Flussdiagramm Richtlinienprüfung: Auslöser bis Kenntnisnahme
Flussdiagramm für Richtlinienprüfung und Freigabe: Auslöser per Termin oder Ereignis, Eigner bestätigen, Abgleich, Beteiligung von Fachbereichen, Recht und Betriebsrat, gestufte Freigabe, Veröffentlichung und Kenntnisnahme.
Was ist flussdiagramm richtlinienprüfung: auslöser bis kenntnisnahme?
Die meisten Richtlinienwerke scheitern leise statt laut. Die Richtlinien existieren, irgendwer hat sie freigegeben, und das Verzeichnis führt sogar Überprüfungstermine, aber ein Drittel davon ist überfällig, mehrere gehören Personen, die bei einer Reorganisation gegangen sind, und die Fassung im Intranet ist nicht die Fassung in der Einarbeitungsmappe. Der Grund ist selten, dass Richtlinien niemanden interessieren. Der Grund ist, dass eine Überprüfung als Textarbeit behandelt wird statt als Governance-Zyklus mit Auslöser, Eigner, Entscheidung und Nachweis. Zwei Symptome sind diagnostisch. Das erste ist eine Überprüfung, die nichts geändert und keine Spur hinterlassen hat, sodass eine gelesene und für richtig befundene Richtlinie sechs Jahre lang unberührt aussieht. Das zweite ist eine Neufassung, die freigegeben und veröffentlicht wurde, aber nie angekommen ist: keine Ankündigung, an die sich jemand erinnert, keine Kenntnisnahme, und Ausnahmegenehmigungen, die weiterhin gegen Ziffern laufen, die es nicht mehr gibt. Beides ist kein Formulierungsproblem. Beides sind Fehler im Zyklus um das Dokument herum: Niemand war benannt, ihn zu führen, nichts hat festgehalten, was er entschieden hat, und kein Schritt hat den Kreis zu den Menschen geschlossen, die die Richtlinie bindet.
Dieses Diagramm zeigt den Governance-Zyklus für eine einzelne Richtlinie, gezeichnet über fünf Phasen und sechs Bahnen. Es ist nicht der allgemeine Lebenszyklus gelenkter Dokumente: Versionierung, Ausgabe, Verteilung, der Einzug überholter Exemplare und die turnusmäßige Überprüfung jeder Art von gelenktem Dokument gehören in das Flussdiagramm zur Dokumentenlenkung unter /de/templates/dokumentenlenkung-prozess, und diese Seite setzt jene Maschinerie voraus und ruft sie auf. Es ist auch nicht die Wegeprüfung für einen einzelnen Entwurf: welche Prüfer verpflichtend sind, was als redaktionelle Änderung gilt und wann ein zweiter Freigeber nötig ist, arbeitet der Dokumentenfreigabe-Workflow unter /de/templates/dokumentenfreigabe-workflow weit ausführlicher durch. Und es ist keine SOP-Überarbeitung. Eine Richtlinie ist ein Governance-Instrument: Sie legt fest, was die Organisation verlangt, wird auf Geschäftsführungsebene verantwortet und kommt nach Terminplan wieder, ob sich etwas geändert hat oder nicht. Eine SOP ist eine Arbeitsanweisung, die sich ändert, wenn sich die Arbeit ändert. Deshalb ist die gelenkte SOP-Vorlage unter /de/templates/gelenkte-sop-vorlage um die Tätigkeit herum gebaut und nicht um den Überprüfungstermin. Feststellungen, die eine Richtlinienprüfung auslösen, kommen häufig aus dem internen Audit unter /de/templates/internes-audit-prozess: Jene Seite behandelt, wie eine Feststellung entsteht, diese behandelt, was der Richtlinieneigner danach damit tut.
Drei Dinge, die die meisten schriftlichen Richtlinienverfahren stillschweigend voraussetzen, sind hier als Verzweigung gezeichnet. „Änderung der Richtlinie nötig?“ trägt einen Zweig Keine Änderung, der nicht einfach abbricht: Er endet bei „Überprüfung dokumentiert, neuer Termin gesetzt“, denn eine Überprüfung ohne Änderung ist trotzdem eine Überprüfung, und genau danach greift ein Zertifizierungsauditor als Stichprobe. „Welche Freigabestufe gilt?“ wird beantwortet, bevor die Neufassung eingereicht wird, und nicht erst, nachdem sie einen Monat auf der falschen Tagesordnung gestanden hat; sie führt zu drei verschiedenen Gremien statt zu einem nominellen Freigeber. Und „Beteiligung des Betriebsrats nötig?“ ist eine echte Verzweigung mit echtem Ausgang. Wo Beteiligungsrechte bestehen (bei mitbestimmungspflichtigen Regelungen nach § 87 Abs. 1 BetrVG etwa zu Arbeitszeit, technischer Überwachung, Ordnung des Betriebs oder Arbeits- und Gesundheitsschutz), geht der Entwurf an den Betriebsrat, und „Betriebsrat stimmt zu?“ kommt zu Protokoll; der Zweig Keine Zustimmung schickt den Entwurf nicht in die nächste Textrunde, sondern überführt die Änderung in eine Verhandlung mit eigenem Zeitplan, die bei mitbestimmungspflichtigen Gegenständen in der Einigungsstelle endet. Deshalb verlässt „In förmliche Verhandlung überführt“ den Prozess, statt zurückzuspringen. Die Veröffentlichungsphase ist bewusst länger als in den meisten Verfahren (bekannt geben, außer Kraft setzen, entscheiden, ob geschult werden muss, Kenntnisnahme einholen, das Ausnahmeregister nachziehen), denn genau dort liegen die Fehler.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Sechs Swimlanes (Richtlinienmanagement, Richtlinieneigner, Betroffene Fachbereiche, Recht und Compliance, Betriebsrat und Freigabegremium) über fünf Phasen: Auslöser und Abgrenzung, Soll-Ist-Abgleich, Entwurf und Beteiligung, Freigabe sowie Veröffentlichung und Kenntnisnahme.
- Ein Auslöser, der entweder der Überprüfungstermin der Richtlinie selbst oder ein Ereignis ist, das ihn überholt, gefolgt von „Verantwortlichen Richtlinieneigner bestätigen“, dem Schritt, der Richtlinien abfängt, die eine Reorganisation verwaist zurückgelassen hat, bevor überhaupt geschrieben wird.
- „Änderung der Richtlinie nötig?“, beantwortet aus einem ausdrücklichen Abgleich, mit einem Zweig Keine Änderung, der trotzdem bei „Überprüfung dokumentiert, neuer Termin gesetzt“ endet, damit eine Richtlinie ohne Änderungsbedarf nie ungeprüft aussieht.
- Beteiligung über drei Bahnen verteilt: „Betroffene Fachbereiche beteiligen“, „Rechtliche und regulatorische Prüfung“ und die Entscheidung „Beteiligung des Betriebsrats nötig?“, die zum Betriebsrat führt, wo „Betriebsrat stimmt zu?“ den Entwurf entweder an „Entwurf nach der Beteiligung anpassen“ zurückgibt oder bei „In förmliche Verhandlung überführt“ austritt, statt zurückzuspringen.
- „Welche Freigabestufe gilt?“ verzweigt zu Stufe 1 (Geschäftsführung), Stufe 2 (Führungskreis) und Stufe 3 (Ausschuss), die in einer dreifachen „Freigabeentscheidung?“ zusammenlaufen: Freigegeben, Überarbeiten zurück an den Entwurf, oder Abgelehnt mit dem Ende „Neufassung zurückgezogen und zurückgestellt“.
- Eine Veröffentlichungsphase mit den Schritten, die Verfahren sonst voraussetzen: „Neue Version veröffentlichen und bekannt geben“, „Alte Version außer Kraft setzen und archivieren“, die Entscheidung „Wesentliche Änderung mit Schulungsbedarf?“, „Kenntnisnahme der Betroffenen dokumentieren“, „Ausnahmeregister aktualisieren“ und das Ende „Überarbeitete Richtlinie in Kraft“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie bauen ein Richtlinienwerk auf oder neu und brauchen ein Bild davon, wer eine Überprüfung auslöst, wer den Inhalt verantwortet, wer zu beteiligen ist und wer freigibt.
- In Ihrem Richtlinienverzeichnis stehen noch Eigner, die bei der letzten Reorganisation gegangen sind, und Überprüfungstermine, die vor zwei Jahren verstrichen sind, und Sie wollen die Eignerbestätigung und das dokumentierte Ergebnis ohne Änderung im Zyklus verankert sehen statt per E-Mail hinterhergetragen.
- Eine Auditfeststellung, eine Gesetzesänderung oder eine Reorganisation hat gerade eine außerplanmäßige Überprüfung erzwungen, und Sie wollen dafür denselben Weg nutzen wie für eine geplante.
- Neufassungen landen regelmäßig bei der Geschäftsführung, die ein Richtlinienausschuss hätte erledigen können, und die Stufe soll vor der Einreichung feststehen statt in der Sitzung ausdiskutiert zu werden.
- Sie veröffentlichen überarbeitete Richtlinien und können danach nicht zeigen, wer sie gelesen hat, oder Sie finden Ausnahmegenehmigungen, die noch gegen Ziffern laufen, die vor zwei Versionen gestrichen wurden.
So funktioniert es
Benennen Sie die Bahnen nach Ihrer Governance
Ersetzen Sie Richtlinienmanagement, Richtlinieneigner, Betroffene Fachbereiche, Recht und Compliance, Betriebsrat und Freigabegremium durch die Rollen und Gremien, die es bei Ihnen wirklich gibt. Halten Sie das Richtlinienmanagement vom Richtlinieneigner getrennt, auch wenn das Richtlinienmanagement aus einer Person besteht: Die eine Seite führt den Zyklus und pflegt das Verzeichnis, die andere verantwortet den Inhalt und vertritt die Änderung. Gibt es bei Ihnen weder einen Betriebsrat noch eine tarifliche Vertretung, löschen Sie die Bahn Betriebsrat und die Entscheidung davor, statt ein Gremium im Diagramm stehen zu lassen, das nie etwas tut.
Schreiben Sie die Auslöserliste in das Rahmenwerk
Der Terminauslöser ist einfach; über die Ereignisauslöser wird hinterher gestritten. Benennen Sie sie im Rahmendokument: eine Gesetzes- oder Verordnungsänderung, eine behördliche Maßnahme, ein schwerer Vorfall, eine interne oder externe Auditfeststellung, eine wesentliche Änderung des Betriebsmodells, eine Reorganisation und eine Übernahme. Halten Sie fest, wer eine Überprüfung vorziehen darf und auf welchem Weg, denn eine außerplanmäßige Überprüfung, die davon abhängt, dass jemand zufällig eine Meldung liest, ist keine Kontrolle. Dokumentieren Sie danach bei jeder Überprüfung, welcher Auslöser gegriffen hat.
Legen Sie die Freigabestufen fest, bevor Sie sie brauchen
Kennzeichnen Sie jede Richtlinie im Verzeichnis jetzt mit ihrer Stufe und ihrem benannten Freigabegremium, solange nichts ansteht. Eine Stufe zu entscheiden, wenn die Neufassung bereits geschrieben ist, macht aus einer Governance-Frage einen Terminstreit. Für Stufe 1 lesen Sie den Katalog der der Geschäftsführung vorbehaltenen Geschäfte, statt vom Thema auf die Zuständigkeit zu schließen. Schreiben Sie dann die zwei Dinge auf, die Rahmenwerke auslassen: wer eine Neufassung zwischen Stufen verschieben darf und wie eine delegierte Freigabe aussieht, wenn das Gremium vor dem Gültigkeitsdatum nicht mehr tagt. In dieser zweiten Lücke treten nicht freigegebene Richtlinien stillschweigend in Kraft.
Definieren Sie, was eine wesentliche Änderung ist
„Wesentliche Änderung mit Schulungsbedarf?“ bleibt wirkungslos, solange Sie den Prüfmaßstab nicht aufschreiben. Wesentlich heißt: Die Änderung verändert, was jemand tun muss: eine neue Pflicht, ein niedrigerer Schwellenwert, ein neues Verbot, ein anderer Meldeweg. Sie heißt nicht: eine umbenannte Abteilung oder ein korrigierter Querverweis. Ein Fehler kostet in beide Richtungen. Schulungen zu Nebensächlichkeiten bringen Menschen bei, sich durchzuklicken, und eine stillschweigende wesentliche Änderung lässt Beschäftigte guten Gewissens weiter das Alte tun. Lassen Sie den Richtlinieneigner die Antwort vorschlagen und das Freigabegremium sie als Teil der Freigabe bestätigen.
Entscheiden Sie, wie Kenntnisnahme und Ausnahmen nachgehalten werden
Bestimmen Sie den betroffenen Personenkreis aus einem führenden System statt aus einem Verteiler, setzen Sie eine Frist, mahnen Sie Nichtantwortende über die Führungskräfte an und legen Sie die Quoten zu der Version ab, zu der sie gehören. Eine Kenntnisnahmequote ohne Versionsbezug beweist nichts. Beachten Sie dabei die Mitbestimmung: Ein System, das die Erfüllung personenbezogen auswertet, ist eine technische Einrichtung im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Behandeln Sie das Ausnahmeregister danach als Teil der Veröffentlichung und nicht als spätere Aufräumarbeit: ein benannter Eigner, jede Ausnahmegenehmigung mit Ablaufdatum, Genehmigendem und der kompensierenden Maßnahme, auf die sie sich stützt, und richten Sie die überlebenden Einträge auf die neue Ziffernfolge aus, bevor die Neufassung in Kraft tritt.
Gehen Sie es durch und veröffentlichen Sie eine Fassung
Nehmen Sie das fertige Diagramm zu den Menschen in den Bahnen (dem Richtlinieneigner, der Person, die das Verzeichnis führt, einem Prüfer aus Recht und Compliance und der Schriftführung des Freigabegremiums) und gehen Sie eine echte Richtlinie von Anfang bis Ende durch, einschließlich einer Überprüfung, die nichts ändert. Korrigieren Sie das Diagramm auf das, was diese Menschen tatsächlich tun, und nicht auf das, was im Rahmenwerk steht. Veröffentlichen Sie dann diese Fassung mit einer dokumentierten Freigabe und behalten Sie die älteren, damit der Zyklus zur Überprüfung von Richtlinien selbst unter der Versionslenkung steht, die er von allem anderen verlangt.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte umfasst eine Richtlinienprüfung mit Freigabe?
Die Überprüfung auslösen, entweder über den Termin, den die Richtlinie trägt, oder über ein Ereignis, das ihn überholt. Bestätigen, wer der verantwortliche Eigner ist, denn Reorganisationen lassen Richtlinien verwaist zurück. Den geltenden Text gegen den Auslöser abgleichen und entscheiden, ob eine Änderung nötig ist. Ist sie es nicht, die Überprüfung dokumentieren und einen neuen Termin setzen. Ist sie es, die Neufassung mit Änderungsverfolgung gegen die freigegebene Version schreiben, die Fachbereiche beteiligen, die die Regelung betrifft, Recht und Compliance prüfen lassen und die Änderung dem Betriebsrat vorlegen, wo Beteiligungs- oder Mitbestimmungsrechte bestehen. Den Entwurf anpassen, ihn der Stufe vorlegen, in der die Richtlinie liegt, und die Entscheidung dokumentieren. Danach eine nummerierte Version mit Gültigkeitsdatum veröffentlichen, bekannt geben, was sich geändert hat, die überholte Version außer Kraft setzen und archivieren, bei wesentlichen Änderungen schulen, die Kenntnisnahme der Betroffenen einholen und das Ausnahmeregister gegen die neue Ziffernfolge nachziehen.
Wie oft sollten Richtlinien überprüft werden?
Jährlich für Richtlinien mit gesetzlichen oder regulatorischen Pflichten und für alles, was die Geschäftsführung verantwortet; alle zwei Jahre für die übrigen; und sofort, sobald ein Ereignis den Terminplan überholt. Der feste Turnus ist nicht der wichtige Teil. Die Ereignisauslöser sind es. Eine Richtlinie, die einen Monat vor einer Gesetzesänderung planmäßig überprüft wurde, ist eine Woche später veraltet, und die Überprüfung, auf die es ankommt, ist die ungeplante. Setzen Sie das Intervall je Richtlinie statt für das ganze Rahmenwerk, schreiben Sie es auf die Richtlinie selbst und führen Sie es in einem Verzeichnis, das für jeden Eintrag den nächsten Termin zeigt und nicht nur den letzten. Zwei praktische Punkte. Verteilen Sie die Termine so, dass das Freigabegremium nicht vierzig Richtlinien in einem Quartal bekommt. Und entscheiden Sie, was eine überfällige Überprüfung bedeutet, bevor Sie eine haben: Eine Richtlinie tritt nicht außer Kraft, wenn ihr Überprüfungstermin verstreicht, sie gilt weiter. Ein überfälliger Eintrag muss also im Verzeichnis sichtbar sein und an die Führungskraft des Eigners eskaliert werden, statt von der Person, die die Liste pflegt, stillschweigend neu datiert zu werden.
Wer sollte eine Richtlinie freigeben?
Das Gremium, das die Verantwortung trägt, die die Richtlinie ausdrückt. Deshalb funktioniert ein einzelner nomineller Freigeber über ein ganzes Rahmenwerk hinweg selten. Dieses Diagramm führt zu dreien. Richtlinien, die die Risikobereitschaft festlegen, eine gesetzliche Pflicht erfüllen oder die Organisation nach außen binden, gehen an die Geschäftsführung. Richtlinien mit bereichsübergreifender Wirkung (wie Reisekosten abgerechnet werden, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, wie Lieferanten beauftragt werden) gehen an einen Führungskreis, in dem die betroffenen Funktionen vertreten sind. Der Rest geht an einen Richtlinienausschuss mit delegierter Befugnis. Kennzeichnen Sie jede Richtlinie im Verzeichnis vorab mit ihrer Stufe, damit der Weg vor dem Entwurf feststeht und nicht bei der Einreichung verhandelt wird. Und halten Sie Eigner und Freigeber getrennt, so klein die Organisation auch ist: Eine Richtlinie, die eine Person schreibt, verantwortet und genehmigt, hatte keine zweite Lesung, und das ist das Erste, was geprüft wird, wenn eine Richtlinie einer gesetzlichen Pflicht oder einem bestehenden Vertrag widerspricht.
Worin unterscheidet sich das von einem Flussdiagramm zur Dokumentenlenkung?
Die beiden liegen auf verschiedenen Ebenen. Das Flussdiagramm zur Dokumentenlenkung unter /de/templates/dokumentenlenkung-prozess ist der Lebenszyklus, den jedes gelenkte Dokument durchläuft (Änderungsantrag, Entwurf, Prüfung, Freigabe, Versionierung, Ausgabe, Verteilung, Einzug überholter Exemplare und turnusmäßige Überprüfung) geführt von einem Dokumentenbeauftragten. Diese Seite ist der Governance-Zyklus für eine einzelne Richtlinie, und sie setzt jene Maschinerie darunter voraus. Hinzu kommt das, was für Richtlinien spezifisch ist: eine Eignerbestätigung, die nach einer Reorganisation verwaiste Richtlinien abfängt, der Abgleich gegen den Auslöser, die Beteiligung des Betriebsrats, die gestufte Freigabe durch Geschäftsführung, Führungskreis oder Ausschuss, die Kenntnisnahme der Betroffenen und das Ausnahmeregister, das neu bewertet werden muss, wenn sich Ziffern verschieben. Wenn Sie die Wegeentscheidungen innerhalb einer einzelnen Freigabe brauchen, nehmen Sie /de/templates/dokumentenfreigabe-workflow. Und beachten Sie den Unterschied zur SOP: Eine Richtlinie ist ein Governance-Instrument, das nach Terminplan überprüft wird, ob sich etwas geändert hat oder nicht, während eine SOP unter /de/templates/gelenkte-sop-vorlage eine Arbeitsanweisung ist, die überarbeitet wird, wenn sich die Arbeit ändert, und wenn es Ihnen speziell um den Blickwinkel der Versionskontrolle nach Abschnitt 7.5 der ISO 9001 geht und nicht um diesen Governance-Zyklus, siehe /de/guides/dokumentenversionskontrolle-iso-9001.
Was passiert, wenn eine Überprüfung keinen Änderungsbedarf ergibt?
Sie muss trotzdem dokumentiert werden, und genau diese Hälfte lassen die meisten Rahmenwerke aus. In diesem Diagramm bricht der Zweig Keine Änderung von „Änderung der Richtlinie nötig?“ nicht stillschweigend ab; er endet bei „Überprüfung dokumentiert, neuer Termin gesetzt“. Der Nachweis sollte benennen, wer geprüft hat, wogegen geprüft wurde (die geltenden Vorschriften, die Vorfallhistorie, die Auditfeststellungen seit der letzten Überprüfung), an welchem Datum das geschah und wann der nächste Termin fällig ist. Geben Sie dieselbe Version wahlweise mit neuem Überprüfungstermin erneut aus, statt die Versionsnummer hochzuzählen, damit sich die Dokumentenhistorie nicht mit Fassungen füllt, die nichts geändert haben. Das ist wichtig, weil Zertifizierungs- und Aufsichtsauditoren nach dem Nachweis der Überprüfung suchen, nicht nach dem Nachweis einer Änderung. Eine Richtlinie, deren Inhalt nach drei Jahren tatsächlich noch stimmt, ist ein gutes Ergebnis; eine Richtlinie, die drei Jahre lang ungeprüft aussieht, weil niemand die Überprüfungen dokumentiert hat, ist eine Feststellung, und im Verzeichnis sind die beiden nicht zu unterscheiden.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Vorlage internes Audit: Flussdiagramm für den Auditprozess.
Er ist ein Schritt in Dokumentenlenkung.
Schritt 1: Flussdiagramm Dokumentenlenkung: Erstellung, Freigabe, Ausgabe
Schritt 2: Vorlage: Versionskontrolle für Dokumente
Schritt 3: Entscheidungsbaum Dokumentenfreigabe: Vorlage für den Workflow
Schritt 4: Ablaufdiagramm: Dokumenten-Change-Control-Workflow
Ablaufdiagramm Dokumenten-Change-Control: Einstufung geringfügig/wesentlich, Auswirkungsbewertung durch den Prüfer, Freigabe, Versionsvergabe, Aktualisierung der Verteilerliste und formale Ablösung der Vorversion.
Schritt 5: Flussdiagramm Richtlinienprüfung: Auslöser bis Kenntnisnahme Sie sind hier
Flussdiagramm für Richtlinienprüfung und Freigabe: Auslöser per Termin oder Ereignis, Eigner bestätigen, Abgleich, Beteiligung von Fachbereichen, Recht und Betriebsrat, gestufte Freigabe, Veröffentlichung und Kenntnisnahme.