文件版本控制模板
文件版本控制模板：展示草稿如何以小版本号（0.1、0.2……）经历评审，只有正式批准才获得整数版本号，以及后续修订如何使旧版本作废。
什么是文件版本控制流程
版本号是一种简写，它告诉每个人手上拿的是哪一份文件、能不能信。本模板遵循的是大多数质量与文件控制体系采用的惯例：小数——0.1、0.2、0.3……——表示仍在内部评审中的草稿，整数——1.0、2.0、3.0——表示已经实际获批并发布的版本。这条规则说起来简单，实践中却很容易被打破，因为没有什么能阻止有人出于习惯把草稿直接叫成下一个整数版本，而这恰恰是编号方案存在的意义所在：防止这种混淆。
这张图不是完整的文件控制生命周期。从申请、起草、正式审批、发布到定期审查，文件端到端经历的整套程序，是 /zh/templates/文件控制流程 上的文件控制流程图，本模板假定那套程序已经存在于它的外围。这张图从那个生命周期中单独抽出来的，是一个具体机制：版本号本身是如何变动的，而且它有意比修订记录更窄。谁在哪一行改了什么、什么时候改的，这类记录属于一份扁平的变更登记册；这张图只关心文件在生命周期的每个时点上有权携带哪一个编号。
编号并不会在首次发布之后就停止。一份已发布的文件如果还需要进一步变更，会以下一个版本号重新走一遍同样的评审与审批循环，而不是另起一份新文件；它所取代的那个版本会被标记为已作废，而不是被删除，这样日后任何人打开一份旧的存档或打印副本，都能一眼看出它已经不是现行版本。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 五条泳道对应会接触版本号的角色——起草人、评审人、版本管理员、审批人与使用人员——横跨五个阶段：起草、内部评审、修订、审批，以及发布并生效。
- 草稿编号：新文件在第一次发出之前就被赋予草稿版本 0.1，因此任何人看到的第一份副本都已经带着可追溯的编号。
- 评审与递增循环：“是否需要修改？”这道判断把草稿导向“递增小版本号”和“根据意见修改草稿”，然后再送回重新评审，于是 0.1 变成 0.2、0.2 变成 0.3，编号本身就记录了草稿经历过多少轮循环。
- 大版本关口：“是否批准发布？”是图中唯一会带来整数版本号的判断。被驳回的草稿会回到小版本循环，而不会被照样发布。
- 发布与作废：版本历史登记册被更新，已批准的版本被发布到受控位置，它所取代的版本被标记为已作废——这一切都发生在使用人员打开新副本之前。
- 发布后循环：“发布后是否有变更申请？”这道判断把一份现行文件以下一个版本号重新送回同一条评审与审批循环，而不是把现行文件当成不可更改的。
何时使用本模板
- 你们正在设计或撰写一套版本编号方案，需要把草稿修订与已发布版本之间的区别展示出来，而不只是说一句话带过。
- 评审人反复把一份尚未发布的草稿当成已批准版本来引用，比如把第三轮评审当成正式发布，只因为两者在某个环节都被叫成了“第 3 版”。
- 你们正在决定大版本的分界线该落在哪里——正式审批、内容大幅重写，还是固定的发布周期——并且想先有一个具体例子作为依据，再把规则定下来。
- 你们需要向审计员或新任版本管理员说明，为什么已作废的版本仍然能在登记册里找到，而不是被直接删除。
- 你们正在文件管理系统或模板库中配置版本编号规则，希望先把这套机制梳理清楚，再动手搭建。
运作方式
定下你们的小数与整数编号惯例
决定并写明：草稿版本用小数、已发布版本用整数，或者采用你们自己的其他惯例。具体方案是什么并不是关键，关键是把它写清楚一次，并在版本号出现的每一处——页眉、页脚、登记册——都一致套用。
决定什么算作一轮新的评审
定下“递增小版本号”背后的规则：是每一轮批注都要让编号上升，还是只有在修改完成后重新发出草稿才递增？每条意见都递增编号的团队，最后会看到二十多版的草稿；只在重新发出时才递增的团队，编号才始终有意义。
定下什么样的变更配得上一个大版本号
本图在“分配大版本号 1.0”这一步以正式审批作为触发条件，但有些组织在内容大幅重写时也会提升大版本号，即使没有经过完整的重新审批。选定一条规则并始终如一地执行，因为规则一旦混用，版本号就不再有任何意义。
定义已作废版本的去向
在“将前一版本标记为已作废”这一步，决定那个旧版本之后存放在哪里：连同作废日期一起归档在登记册中，或者从受控位置移除但保留一段固定期限。两种做法都站得住脚，唯独没有写明答案站不住脚。
决定发布后的变更如何编号
在“以下一个版本重新开启该文件”这一步，明确对一份现行文件的变更，是从下一个整数重新开始小版本起草循环，还是接着上一个大版本号继续用小数。这是大多数团队直到第二次修订已经开始，才想起要写下来的规则。
常见问题
文件的小版本和大版本有什么区别？
小版本写作小数，如 0.1 或 0.2，表示一份仍在内部评审、尚未获准使用的草稿。大版本写作整数，如 1.0 或 2.0，表示审批人真正签字确认、并已发布到受控位置的版本。设立这条区别，是为了让“第 2 版”这个说法永远指的是已发布文件，而不会是恰好进行到第二轮评审的草稿。
每一轮评审意见都会产生一个新版本号吗？
这是由你们组织自行制定的规则，编号方案本身并不强制规定。许多团队只在草稿被重新发出、进入下一轮评审时才递增小版本号，而不是每一条意见都递增，这样编号才是一个有意义的起草轮次计数，而不是修改次数的计数。
一个版本被作废之后会怎样，会被删除吗？
不会。已作废的版本会在版本历史登记册中被相应标记，并通常保留一段规定的期限，因为它是某个特定日期当时生效内容的记录。它会从受控位置撤下，以免有人误用，但如果直接删除，就会抹去审计员或事故调查日后可能需要的证据。
这和文件控制流程或修订记录有什么区别？
/zh/templates/文件控制流程 上的文件控制流程图，是文件所经历的完整生命周期——申请、起草、评审、审批、发布、分发与定期审查，本模板假定那套生命周期已经存在。修订记录则是一份扁平的登记册，记录每一次具体变更：谁在什么时候改了什么。这张图介于两者之间：它只是那个决定文件在生命周期各个时点上应携带哪一个编号（小版本还是大版本）的机制。
此流程所处的位置
在大多数组织中，此流程紧随文件控制流程图之后，并交接给文件审批工作流决策树。
它是文件控制中的一个步骤。
第 1 步: 文件控制流程图
文件控制流程图，含起草人、评审人、审批人、文件管理员与最终用户五条泳道：起草、审批、发放与定期审查。
第 2 步: 文件版本控制模板 当前位置
文件版本控制模板：展示草稿如何以小版本号（0.1、0.2……）经历评审，只有正式批准才获得整数版本号，以及后续修订如何使旧版本作废。
第 3 步: 文件审批工作流决策树
文件审批工作流的决策树：编辑性修改还是实质性修改、按文件类型确定的必审评审人、第二审批人，以及发布时的已读并理解要求。
第 4 步: 文件变更控制流程图
第 5 步: 制度审查与审批流程图（从触发到签认）
