文件版本控制模板

运作方式

1. 定下你们的小数与整数编号惯例

   决定并写明：草稿版本用小数、已发布版本用整数，或者采用你们自己的其他惯例。具体方案是什么并不是关键，关键是把它写清楚一次，并在版本号出现的每一处——页眉、页脚、登记册——都一致套用。

2. 决定什么算作一轮新的评审

   定下“递增小版本号”背后的规则：是每一轮批注都要让编号上升，还是只有在修改完成后重新发出草稿才递增？每条意见都递增编号的团队，最后会看到二十多版的草稿；只在重新发出时才递增的团队，编号才始终有意义。

3. 定下什么样的变更配得上一个大版本号

   本图在“分配大版本号 1.0”这一步以正式审批作为触发条件，但有些组织在内容大幅重写时也会提升大版本号，即使没有经过完整的重新审批。选定一条规则并始终如一地执行，因为规则一旦混用，版本号就不再有任何意义。

4. 定义已作废版本的去向

   在“将前一版本标记为已作废”这一步，决定那个旧版本之后存放在哪里：连同作废日期一起归档在登记册中，或者从受控位置移除但保留一段固定期限。两种做法都站得住脚，唯独没有写明答案站不住脚。

5. 决定发布后的变更如何编号

   在“以下一个版本重新开启该文件”这一步，明确对一份现行文件的变更，是从下一个整数重新开始小版本起草循环，还是接着上一个大版本号继续用小数。这是大多数团队直到第二次修订已经开始，才想起要写下来的规则。

常见问题

文件的小版本和大版本有什么区别？

小版本写作小数，如 0.1 或 0.2，表示一份仍在内部评审、尚未获准使用的草稿。大版本写作整数，如 1.0 或 2.0，表示审批人真正签字确认、并已发布到受控位置的版本。设立这条区别，是为了让“第 2 版”这个说法永远指的是已发布文件，而不会是恰好进行到第二轮评审的草稿。

每一轮评审意见都会产生一个新版本号吗？

这是由你们组织自行制定的规则，编号方案本身并不强制规定。许多团队只在草稿被重新发出、进入下一轮评审时才递增小版本号，而不是每一条意见都递增，这样编号才是一个有意义的起草轮次计数，而不是修改次数的计数。

一个版本被作废之后会怎样，会被删除吗？

不会。已作废的版本会在版本历史登记册中被相应标记，并通常保留一段规定的期限，因为它是某个特定日期当时生效内容的记录。它会从受控位置撤下，以免有人误用，但如果直接删除，就会抹去审计员或事故调查日后可能需要的证据。

这和文件控制流程或修订记录有什么区别？

/zh/templates/文件控制流程 上的文件控制流程图，是文件所经历的完整生命周期——申请、起草、评审、审批、发布、分发与定期审查，本模板假定那套生命周期已经存在。修订记录则是一份扁平的登记册，记录每一次具体变更：谁在什么时候改了什么。这张图介于两者之间：它只是那个决定文件在生命周期各个时点上应携带哪一个编号（小版本还是大版本）的机制。