Vorlage: Versionskontrolle für Dokumente
Eine Vorlage zur Dokumentenversionskontrolle: Wie ein Entwurf über Unterversionen (0.1, 0.2 …) die Prüfung durchläuft, erst bei formaler Freigabe eine ganze Zahl erhält und wie spätere Revisionen die abgelöste Version ersetzen.
So funktioniert es
Legen Sie Ihre Dezimal- und Ganzzahl-Konvention fest
Legen Sie fest und halten Sie schriftlich fest, dass Entwurfsversionen eine Dezimalzahl und ausgegebene Versionen eine ganze Zahl tragen – oder wählen Sie ein anderes Schema, falls Ihres davon abweicht. Wichtiger als das genaue Schema ist, dass es einmal festgelegt und überall angewendet wird, wo eine Versionsnummer erscheint: in Kopf- und Fußzeilen ebenso wie im Register.
Legen Sie fest, was als neuer Prüfzyklus zählt
Legen Sie die Regel hinter „Unterversion erhöhen“ fest: Erhöht jeder Korrekturdurchgang die Nummer, oder nur eine erneute Ausgabe des Entwurfs nach vorgenommenen Änderungen? Teams, die bei jedem Kommentarstrang erhöhen, landen bei Entwürfen jenseits der zwanzig; Teams, die nur bei erneuter Ausgabe erhöhen, halten die Zählung aussagekräftig.
Legen Sie die Regel für die Hauptversion fest
Formale Freigabe ist der Auslöser, den dieses Diagramm bei „Hauptversion 1.0 vergeben“ verwendet, aber manche Organisationen erhöhen die Hauptnummer auch bei einer wesentlichen Überarbeitung ohne vollständige erneute Freigabe. Wählen Sie eine Regel und wenden Sie sie konsequent an, denn eine vermischte Regel ist genau das, was Versionsnummern jede Aussagekraft nimmt.
Legen Sie fest, was mit einer überholten Version geschieht
Entscheiden Sie bei „Vorherige Version als überholt markieren“, wo diese frühere Version danach verbleibt: archiviert im Register mit ihrem Ablösedatum, oder aus dem gelenkten Ablageort entfernt, aber für einen festen Zeitraum aufbewahrt. Beides ist vertretbar; eine nicht dokumentierte Antwort ist es nicht.
Legen Sie fest, wie eine Änderung nach der Veröffentlichung nummeriert wird
Legen Sie bei „Dokument für die nächste Version wieder öffnen“ fest, ob eine Änderung an einem in Kraft befindlichen Dokument den Unterversions-Entwurfszyklus bei der nächsten ganzen Zahl neu startet oder die Dezimalzählung ab der letzten Hauptversion fortsetzt. Das ist die Regel, die die meisten Teams zu dokumentieren vergessen, bis die zweite Revision bereits läuft.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Unter- und einer Hauptversion eines Dokuments?
Eine Unterversion, geschrieben als Dezimalzahl wie 0.1 oder 0.2, kennzeichnet einen Entwurf, der sich noch in der internen Prüfung befindet und nicht zur Anwendung freigegeben wurde. Eine Hauptversion, geschrieben als ganze Zahl wie 1.0 oder 2.0, kennzeichnet eine Version, die ein Freigeber tatsächlich unterzeichnet hat und die am gelenkten Ablageort veröffentlicht wurde. Die Unterscheidung existiert, damit die Angabe „Version 2“ immer ein ausgegebenes Dokument bedeutet – nie einen Entwurf, der sich zufällig im zweiten Prüfzyklus befindet.
Erzeugt jede Runde von Prüfkommentaren eine neue Versionsnummer?
Das legt Ihre Organisation als Regel fest, es ergibt sich nicht von selbst aus dem Nummerierungsschema. Viele Teams erhöhen die Unterversion nur, wenn ein Entwurf für eine weitere Prüfrunde erneut ausgegeben wird, nicht bei jedem einzelnen Kommentar, sodass die Nummer eine aussagekräftige Zählung der Entwurfszyklen bleibt statt eine Zählung der Bearbeitungen.
Was geschieht mit einer Version, sobald sie überholt ist – wird sie gelöscht?
Nein. Eine überholte Version wird im Versionshistorie-Register entsprechend markiert und in der Regel für eine festgelegte Aufbewahrungsfrist behalten, da sie den Nachweis liefert, was an einem bestimmten Datum gültig war. Sie wird aus dem gelenkten Ablageort entfernt, damit niemand versehentlich danach arbeitet – ein vollständiges Löschen würde jedoch den Nachweis vernichten, den ein Auditor oder eine Vorfalluntersuchung später benötigen könnte.
Wie unterscheidet sich das von einem Dokumentenlenkungsprozess oder einem Änderungsprotokoll?
Das Flussdiagramm zum Dokumentenlenkungsprozess unter /de/templates/dokumentenlenkung-prozess ist der vollständige Lebenszyklus, den ein Dokument durchläuft – Antrag, Erstellung, Prüfung, Freigabe, Ausgabe, Verteilung und turnusmäßige Überprüfung –, und diese Vorlage setzt voraus, dass dieser Lebenszyklus bereits existiert. Ein Änderungsprotokoll ist ein flaches Register einzelner Änderungen: wer was wann bearbeitet hat. Dieses Diagramm steht zwischen beiden: Es ist ausschließlich der Mechanismus, der festlegt, welche Nummer – Unter- oder Hauptversion – ein Dokument an welchem Punkt dieses Lebenszyklus tragen darf.