Organigramme du processus d'examen et d'approbation des politiques…
Organigramme du processus d'examen et d'approbation des politiques : déclencheur de calendrier ou d'événement, confirmation du propriétaire, analyse des écarts, consultation, examen juridique et par les représentants des employés,…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'examen et d'approbation des politiques… ?
La plupart des cadres politiques échouent discrètement plutôt que bruyamment. Les politiques existent, elles ont été approuvées par quelqu'un, et le registre comporte même des dates de révision, mais un tiers d'entre elles sont en retard, plusieurs appartiennent à des personnes qui sont parties dans le cadre d'une réorganisation, et la version sur l'intranet n'est pas celle du dossier d'intégration. La raison en est rarement que personne ne se soucie de la politique. Le fait est qu’une révision est traitée comme un travail d’édition de documents plutôt que comme un cycle de gouvernance avec un déclencheur, un propriétaire, une décision et un enregistrement. Deux symptômes sont diagnostiques. Le premier est un examen qui n’a produit aucun changement et n’a laissé aucune trace, de sorte qu’une politique qui a été lue et jugée correcte semble intacte pendant six ans. La seconde est une révision qui a été approuvée et publiée mais qui n’a jamais abouti : aucune annonce dont personne ne se souvient, aucune attestation et des dérogations toujours en vigueur contre des numéros de clauses qui n’existent plus. Il ne s’agit pas non plus d’un problème de rédaction. Les deux sont des échecs du cycle autour du document : personne n’a été nommé pour le diriger, rien n’a enregistré ce qu’il a décidé, et aucune mesure n’a été prise pour boucler la boucle avec les personnes liées par la politique.
Ce graphique représente le cycle de gouvernance d’une politique, réparti en cinq phases et six voies. Il ne s'agit pas du cycle de vie général des documents contrôlés : la numérotation des versions, l'émission, la distribution, le retrait des copies remplacées et l'examen périodique de tout type de document contrôlé appartiennent à l'organigramme du processus de contrôle des documents chez /fr/templates/organigramme-du-processus-de-controle-des-documents, et cette page suppose que la machinerie existe déjà et y fait appel. Il ne s'agit pas non plus d'un test de routage pour un seul brouillon : quels réviseurs sont obligatoires, ce qui compte comme une modification éditoriale et quand un deuxième approbateur est nécessaire sont traités de manière beaucoup plus détaillée par le flux de travail d'approbation des documents chez /fr/templates/modele-d-arbre-de-decision-du-workflow-d-approbation-de-documents. Et ce n'est pas une révision SOP. Une politique est un instrument de gouvernance : elle indique ce dont l'organisation a besoin, est détenue au niveau du conseil d'administration ou de la direction, et figure sur un calendrier, que quelque chose ait changé ou non. Une SOP est une instruction de travail qui change lorsque le travail change, c'est pourquoi le modèle de SOP contrôlé chez /fr/templates/modele-sop-controle-suivi-d-approbation-controle-de-version est construit autour de l'activité plutôt que de la date de révision. Les constatations qui déclenchent une révision de la politique proviennent souvent du processus d'audit interne de /fr/templates/modele-d-organigramme-du-processus-d-audit-interne : cette page explique comment une constatation est soulevée, celle-ci explique ce que le propriétaire de la politique en fait ensuite.
Trois éléments que la plupart des procédures politiques écrites laissent implicites sont dessinés ici sous forme de branches. « Un changement de politique est requis ? » comporte un parcours Aucun changement qui ne s'arrête pas simplement : il se termine à « Révision enregistrée, nouvelle date fixée », car une révision qui n'a produit aucun amendement est toujours une révision, et c'est exactement ce qu'un auditeur de certification échantillonne. « Quel niveau d'approbation s'applique ? » reçoit une réponse avant que la révision ne soit soumise plutôt qu'après avoir passé un mois sur un mauvais ordre du jour, et elle est acheminée vers trois organismes différents plutôt qu'un seul approbateur nominal. Et « Consultation des employés requise ? » est une vraie fourche avec une vraie sortie. Lorsqu'un comité d'entreprise ou un syndicat reconnu détient des droits de consultation ou de codétermination, le projet leur revient et "Les représentants **acceptent** le changement ?" est consigné dans le dossier ; sa branche Non convenu ne renvoie pas le projet pour une autre modification, elle déplace le changement dans une négociation avec son propre calendrier, c'est pourquoi « Référé à une négociation formelle » quitte le processus plutôt que de faire une boucle. La phase de publication est volontairement plus longue que ne le font la plupart des procédures : annoncer, remplacer, décider si le changement est suffisamment important pour s'entrainer, attester, actualiser le registre des renonciations, car c'est là que se situent réellement les échecs.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Six couloirs (Bureau politique, Propriétaire de la politique, Domaines d'activité concernés, Juridique et conformité, Représentants des employés et Organisme d'approbation) répartis en cinq phases : Déclencheur et cadrage, Analyse des écarts, Rédaction et consultation, Approbation, et Publication et attestation.
- Un déclencheur qui est soit la date de révision de la politique, soit un événement qui la dépasse, suivi de « Confirmer le propriétaire de la politique responsable » (l'étape qui détecte les politiques devenues orphelines par une réorganisation avant le début de toute rédaction.
- « Un changement de politique est requis ? » répondu à partir d'une analyse explicite des écarts, avec une branche Aucun changement qui se termine toujours par "Révision enregistrée, nouvelle date fixée", de sorte qu'une politique ne nécessitant aucun amendement ne semble jamais sans révision.
- Consultation divisée en trois volets : « Consulter les domaines d'activité concernés », « Examen de l'adéquation juridique et réglementaire » et « Consultation des employés requise ? » acheminement de la décision vers les représentants, où « Les représentants acceptent le changement ? » soit renvoie le projet à « Mettre à jour le projet après consultation », soit quitte à « Renvoyé à une négociation formelle » au lieu de revenir en arrière.
- « Quel niveau d'approbation s'applique ? » un branchement au niveau 1 (conseil d'administration), au niveau 2 (exécutif) et au niveau 3 (comité), qui convergent vers une « décision d'approbation » à trois voies (Approuvé, reformulé au brouillon, ou rejeté, se terminant par « Révision retirée et mise de côté ».
- Une phase de publication avec les étapes procédurales supposent généralement : "Publier la nouvelle version et l'annoncer", "Remplacer et archiver l'ancienne version", une "**Changement matériel** nécessitant une formation ?" décision, « Enregistrer l'attestation du personnel concerné », « Actualiser le registre des exceptions et renonciations » et la fin « Politique révisée en vigueur ».
Quand utiliser ce modèle
- Vous rédigez ou reconstruisez un cadre politique et avez besoin d’une idée de qui déclenche une révision, qui est propriétaire du contenu, qui doit être consulté et qui l’approuve.
- Votre registre de polices nomme toujours les propriétaires qui sont partis lors de la dernière réorganisation et comporte des dates de révision remontant à deux ans, et vous souhaitez que la vérification du propriétaire et le résultat enregistré sans changement soient intégrés au cycle plutôt que recherchés par courrier électronique.
- Un constat d’audit, un changement réglementaire ou une réorganisation vient de forcer une revue hors cycle, et vous souhaitez pour cela suivre le même parcours que pour une revue programmée.
- Des révisions continuent d'arriver au conseil d'administration qui auraient dû être réglées par un comité politique, et vous avez besoin que le niveau soit décidé avant la soumission plutôt que débattu lors de la réunion.
- Vous publiez des politiques révisées et ne pouvez alors pas montrer qui les a lues, ou vous constatez que des renonciations sont toujours en vigueur par rapport à des clauses qui ont été supprimées il y a deux versions.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon votre gouvernance
Remplacez le Bureau des politiques, le Propriétaire de la politique, les Domaines d'activité concernés, les Affaires juridiques et la conformité, les Représentants des employés et l'Organisme d'approbation par les rôles et les organes dont vous disposez réellement. Gardez le bureau politique séparé du propriétaire de la politique même si le bureau politique est une seule personne : l'une gère le cycle et tient le registre, l'autre est propriétaire du contenu et défend le changement. Si vous n'avez pas de comité d'entreprise ou de syndicat reconnu, supprimez le couloir des représentants du personnel et la décision qui l'alimente plutôt que de laisser dans l'organigramme une instance qui ne fait jamais rien.
Écrivez la liste de déclencheurs dans le framework
Le déclencheur du calendrier est simple ; les déclencheurs d’événements sont ceux sur lesquels les gens se disputent par la suite. Nommez-les dans le document cadre : un changement de loi ou de réglementation, une mesure coercitive, un incident grave, une constatation d'audit interne ou externe, un changement important dans le modèle opérationnel, une réorganisation et une acquisition. Dites qui a le droit de publier une critique et comment il le fait, car une révision hors cycle qui dépend du fait que quelqu'un repère une actualité n'est pas un contrôle. Enregistrez ensuite le déclencheur déclenché à chaque examen que vous exécutez.
Définissez les niveaux d'approbation avant d'en avoir besoin
Marquez dès maintenant chaque politique du registre avec son niveau et son organisme d'approbation désigné, alors que rien n'est en attente : décider d'un niveau avec une révision déjà rédigée transforme une question de gouvernance en un argument de planification. Pour le niveau 1, lisez le calendrier des affaires réservées au conseil plutôt que de deviner le sujet. Notez ensuite les deux éléments omis par les cadres : qui peut déplacer une révision entre les niveaux et à quoi ressemble une approbation déléguée lorsque l'organisme ne se réunira pas avant la date d'entrée en vigueur. C’est dans cette deuxième lacune que les politiques non approuvées entrent discrètement en vigueur.
Définir ce que signifie un changement important
"Changement matériel nécessitant une formation ?" est inerte jusqu'à ce que vous rédigiez le test. Matériel signifie que le changement modifie ce que quelqu'un doit faire : une nouvelle obligation, un seuil plus bas, une nouvelle interdiction, une voie de déclaration différente. Cela ne signifie pas un département renommé ou une référence croisée corrigée. Se tromper est coûteux dans les deux sens : une formation sur des quiz apprend aux gens à cliquer, et un changement matériel silencieux permet au personnel de faire l'ancienne chose en toute confiance. Demandez au titulaire de la police de proposer la réponse et à l'organisme d'approbation de la confirmer dans le cadre de l'approbation.
Décidez comment l’attestation et les renonciations sont suivies
Définissez la population concernée à partir d'un système d'enregistrement plutôt que d'une liste de diffusion, fixez une date limite, recherchez les non-répondants via les supérieurs hiérarchiques et classez les chiffres d'achèvement par rapport à la version de politique à laquelle ils appartiennent : un taux d'attestation sans version jointe ne prouve rien. Traitez ensuite le registre des exceptions comme faisant partie de la version plutôt que comme un nettoyage ultérieur. Donnez-lui un propriétaire nommé, exigez que chaque renonciation porte une date d'expiration, un approbateur et le contrôle compensatoire sur lequel elle s'appuie, et redirigez les survivants vers la nouvelle numérotation des clauses avant que la révision n'entre en vigueur.
Parcourez-le et publiez une version
Apportez le tableau terminé aux personnes présentes (le propriétaire de la politique, celui qui gère le registre, un réviseur juridique et le secrétaire de l'organisme d'approbation) et parcourez une véritable politique de bout en bout, y compris une révision qui ne change rien. Corrigez le graphique en fonction de ce qu'ils font réellement, et non de ce que dit le cadre. Publiez ensuite cette révision avec une approbation enregistrée et conservez les précédentes, de sorte que le processus de révision des politiques soit lui-même sous le contrôle de version qu'il exige de tout le reste.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus d’examen et d’approbation d’une politique ?
Déclenchez la révision, soit à partir de la date à laquelle la police est en vigueur, soit à partir d'un événement qui la dépasse. Confirmez qui est le propriétaire responsable, car les politiques de réorganisation sont orphelines. Analysez le texte actuel par rapport à ce qui a déclenché la révision et décidez si une modification est nécessaire. Si ce n’est pas le cas, enregistrez l’avis et fixez une nouvelle date. Si tel est le cas, rédigez la révision par rapport à la version approuvée avec le suivi des modifications, consultez les domaines d'activité régis par la clause, effectuez un examen juridique et de conformité et soumettez le changement aux représentants des salariés partout où ils détiennent des droits de consultation ou de codétermination. Mettez à jour le projet, soumettez-le au niveau d'approbation auquel se trouve la politique et enregistrez la décision. Publiez ensuite une version numérotée avec une date d'entrée en vigueur, annoncez ce qui a changé, retirez et archivez la version remplacée, formez-vous là où le changement est important, collectez l'attestation du personnel concerné et actualisez le registre des exceptions avec les nouveaux numéros de clause.
À quelle fréquence les politiques doivent-elles être révisées ?
Annuellement pour les polices comportant des obligations légales ou réglementaires et pour tout ce qui appartient au conseil ; tous les deux ans pour la plupart des autres ; et immédiatement chaque fois qu'un événement dépasse le calendrier. Le cycle fixe n'est pas la partie importante : les déclencheurs d'événements le sont. Une politique révisée dans les délais prévus le mois précédant un changement législatif est obsolète la semaine suivante, et la révision qui compte est celle non programmée. Définissez l'intervalle par politique plutôt que dans l'ensemble du cadre, écrivez-le sur la politique elle-même et conservez-le dans un registre indiquant la date suivante pour chaque entrée, pas seulement la dernière. Deux points pratiques. Décalez les dates pour que l’organisme d’approbation ne reçoive pas quarante polices en un trimestre. Et décidez ce que signifie un examen en retard avant d'en avoir un : une police n'expire pas lorsque sa date d'examen est passée, elle reste en vigueur, donc une entrée en retard doit être visible dans le registre et transmise à la direction hiérarchique du propriétaire plutôt que discrètement redatée par celui qui tient la liste.
Qui doit approuver une politique ?
L’organisme qui assume la responsabilité qu’exprime la politique, c’est pourquoi un approbateur nominal travaille rarement sur l’ensemble d’un cadre. Ce graphique en conduit à trois. Les politiques qui définissent l’appétit pour le risque, s’acquittent d’une obligation légale ou lient l’organisation à l’extérieur sont soumises au conseil d’administration. Les politiques ayant un impact transversal (comment les dépenses sont déclarées, comment les données personnelles sont traitées, comment les fournisseurs sont engagés) sont soumises à un comité exécutif où les fonctions concernées sont représentées. Le reste va à un comité politique détenant un pouvoir délégué du conseil d’administration. Marquez à l'avance chaque politique avec son niveau dans le registre, de sorte que l'itinéraire soit défini avant la rédaction plutôt que discuté lors de la soumission. Et gardez le propriétaire et l'approbateur distincts, quelle que soit la taille de l'organisation : une politique qu'une seule personne rédige, possède et autorise n'a pas fait l'objet d'une deuxième lecture, et c'est la première chose testée lorsqu'une politique s'avère contredire une obligation légale ou un contrat existant.
En quoi est-ce différent d’un organigramme de processus de contrôle de documents ?
Ils siègent à différents niveaux. L'organigramme du processus de contrôle des documents chez /fr/templates/organigramme-du-processus-de-controle-des-documents représente le cycle de vie que suit chaque document contrôlé : demande de modification, brouillon, révision, approbation, numérotation des versions, émission, distribution, retrait des copies remplacées et révision périodique, avec un contrôleur de documents qui l'exécute. Cette page représente le cycle de gouvernance d'une politique et elle suppose qu'un mécanisme de contrôle des documents existe en dessous. Ce qu'il ajoute, c'est la partie spécifique à la politique : un contrôle du propriétaire qui détecte les orphelins après une réorganisation, une analyse des écarts par rapport au déclencheur, une consultation du comité d'entreprise ou du syndicat, une approbation à plusieurs niveaux par le conseil d'administration, l'exécutif ou le comité, l'attestation de la population concernée et le registre des exceptions qui doit être revalidé lorsque les clauses bougent. Si vous souhaitez que les décisions de routage soient contenues dans une seule approbation, utilisez /fr/templates/modele-d-arbre-de-decision-du-workflow-d-approbation-de-documents. Et notez la distinction avec une SOP : une politique est un instrument de gouvernance examiné sur un calendrier, que quelque chose ait changé ou non, tandis qu'une SOP chez /fr/templates/modele-sop-controle-suivi-d-approbation-controle-de-version est une instruction de travail révisée lorsque le travail change, et si ce que vous voulez réellement, c'est l'angle de contrôle de version de la clause 7.5 ISO 9001 spécifiquement plutôt que ce cycle de gouvernance, voir /fr/guides/controle-de-version-des-documents-selon-la-norme-iso-9001-2015.
Que se passe-t-il si un examen politique révèle qu’aucun changement n’est nécessaire ?
Il doit encore être enregistré, ce qui constitue la moitié du processus ignoré par la plupart des frameworks. Dans ce graphique, la branche Aucun changement de « Modification de la stratégie requise ? » ne sort pas silencieusement ; il se termine par « Avis enregistré, nouvelle date fixée ». Le dossier doit indiquer qui l'a examiné, par rapport à quoi il l'a vérifié : la réglementation en vigueur, l'historique des incidents, les conclusions de l'audit depuis le dernier examen, la date à laquelle ils l'ont effectué et la prochaine date d'échéance. Rééditez éventuellement la même version avec une nouvelle date de révision plutôt que d'incrémenter le numéro de version, afin que l'historique du document ne se remplisse pas de révisions qui n'ont rien changé. Cela est important car les auditeurs de certification et de réglementation échantillonnent des preuves d’examen et non des preuves de changement. Une politique dont le contenu est réellement toujours correct après trois ans est un bon résultat ; une politique qui semble n'avoir pas été révisée depuis trois ans parce que personne n'a enregistré les critiques est une constatation, et les deux ne peuvent pas être distingués du registre.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Modèle d'organigramme du processus d'audit interne.
C'est une étape de Contrôle des documents.
Étape 1: Organigramme du processus de contrôle des documents
Étape 3: Modèle d'arbre de décision du workflow d'approbation de documents
Étape 4: Organigramme du workflow de contrôle des modifications de documents
Un organigramme du flux de travail de contrôle des modifications de documents couvrant la classification mineure/majeure, l'évaluation de l'impact du réviseur, l'approbation, l'estampillage des versions, les mises à jour de la liste de…
Étape 5: Organigramme du processus d'examen et d'approbation des politiques… Vous êtes ici
Organigramme du processus d'examen et d'approbation des politiques : déclencheur de calendrier ou d'événement, confirmation du propriétaire, analyse des écarts, consultation, examen juridique et par les représentants des employés,…