Gantt de demande de subvention : lettres des partenaires et validation interne
Un diagramme de Gantt de demande de subvention modifiable : périmètre et accord des partenaires, lettres de soutien, rédaction en parallèle, budget validé, relecture, délai de validation institutionnelle et dépôt, avec dépendances.
Qu'est-ce que le processus gantt de demande de subvention : lettres des partenaires et validation interne ?
L'essentiel d'une demande de subvention est de l'écriture, mais ce n'est presque jamais l'écriture qui décide si le dossier sera prêt à temps. Ce qui décide, ce sont les éléments que d'autres maîtrisent : des partenaires qui doivent confirmer leur rôle et envoyer une lettre, une direction financière qui doit valider le budget, et un établissement qui doit approuver le dossier avant son envoi. La date limite de dépôt est fixée par le financeur et ne bouge pas. La validation interne demande un délai en amont. Un calendrier montre la marge qui reste entre les deux une fois tout le reste placé.
Ce modèle compte quatre groupes, « Cadrage et partenaires », « Rédaction », « Budget et relecture » et « Validation et dépôt », avec 22 tâches et quatre jalons. « Lire l'appel à projets et les consignes » (2 jours ouvrés) est la seule tâche de départ, et « Convenir de l'idée et du périmètre du projet » (4) mène au jalon « Périmètre validé ». Ce point de passage précède le travail coûteux à refaire. « Demander les lettres de soutien des partenaires », « Confirmer les rôles et la répartition du travail entre partenaires » et « Structurer les sections et désigner les rédacteurs » l'attendent tous, car demander une lettre sur un projet dont le périmètre bouge encore, c'est la redemander ensuite.
La rédaction se chevauche là où c'est sans risque. « Rédiger la description du projet » (8) et « Rédiger la section impact et diffusion » (5) sont reliées début-début avec un décalage de 3 jours ouvrés : la seconde section commence quand la première a posé son argument principal. « Rédiger le plan de travail et le calendrier » (5) et « Rédiger la présentation des partenaires et de l'équipe » (3) avancent à côté. Le budget ne se chevauche pas de la même façon. « Rédiger le budget » (4) a besoin à la fois de « Rédiger le plan de travail et le calendrier » et de « Confirmer les rôles et la répartition du travail entre partenaires », puis « Valider le budget avec la direction financière » (3) lui succède. Modifier le plan de travail une fois le budget validé oblige à retourner voir la direction financière : c'est la modification tardive qui coûte le plus.
Avec les chiffres indicatifs, le plan dure 38 jours ouvrés et la date est fixée par le budget plutôt que par la rédaction. Les textes sont rédigés au jour 16, mais « Valider le budget avec la direction financière » se termine au jour 20 ; « Relecture interne du dossier complet » (5) démarre donc au jour 20 et « Réviser après la relecture interne » (4) se termine au jour 29. « Attendre les lettres des partenaires » (10) est une simple attente qui se termine au jour 18, soit 9 jours ouvrés avant que « Rassembler les annexes et les lettres des partenaires » doive commencer pour que « Dossier prêt pour validation » soit atteint à temps. Si les lettres arrivent plus tard, le jalon se déplace. Ensuite, « Délai de validation institutionnelle » (5) est une attente, « Validation institutionnelle obtenue » est le point de passage suivant, et « Dernières corrections et mise en forme » (3), « Déposer la candidature » (1) et « Candidature déposée » clôturent le plan. Toutes les durées sont indicatives. Remplacez-les par ce que vous indiquent votre direction financière, vos partenaires et votre établissement, et remplacez l'attente de validation par le préavis que fixent vos propres règles.
Un calendrier organise le travail. Il ne rend pas une demande éligible, acceptée, conforme ou approuvée, et ne remplace ni les règles du financeur ni celles de votre établissement : gardez les exigences de l'appel en liste de contrôle à côté. Si la date de dépôt est fixe, donnez à « Lire l'appel à projets et les consignes » un Début fixe le jour où vous commencez et à « Déposer la candidature » un Début fixe à la date limite. Le plan est planifié vers l'avant à partir du plus ancien Début fixe : comparez la date de fin à la date dont vous avez besoin et lisez l'indicateur de conflit. Pour des plans voisins, voyez le modèle du projet de recherche financé, celui d'un dossier réglementaire soumis à une évaluation externe, et celui du projet financé qui suit l'attribution. Pour le fonctionnement de la validation et des dates limites, voyez le guide sur les dates limites de subvention et celui sur le temps de marge.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre groupes, « Cadrage et partenaires », « Rédaction », « Budget et relecture » et « Validation et dépôt », avec 22 tâches et quatre jalons : « Périmètre validé », « Dossier prêt pour validation », « Validation institutionnelle obtenue » et « Candidature déposée ».
- Un point de passage sur le périmètre : « Demander les lettres de soutien des partenaires », « Confirmer les rôles et la répartition du travail entre partenaires » et « Structurer les sections et désigner les rédacteurs » suivent tous « Périmètre validé », pour que partenaires et rédacteurs partent d'une idée arrêtée.
- Une rédaction en parallèle : « Rédiger la section impact et diffusion » commence 3 jours ouvrés après « Rédiger la description du projet », tandis que « Rédiger le plan de travail et le calendrier » et « Rédiger la présentation des partenaires et de l'équipe » avancent à côté.
- Un chemin budgétaire qui fixe la date : « Rédiger le budget » a besoin du plan de travail et des rôles des partenaires, et « Valider le budget avec la direction financière » conditionne à la fois « Relecture interne du dossier complet » et « Rassembler les annexes et les lettres des partenaires ».
- Deux attentes : « Attendre les lettres des partenaires » avant l'assemblage des annexes, et « Délai de validation institutionnelle » entre « Dossier prêt pour validation » et « Validation institutionnelle obtenue ».
Quand utiliser ce modèle
- Vous rédigez une demande de subvention avec des partenaires et voulez voir si ce sont les lettres, le budget ou la validation qui fixent la fin.
- Votre établissement exige une validation avant le dépôt et vous voulez vérifier que ce délai tient avant la date limite du financeur.
- Vous voulez savoir jusqu'à quand les textes peuvent être terminés avant que le budget, la relecture interne ou l'attente de validation ne soient comprimés.
- Vous préparez plusieurs demandes par an et voulez un plan type à redimensionner pour chaque appel.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Lire l'appel à projets et les consignes | Cadrage et partenaires | 2 | |
| 2 | Convenir de l'idée et du périmètre du projet | Cadrage et partenaires | 4 | 1 |
| 3 | Périmètre validé | Cadrage et partenaires | Jalon | 2 |
| 4 | Demander les lettres de soutien des partenaires | Cadrage et partenaires | 2 | 3 |
| 5 | Confirmer les rôles et la répartition du travail entre partenaires | Cadrage et partenaires | 3 | 3 |
| 6 | Attendre les lettres des partenaires | Cadrage et partenaires | 10 | 4 |
| 7 | Structurer les sections et désigner les rédacteurs | Rédaction | 2 | 3 |
| 8 | Rédiger la description du projet | Rédaction | 8 | 7 |
| 9 | Rédiger la section impact et diffusion | Rédaction | 5 | 7, 8SS+3 |
| 10 | Rédiger le plan de travail et le calendrier | Rédaction | 5 | 7 |
| 11 | Rédiger la présentation des partenaires et de l'équipe | Rédaction | 3 | 5 |
| 12 | Rédiger le budget | Budget et relecture | 4 | 5, 10 |
| 13 | Valider le budget avec la direction financière | Budget et relecture | 3 | 12 |
| 14 | Relecture interne du dossier complet | Budget et relecture | 5 | 8, 9, 10, 11, 13 |
| 15 | Réviser après la relecture interne | Budget et relecture | 4 | 14 |
| 16 | Dossier prêt pour validation | Validation et dépôt | Jalon | 15, 20 |
| 17 | Délai de validation institutionnelle | Validation et dépôt | 5 | 16 |
| 18 | Validation institutionnelle obtenue | Validation et dépôt | Jalon | 17 |
| 19 | Dernières corrections et mise en forme | Validation et dépôt | 3 | 18 |
| 20 | Rassembler les annexes et les lettres des partenaires | Validation et dépôt | 2 | 6, 13 |
| 21 | Déposer la candidature | Validation et dépôt | 1 | 19 |
| 22 | Candidature déposée | Validation et dépôt | Jalon | 21 |
Comment cela fonctionne
Fixer le point de passage sur le périmètre
Gardez « Périmètre validé » comme point de passage que suivent partenaires et rédacteurs. Si l'idée est déjà arrêtée, ramenez « Lire l'appel à projets et les consignes » et « Convenir de l'idée et du périmètre du projet » à quelques jours.
Remplacer les attentes
Réglez « Attendre les lettres des partenaires » d'après ce que vos partenaires vous disent, et « Délai de validation institutionnelle » d'après le préavis que fixent vos propres règles. Ce sont de simples attentes qu'aucun travail supplémentaire ne raccourcit.
Redimensionner la rédaction
Réglez chaque tâche de rédaction selon le rythme de vos rédacteurs, et modifiez le décalage de 3 jours ouvrés de « Rédiger la section impact et diffusion » si cette section demande qu'une plus grande part de la description existe d'abord.
Vérifier le chemin budgétaire
Regardez « Valider le budget avec la direction financière ». Dans le modèle, elle se termine après les textes : c'est elle, et non la rédaction, qui fixe le début de « Relecture interne du dossier complet ». Prévenez la direction financière dès que le plan de travail est définitif.
Fixer la date limite et lire l'indicateur
Donnez à « Lire l'appel à projets et les consignes » un Début fixe le jour où vous commencez et à « Déposer la candidature » un Début fixe à la date limite. Activez Affichage, Chemin critique pour voir quelle chaîne fixe la fin, puis comparez la date de fin à celle dont vous avez besoin.
Ajouter les responsables, partager et exporter
Indiquez dans Personnes le responsable de chaque tâche, partagez le diagramme par lien avec les co-candidats et votre service de la recherche, et exportez un PDF ou un PNG pour l'équipe.
Questions fréquentes
Ce diagramme m'indiquera-t-il quand commencer pour tenir la date limite ?
Le diagramme planifie vers l'avant à partir du plus ancien Début fixe. Fixez le Début de la première tâche et celui de « Déposer la candidature » à la date limite, puis comparez la date de fin à celle dont vous avez besoin. Si le plan ne peut pas l'atteindre, la tâche fixée est signalée par un conflit qui indique la date la plus proche que permettent ses dépendances.
Le diagramme vérifie-t-il que ma demande respecte les règles du financeur ?
Non. Il planifie le travail et ne rend pas une demande éligible, acceptée, conforme ou approuvée. Gardez les exigences de l'appel dans une liste de contrôle à part et remplacez les durées par ce que vous indiquent le financeur, votre direction financière et votre établissement.
Que faire si la lettre d'un partenaire arrive en retard ?
Modifiez la durée de « Attendre les lettres des partenaires ». Dans le modèle, les lettres arrivent 9 jours ouvrés avant que « Rassembler les annexes et les lettres des partenaires » doive commencer : un court retard ne déplace donc pas « Dossier prêt pour validation », mais un retard plus long le fait. Le guide sur les dépendances explique comment une attente conditionne la tâche suivante.
Pourquoi le budget passe-t-il avant la relecture interne ?
Parce qu'une relecture d'un texte dont les chiffres changent encore est à refaire. « Relecture interne du dossier complet » attend « Valider le budget avec la direction financière » ainsi que les quatre sections de texte. Modifier le plan de travail une fois le budget validé oblige à retourner voir la direction financière.
Puis-je l'utiliser pour une demande plus modeste ?
Oui. Supprimez les tâches inutiles, par exemple celles des partenaires pour une demande portée par un seul établissement, et redimensionnez le reste. Pour le plan du travail financé lui-même, partez du modèle de projet de recherche.