قالب ضبط إصدارات الوثائق

كيف تعمل

1. ثبّت اصطلاح الرقم العشري والرقم الصحيح

   قرّر ودوّن أن المسودات تأخذ رقماً عشرياً والإصدارات الصادرة تأخذ رقماً صحيحاً، أو اعتمد اصطلاحاً آخر إن اختلف لديك. المخطط الدقيق أقل أهمية من أن يُذكر مرة واحدة ويُطبَّق في كل مكان يظهر فيه رقم إصدار، بما في ذلك الترويسات والتذييلات والسجل.

2. قرّر ما الذي يُعدّ حلقة مراجعة جديدة

   ثبّت القاعدة خلف «رفع الإصدار الفرعي»: هل كل مرور بالتصحيح يرفع الرقم، أم فقط إعادة إصدار المسودة بعد إجراء التعديلات؟ الفرق التي ترفع الرقم عند كل سلسلة ملاحظات ينتهي بها المطاف بمسودات في العشرينيات؛ أما التي ترفعه فقط عند إعادة الإصدار فتبقي العدّ ذا معنى.

3. ضع قاعدة ما يستحق إصداراً رئيسياً

   الاعتماد الرسمي هو المُحفِّز الذي يستخدمه هذا المخطط عند «تعيين الإصدار الرئيسي 1.0»، لكن بعض المؤسسات ترفع الرقم الرئيسي أيضاً عند إعادة كتابة جوهرية حتى بلا إعادة اعتماد كاملة. اختر قاعدة واحدة وطبّقها باستمرار، فالقاعدة المختلطة هي ما يجعل أرقام الإصدارات تفقد معناها.

4. عرّف مصير الإصدار الملغى

   عند «وسم الإصدار السابق بأنه ملغى»، قرّر أين يعيش ذلك الإصدار السابق بعدئذ: مؤرشفاً في السجل مع تاريخ الإلغاء، أو مزالاً من الموقع المضبوط ومحتفظاً به لمدة محددة. كلا الخيارين مدافَع عنه؛ أما الإجابة غير الموثقة فلا.

5. قرّر كيف يُرقَّم تغيير ما بعد النشر

   عند «إعادة فتح الوثيقة عند الإصدار التالي»، ثبّت هل يعيد التغيير على وثيقة سارية دورة صياغة الإصدار الفرعي من الرقم الصحيح التالي، أم يستأنف الأرقام العشرية من آخر رقم رئيسي. هذه هي القاعدة التي تنساها معظم الفرق حتى يكون التنقيح الثاني جارياً بالفعل.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين الإصدار الفرعي والإصدار الرئيسي للوثيقة؟

الإصدار الفرعي، ويُكتب رقماً عشرياً مثل 0.1 أو 0.2، يُميّز مسودة ما زالت داخل المراجعة الداخلية ولم تُعتمد للاستخدام. أما الإصدار الرئيسي، ويُكتب رقماً صحيحاً مثل 1.0 أو 2.0، فيُميّز إصداراً أجازه معتمِد فعلاً ونُشر في الموقع المضبوط. والتمييز موجود كي يعني الاستشهاد بـ«الإصدار 2» دائماً وثيقة صادرة، لا مسودة صادف أنها في حلقة مراجعتها الثانية.

هل تُنشئ كل جولة ملاحظات مراجعة رقم إصدار جديداً؟

تلك قاعدة تضعها مؤسستك، لا شيئاً يفرضه نظام الترقيم بذاته. كثير من الفرق يرفع الإصدار الفرعي فقط حين تُعاد إصدار المسودة لجولة مراجعة أخرى، لا عند كل ملاحظة فردية، كي يبقى الرقم عدّاً ذا معنى لحلقات الصياغة لا عدّاً للتعديلات.

ماذا يحدث للإصدار حين يُلغى، هل يُحذف؟

لا. يُوسَم الإصدار الملغى بذلك في سجل تاريخ الإصدارات ويُحتفظ به عادةً لمدة احتفاظ محددة، لأنه سجل ما كان سارياً في تاريخ بعينه. يُسحب من الموقع المضبوط كي لا يعمل أحد به سهواً، لكن حذفه كلياً يزيل الدليل الذي قد يحتاجه مدقّق أو تحقيق في حادثة لاحقاً.

كيف يختلف هذا عن عملية ضبط الوثائق أو سجل التنقيحات؟

مخطط عملية ضبط الوثائق على /ar/templates/عملية-ضبط-الوثائق هو دورة الحياة الكاملة التي تمرّ بها الوثيقة، الطلب والصياغة والمراجعة والاعتماد والإصدار والتوزيع والمراجعة الدورية، وهذا القالب يفترض تلك الدورة قائمة أصلاً. أما سجل التنقيحات فسجل مسطّح للتغييرات الفردية، من عدّل وماذا ومتى. ويقع هذا المخطط بينهما: فهو فقط الآلية التي تحدد أي رقم، فرعي أو رئيسي، يحق للوثيقة أن تحمله في كل نقطة من تلك الدورة.