Gantt-Diagramm Förderantrag: Partnerschreiben und Vorlaufzeit der Freigabe
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für einen Förderantrag: Umfang und Partner, Partnerschreiben, überlappendes Schreiben, Budget mit der Finanzabteilung, interne Prüfung, Vorlaufzeit der Freigabe, Einreichung.
Was ist Gantt-Diagramm förderantrag: partnerschreiben und vorlaufzeit der freigabe?
Der größte Teil eines Förderantrags ist Schreibarbeit, aber das Schreiben entscheidet selten, ob der Antrag rechtzeitig fertig wird. Das entscheiden die Dinge, die andere in der Hand haben: Partner, die ihre Rolle bestätigen und ein Schreiben schicken müssen, eine Finanzabteilung, die das Budget abstimmen muss, und eine Einrichtung, die den Antrag vor dem Versand freigeben muss. Die Einreichungsfrist setzt der Fördergeber, sie ist fest. Die interne Freigabe braucht davor eine Vorlaufzeit. Ein Zeitplan zeigt, wie viel Spielraum zwischen beiden bleibt, wenn alles andere platziert ist.
Die Vorlage hat vier Gruppen, „Klärung und Partner“, „Schreiben“, „Budget und Prüfung“ und „Freigabe und Einreichung“, mit 22 Aufgaben und vier Meilensteinen. „Ausschreibung und Leitfaden lesen“ (2 Arbeitstage) ist die einzige Startaufgabe, und „Projektidee und Umfang abstimmen“ (4) führt zum Meilenstein „Umfang vereinbart“. Dieses Tor liegt vor der Arbeit, deren Wiederholung teuer ist. „Unterstützungsschreiben der Partner anfordern“, „Partnerrollen und Arbeitsanteile klären“ und „Gliederung erstellen und Autoren zuweisen“ warten darauf, denn wer Partner um ein Schreiben zu einem Projekt bittet, dessen Umfang sich noch ändert, muss ein zweites Mal fragen.
Das Schreiben überlappt, wo es gefahrlos geht. „Projektbeschreibung entwerfen“ (8) und „Abschnitt Wirkung und Verbreitung entwerfen“ (5) sind Anfang-Anfang mit 3 Arbeitstagen Verzögerung verknüpft, der zweite Abschnitt beginnt also, wenn der erste sein Hauptargument hat. „Arbeitsplan und Zeitplan entwerfen“ (5) und „Beschreibung von Partnern und Team schreiben“ (3) laufen daneben. Das Budget überlappt nicht auf dieselbe Weise. „Budget entwerfen“ (4) braucht „Arbeitsplan und Zeitplan entwerfen“ und „Partnerrollen und Arbeitsanteile klären“, und „Budget mit der Finanzabteilung abstimmen“ (3) folgt darauf. Ändert sich der Arbeitsplan, nachdem das Budget abgestimmt ist, muss der Antrag zurück zur Finanzabteilung; deshalb ist die späte Änderung die teuerste.
In den Beispielwerten ist der Plan 38 Arbeitstage lang, und den Termin bestimmt das Budget, nicht das Schreiben. Die Textentwürfe sind an Tag 16 fertig, aber „Budget mit der Finanzabteilung abstimmen“ endet an Tag 20, also beginnt „Interne Prüfung des gesamten Entwurfs“ (5) an Tag 20, und „Nach interner Prüfung überarbeiten“ (4) endet an Tag 29. „Auf Partnerschreiben warten“ (10) ist eine reine Wartezeit und endet an Tag 18, 9 Arbeitstage bevor „Anhänge und Partnerschreiben zusammenstellen“ beginnen müsste, um für „Antrag bereit zur Freigabe“ bereit zu sein. Kommen die Schreiben später, verschiebt sich der Meilenstein. Dann ist „Vorlaufzeit der Freigabe durch die Einrichtung“ (5) eine Wartezeit, „Freigabe der Einrichtung erhalten“ das nächste Tor, und „Letzte Änderungen und Formatierung“ (3), „Antrag einreichen“ (1) und „Antrag eingereicht“ schließen den Plan. Alle Dauern sind Beispielwerte. Ersetzen Sie jede durch das, was Finanzabteilung, Partner und Einrichtung Ihnen nennen, und die Freigabe-Wartezeit durch die Frist Ihrer eigenen Regeln.
Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht einen Antrag weder förderfähig, angenommen, regelkonform noch genehmigt und ersetzt weder die Regeln des Fördergebers noch die Ihrer Einrichtung; halten Sie die Anforderungen der Ausschreibung daneben als Checkliste fest. Ist der Einreichungstermin fest, geben Sie „Ausschreibung und Leitfaden lesen“ einen festen Start am Tag, an dem Sie beginnen, und „Antrag einreichen“ einen festen Start am Stichtag. Der Plan wird vorwärts ab dem frühesten festen Start geplant: Vergleichen Sie das Enddatum mit dem Termin, den Sie brauchen, und lesen Sie die Konfliktmarkierung. Zu verwandten Plänen gibt es die Gantt-Vorlage Forschungsprojekt für das geförderte Projekt selbst, die Gantt-Vorlage Zulassungseinreichung für eine andere Einreichung mit externer Prüfung und die Gantt-Vorlage Fördermittelprojekt für die Arbeit nach der Bewilligung. Zu Freigabe und Fristen gibt es einen Leitfaden zu Fristen im Gantt-Diagramm für Förderanträge und einen Leitfaden zur Pufferzeit im Gantt-Diagramm.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Gruppen, „Klärung und Partner“, „Schreiben“, „Budget und Prüfung“ und „Freigabe und Einreichung“, mit 22 Aufgaben und vier Meilensteinen: „Umfang vereinbart“, „Antrag bereit zur Freigabe“, „Freigabe der Einrichtung erhalten“ und „Antrag eingereicht“.
- Ein Tor für den Umfang: „Unterstützungsschreiben der Partner anfordern“, „Partnerrollen und Arbeitsanteile klären“ und „Gliederung erstellen und Autoren zuweisen“ folgen alle auf „Umfang vereinbart“, damit Partner und Autoren mit einer festen Idee beginnen.
- Überlappendes Schreiben: „Abschnitt Wirkung und Verbreitung entwerfen“ beginnt 3 Arbeitstage nach „Projektbeschreibung entwerfen“, während „Arbeitsplan und Zeitplan entwerfen“ und „Beschreibung von Partnern und Team schreiben“ daneben laufen.
- Ein Budgetpfad, der den Termin setzt: „Budget entwerfen“ braucht Arbeitsplan und Partnerrollen, und „Budget mit der Finanzabteilung abstimmen“ gibt sowohl „Interne Prüfung des gesamten Entwurfs“ als auch „Anhänge und Partnerschreiben zusammenstellen“ frei.
- Zwei Wartezeiten: „Auf Partnerschreiben warten“ vor dem Zusammenstellen der Anhänge und „Vorlaufzeit der Freigabe durch die Einrichtung“ zwischen „Antrag bereit zur Freigabe“ und „Freigabe der Einrichtung erhalten“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie schreiben einen Förderantrag mit Partnern und wollen sehen, ob Partnerschreiben, Budget oder Freigabe das Ende bestimmen.
- Ihre Einrichtung verlangt vor der Einreichung eine Freigabe, und Sie wollen prüfen, ob die Vorlaufzeit vor die Frist des Fördergebers passt.
- Sie wollen wissen, wie spät der Text fertig sein darf, bevor Budget, interne Prüfung oder Freigabe-Wartezeit eng werden.
- Sie bereiten mehrere Anträge im Jahr vor und wollen einen Standardplan, den Sie für jede Ausschreibung anpassen.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ausschreibung und Leitfaden lesen | Klärung und Partner | 2 | |
| 2 | Projektidee und Umfang abstimmen | Klärung und Partner | 4 | 1 |
| 3 | Umfang vereinbart | Klärung und Partner | Meilenstein | 2 |
| 4 | Unterstützungsschreiben der Partner anfordern | Klärung und Partner | 2 | 3 |
| 5 | Partnerrollen und Arbeitsanteile klären | Klärung und Partner | 3 | 3 |
| 6 | Auf Partnerschreiben warten | Klärung und Partner | 10 | 4 |
| 7 | Gliederung erstellen und Autoren zuweisen | Schreiben | 2 | 3 |
| 8 | Projektbeschreibung entwerfen | Schreiben | 8 | 7 |
| 9 | Abschnitt Wirkung und Verbreitung entwerfen | Schreiben | 5 | 7, 8SS+3 |
| 10 | Arbeitsplan und Zeitplan entwerfen | Schreiben | 5 | 7 |
| 11 | Beschreibung von Partnern und Team schreiben | Schreiben | 3 | 5 |
| 12 | Budget entwerfen | Budget und Prüfung | 4 | 5, 10 |
| 13 | Budget mit der Finanzabteilung abstimmen | Budget und Prüfung | 3 | 12 |
| 14 | Interne Prüfung des gesamten Entwurfs | Budget und Prüfung | 5 | 8, 9, 10, 11, 13 |
| 15 | Nach interner Prüfung überarbeiten | Budget und Prüfung | 4 | 14 |
| 16 | Antrag bereit zur Freigabe | Freigabe und Einreichung | Meilenstein | 15, 20 |
| 17 | Vorlaufzeit der Freigabe durch die Einrichtung | Freigabe und Einreichung | 5 | 16 |
| 18 | Freigabe der Einrichtung erhalten | Freigabe und Einreichung | Meilenstein | 17 |
| 19 | Letzte Änderungen und Formatierung | Freigabe und Einreichung | 3 | 18 |
| 20 | Anhänge und Partnerschreiben zusammenstellen | Freigabe und Einreichung | 2 | 6, 13 |
| 21 | Antrag einreichen | Freigabe und Einreichung | 1 | 19 |
| 22 | Antrag eingereicht | Freigabe und Einreichung | Meilenstein | 21 |
So funktioniert es
Das Tor für den Umfang festlegen
Behalten Sie „Umfang vereinbart“ als Tor, dem Partner und Autoren folgen. Ist die Idee schon gesetzt, kürzen Sie „Ausschreibung und Leitfaden lesen“ und „Projektidee und Umfang abstimmen“ auf wenige Tage.
Die Wartezeiten ersetzen
Setzen Sie „Auf Partnerschreiben warten“ nach den Angaben Ihrer Partner und „Vorlaufzeit der Freigabe durch die Einrichtung“ nach der Frist, die Ihre eigenen Regeln vorgeben. Beides sind reine Wartezeiten, die mehr Arbeit nicht verkürzt.
Das Schreiben anpassen
Setzen Sie jede Schreibaufgabe nach dem Tempo Ihrer Autoren und ändern Sie die Verzögerung von 3 Arbeitstagen bei „Abschnitt Wirkung und Verbreitung entwerfen“, wenn dieser Abschnitt mehr von der Beschreibung braucht.
Den Budgetpfad prüfen
Sehen Sie sich „Budget mit der Finanzabteilung abstimmen“ an. In der Vorlage endet die Aufgabe nach den Textentwürfen, also bestimmt sie, nicht das Schreiben, wann „Interne Prüfung des gesamten Entwurfs“ beginnen kann. Sagen Sie der Finanzabteilung, wann der Arbeitsplan final ist.
Die Frist festlegen und die Markierung lesen
Geben Sie „Ausschreibung und Leitfaden lesen“ einen festen Start am ersten Arbeitstag und „Antrag einreichen“ einen festen Start am Stichtag. Schalten Sie unter „Ansicht“ den kritischen Pfad ein, sehen Sie, welche Kette das Ende bestimmt, und vergleichen Sie das Enddatum mit dem benötigten Termin.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie die verantwortliche Person jeder Aufgabe unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm als Link mit Mitantragstellern und Forschungsabteilung und exportieren Sie ein PDF oder PNG für das Team.
Häufig gestellte Fragen
Zeigt mir das, wann ich beginnen muss, um die Frist zu schaffen?
Das Diagramm plant vorwärts ab dem frühesten festen Start. Fixieren Sie den Start der ersten Aufgabe und von „Antrag einreichen“ am Stichtag und vergleichen Sie das Enddatum mit Ihrem Termin. Erreicht der Plan ihn nicht, trägt die feste Aufgabe eine Konfliktmarkierung mit dem frühesten Datum, das ihre Abhängigkeiten zulassen.
Prüft das Diagramm, ob mein Antrag die Regeln des Fördergebers erfüllt?
Nein. Es plant die Arbeit und macht einen Antrag weder förderfähig, angenommen, regelkonform noch genehmigt. Führen Sie die Anforderungen der Ausschreibung als eigene Checkliste und ersetzen Sie die Dauern durch die Angaben von Fördergeber, Finanzabteilung und Einrichtung.
Was, wenn ein Partnerschreiben zu spät kommt?
Ändern Sie die Dauer von „Auf Partnerschreiben warten“. In der Vorlage enden die Schreiben 9 Arbeitstage bevor „Anhänge und Partnerschreiben zusammenstellen“ beginnen muss; eine kurze Verspätung verschiebt „Antrag bereit zur Freigabe“ also nicht, eine längere schon. Wie eine Wartezeit die nächste Aufgabe bestimmt, zeigt der Leitfaden zu Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm.
Warum steht das Budget vor der internen Prüfung?
Weil eine Prüfung eines Entwurfs, dessen Zahlen sich noch ändern, wiederholt werden muss. „Interne Prüfung des gesamten Entwurfs“ wartet auf „Budget mit der Finanzabteilung abstimmen“ und auf alle vier Textabschnitte. Ändert sich der Arbeitsplan nach der Abstimmung des Budgets, geht der Antrag zurück zur Finanzabteilung.
Kann ich es für einen kleineren Antrag verwenden?
Ja. Entfernen Sie Aufgaben, die Sie nicht brauchen, etwa die Partneraufgaben bei einem Antrag einer einzelnen Einrichtung, und passen Sie den Rest an. Für einen Plan des geförderten Vorhabens selbst beginnen Sie mit der Gantt-Vorlage Forschungsprojekt.