Modèle d'arbre de décision du workflow d'approbation de documents
Un arbre décisionnel du flux de travail d'approbation des documents : modification éditoriale ou substantielle, réviseurs obligatoires par type de document, deuxième approbateur et formation lors de la publication.
Qu'est-ce que le processus modèle d'arbre de décision du workflow d'approbation de documents ?
Un flux de travail d'approbation de document est le processus de révision et d'approbation qui se situe entre un brouillon terminé et un document publié. Il répond à un petit nombre de questions : s'agit-il d'un nouveau document ou d'une révision, le changement modifie-t-il réellement ce que les gens doivent faire, qui doit le réviser, est-ce que quelque chose est encore ouvert, a-t-il besoin d'un deuxième approbateur ou d'un approbateur réglementaire, et sa publication oblige-t-elle quiconque à le lire et à le reconnaître. Il est délibérément plus restreint que le contrôle des documents, qui couvre également la numérotation des versions, leur édition, leur distribution, le retrait des exemplaires remplacés et leur révision périodique. Si vous souhaitez ce cycle de vie de bout en bout avec un couloir de contrôleur de documents, utilisez l'organigramme du processus de contrôle des documents ; cette page est l’arbre de décision qui s’y trouve.
Les deux graphiques répondent à des questions différentes, et il vaut la peine d’être franc sur celui dont vous avez besoin. Une cartographie des processus interfonctionnels indique ce qui se passe ensuite et qui le fait : une chaîne de tâches s'étendant de gauche à droite à travers les couloirs des services, se terminant par une ligne d'arrivée commune. Ce tableau répond au chemin emprunté par ce document et à qui décide : une chaîne de huit questions dont les branches se terminent par cinq résultats nommés différents. Une correction éditoriale, une approbation complète, un retour de retouche, un rejet et une version avec formation assignée sont ici des destinations distinctes, atteintes en répondant aux questions ci-dessus, et non des étapes d'un chemin heureux.
Les workflows d'approbation échouent généralement sur des tests non documentés plutôt que sur des étapes manquantes. Tout le monde s’accorde sur le fait qu’il existe une voie rapide pour apporter des modifications éditoriales, mais personne n’a écrit ce qui compte comme éditorial, donc un changement substantiel est considéré comme une correction typographique. Les commentaires sur les décisions cruciales portent les critères : qu'est-ce qui provoque un changement éditorial, qu'est-ce qui régule un type de document, qu'est-ce qui déclenche un deuxième approbateur et quand la lecture et la compréhension sont réellement requises. Le nom des couloirs qui répond à chaque question plutôt que celui qui fait la saisie, de sorte que le graphique sert également d'enregistrement des droits de décision : auteur, propriétaire du document, réviseurs et approbateur, à travers l'admission, la classification, la révision, l'approbation et la publication.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Huit décisions forment la colonne vertébrale : nouveau document ou révision, modification éditoriale ou substantielle, type de document réglementé, tous les commentaires de révision résolus, l'auteur peut-il résoudre maintenant, approuver la publication, deuxième approbateur requis et lecture et compréhension requise.
- Les étiquettes de branche sont des réponses plutôt que des tâches suivantes : révision ou nouveau, éditorial ou de fond, réglementé ou commercial, résolu ou ouvert, approuvé, retravaillé ou rejeté, requis ou non requis.
- Cinq points finaux nommés au lieu d'une ligne d'arrivée : publié sous forme de mise à jour éditoriale mineure, publié après approbation complète, publié avec une formation assignée, renvoyé à l'auteur pour retravailler, puis rejeté et clôturé.
- Le court-circuit éditorial : seule une révision peut être qualifiée d'éditoriale, et une correction éditoriale est enregistrée et publiée sans révision ni approbation obligatoire, tandis que chaque nouveau document emprunte le chemin complet.
- Sélection des réviseurs par type de document : un document réglementé ajoute des réviseurs qualité et réglementaires avant que les commentaires ne soient collectés, un document commercial est envoyé uniquement au réviseur de processus nommé.
- Deux sorties d'une révision non résolue : les commentaires que l'auteur peut fermer maintenant reviennent pour une nouvelle révision, les commentaires qu'ils ne peuvent pas fermer terminent le cycle en tant que retour de retouche, et l'approbateur peut également renvoyer un brouillon par ailleurs complet pour retravailler plutôt que de le rejeter purement et simplement.
Quand utiliser ce modèle
- Votre procédure de contrôle des documents répertorie les étapes mais ne précise jamais quelles modifications peuvent ignorer un examen complet. Un numéro de téléphone corrigé prend donc les mêmes six semaines qu'une nouvelle instruction critique pour la sécurité.
- Les approbations stagnent parce que personne ne peut dire si un deuxième approbateur ou un approbateur réglementaire est nécessaire, et la réponse est décidée par document par quiconque se trouve dans la salle.
- Vous configurez le routage d'approbation dans un système de gestion de documents et vous avez besoin des conditions de branche convenues sous forme de tests écrits avant que quiconque ne les construise sous forme de règles.
- Un auditeur vous a demandé comment vous décidez qu'un changement est éditorial, ou comment vous décidez qu'une version doit être lue et comprise, et la réponse actuelle est le jugement plutôt qu'un critère documenté.
- Vous briefez un nouveau propriétaire ou approbateur de document et souhaitez qu'il voie les questions, les critères derrière chacune d'elles et exactement où mène chaque réponse.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos véritables droits de décision
Les quatre voies nomment qui répond à chaque question : auteur, propriétaire du document, réviseurs et approbateur. Remplacez-les par vos propres rôles, nommés par rôle plutôt que par personne afin que le tableau survive aux départs et aux réorganisations. Si votre responsable qualité est à la fois propriétaire et approbateur du document, fusionnez ces voies plutôt que de prétendre que la décision est partagée. Si des personnes différentes répondent aux examens techniques et réglementaires, divisez la file des évaluateurs en deux.
Rédigez le test éditorial en une phrase
La question « Modification rédactionnelle ou substantielle ? » La décision est celle dont les gens abusent, car c'est la seule voie qui évite l'examen et l'approbation. Écrivez un test que tout le monde peut appliquer : si un lecteur ferait quelque chose différemment à la suite du changement, c'est substantiel. Ensuite, énumérez explicitement les cas éditoriaux acceptés, par exemple les corrections typographiques, le formatage, un département renommé et les références croisées corrigées, et indiquez que c'est le propriétaire du document, et non l'auteur, qui décide.
Correction de l'ensemble de réviseurs obligatoires par type de document
Activez « Type de document réglementé ? » dans un tableau court, votre registre de documents peut répondre à partir d'un champ plutôt que de la mémoire. Pour chaque type, nommez les réviseurs qui doivent signer et ceux qui sont facultatifs. Réglementé signifie généralement que le document entre dans le cadre d'un système de gestion, d'une licence ou d'un dossier de sécurité ; si vous ne pouvez pas décider du type d'un document à partir de son inscription au registre, la décision sera prise de manière incohérente.
Définir le déclencheur pour un deuxième approbateur
Les secondes approbations devraient être déclenchées par une propriété du document et non par la nervosité. Les déclencheurs courants sont un type de document réglementé, un engagement juridique ou de sécurité et un document ne relevant pas de l'autorité déléguée du premier approbateur. Enregistrez le déclencheur à côté de la décision et nommez le rôle qui fournit la deuxième approbation, de sorte que le tableau indique aux personnes à qui l'envoyer plutôt que seulement qu'une autre personne est nécessaire.
Décidez quand le retravail termine le cycle
Le message « L'auteur peut-il résoudre maintenant ? » Cette décision maintient les brouillons hors d’une boucle de révision illimitée. Convenez de ce qui peut être clôturé dans le cycle en cours, généralement la formulation, la clarification et le formatage, et de ce qui ne peut pas être clôturé, généralement tout ce qui nécessite un nouveau contenu, de nouvelles données ou une décision que l'auteur n'est pas autorisé à prendre. Tout ce qui appartient au deuxième groupe revient à l'auteur sous forme de retouche et réapparaît à l'admission plutôt qu'en boucle.
Définir la règle de lecture et de compréhension et stocker les preuves
Exiger que le changement soit lu et compris lorsque le changement modifie ce que quelqu'un doit réellement faire dans une étape critique pour la sécurité, réglementée ou destinée au client, et non pour le formatage ou la formulation. Décidez avant la publication où l'accusé de réception est stocké et combien de temps il est conservé, car c'est cet enregistrement, et non l'approbation elle-même, qui démontre que les gens travaillent sur la révision en cours.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un workflow d'approbation de document ?
Il s'agit du cheminement qu'un brouillon suit entre sa rédaction et sa publication : classer le changement, sélectionner les réviseurs qui doivent le voir, résoudre leurs commentaires, obtenir l'approbation et décider quelle publication oblige les autres personnes à faire. Il s’agit d’une structure décisionnelle plutôt que d’une liste de tâches, car l’intérêt n’est pas qu’un examen ait lieu, mais quel examen a lieu et qui a le droit de décider. Un flux de travail qui applique toujours le même itinéraire à chaque document n'est pas un flux de travail ; c'est une file d'attente.
En quoi est-ce différent d’un organigramme de processus de contrôle de documents ?
Portée et forme. L'organigramme du processus de contrôle des documents est une cartographie des processus interfonctionnels couvrant l'ensemble du cycle de vie, y compris la numérotation des versions, la délivrance vers un emplacement contrôlé, le retrait des copies remplacées et l'examen périodique programmé, et il indique ce qui se passe ensuite et qui le fait. Cette page est l'arbre de décision pour le segment de révision et d'approbation uniquement, et elle répond au chemin emprunté par un document et à qui décide. Si vous rédigez une procédure, vous souhaitez probablement les deux : la cartographie des processus pour le cycle de vie et ce graphique comme règles de routage lors de sa phase d'approbation.
Quand une modification peut-elle être approuvée en tant que modification éditoriale et ignorer la révision complète ?
Seulement quand le sens ne change pas. Des correctifs typographiques, un formatage, un département renommé et des références croisées corrigées sont admissibles ; tout ce qui change ce qu'une personne doit faire, dans quel ordre, avec quelles limites ou par rapport à quels critères d'acceptation ne change pas, aussi minime soit-elle. Deux gardes veillent à ce que le parcours soit honnête : seule une révision d'un document existant peut être classée comme éditoriale, et c'est le propriétaire du document qui prend la décision plutôt que l'auteur. Enregistrez la classification, car c'est la première chose qu'un auditeur testera.
Avons-nous besoin de deux approbateurs sur un document ?
Aucune norme n’exige en règle générale deux approbateurs. La clause 7.5.2 de la norme ISO 9001 :2015 exige que les informations documentées soient examinées et approuvées quant à leur adéquation et leur adéquation avant leur publication, mais elle ne précise pas par combien de personnes. Les règles du secteur sont plus strictes dans des cas spécifiques, par exemple la fabrication pharmaceutique exige que l'unité qualité approuve les procédures de production et de contrôle des processus. La règle pratique consiste à déclencher un deuxième approbateur ou un approbateur réglementaire par propriété de document, telle qu'un type réglementé, un engagement juridique ou de sécurité, ou un document en dehors de l'autorité déléguée du premier approbateur.
Une approbation électronique compte-t-elle comme une signature ?
Dans la plupart des contextes commerciaux, un dossier d'approbation vérifiable nommant l'approbateur, la version et la date est suffisant. Dans les contextes réglementés par la FDA, 21 CFR Part 11 définit des conditions spécifiques : un enregistrement électronique signé doit indiquer le nom imprimé du signataire, la date et l'heure de la signature et la signification de la signature, telle que la révision ou l'approbation, et la signature doit être liée à son enregistrement afin qu'elle ne puisse pas être excisée, copiée ou transférée. Confirmez quel régime s'applique avant de supposer qu'une approbation par clic est suffisante.
Comment QueryChart suit-il ce qui a changé entre les cycles d'approbation ?
Chaque graphique conserve un journal des modifications et une vue Comparer les versions, gratuites et activées par défaut, afin que vous puissiez voir exactement ce qui s'est passé entre cette série de commentaires et la dernière sans rien configurer : voir /features/version-control pour savoir comment cela fonctionne. /fr/guides/comment-suivre-les-changements-dans-un-processus parcourt ce tableau exact à travers plusieurs séries d'examens pour le montrer dans la pratique. Il s'agit d'un historique des versions, et non d'une piste d'audit de conformité : un enregistrement signé et conservé de la personne qui a approuvé une fonctionnalité payante distincte, ainsi que la vue gratuite du journal des modifications et de la comparaison des versions ne l'incluent pas.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Modèle de contrôle de version de document et passe le relais à Organigramme du workflow de contrôle des modifications de documents.
C'est une étape de Contrôle des documents.
Étape 1: Organigramme du processus de contrôle des documents
Étape 2: Modèle de contrôle de version de document
Un modèle de contrôle de version de document montrant comment un brouillon passe des versions mineures (0.1, 0.2...) à la révision, obtient un nombre entier uniquement lors de l'approbation formelle et comment les révisions ultérieures…
Étape 3: Modèle d'arbre de décision du workflow d'approbation de documents Vous êtes ici
Un arbre décisionnel du flux de travail d'approbation des documents : modification éditoriale ou substantielle, réviseurs obligatoires par type de document, deuxième approbateur et formation lors de la publication.
Étape 4: Organigramme du workflow de contrôle des modifications de documents
Un organigramme du flux de travail de contrôle des modifications de documents couvrant la classification mineure/majeure, l'évaluation de l'impact du réviseur, l'approbation, l'estampillage des versions, les mises à jour de la liste de…
Étape 5: Organigramme du processus d'examen et d'approbation des politiques…