門變更建立預算審批流程。
- 預算申請在沒有一致證據、資金檢查或已記錄決定權的情況下獲批。
- 你哋正在設定財務工作流程規則，要在自動化前先議定審批設計。
運作方式
界定申請文件
規定申請進入覆核前須有範圍、負責人、時間、成本基礎、效益或風險，以及對預測的影響。
使用實際授權矩陣
按授權審批權限中的角色及門檻分流，並包括超出經理限額的升級路徑。
一致發布決定
在預算紀錄中記下決定、條件及理據，避免日後只能從電郵重建批准過程。
常見問題
甚麼是預算審批工作流程？
預算審批工作流程是覆核附有成本的申請、檢查其財務影響、交由正確權限決定及記錄最終結果的受控次序。
誰應批准預算申請？
答案取決於機構的授權審批權限。流程應分開預算負責人的責任、財務核實，以及因金額、類型或風險而需要的較高級別批准。
為甚麼要設修訂循環？
證據不完整或假設沒有支持的申請，應先更正和重新覆核。可見的修訂循環令決定及改動可追溯，而不是把工作移到非正式訊息中。