Plantilla de control de versiones de documentos
Una plantilla que muestra cómo un borrador avanza por versiones menores durante la revisión, obtiene un número entero con la aprobación formal, y cómo las revisiones posteriores sustituyen a la versión anterior.
¿Qué es plantilla de control de versiones de documentos?
Un número de versión es el atajo que le dice a cualquiera qué copia de un documento tiene en las manos y si puede fiarse de ella. La convención que sigue esta plantilla es la que usan la mayoría de los sistemas de calidad y de control documental: un número decimal, 0.1, 0.2, 0.3 y así sucesivamente, marca un borrador que todavía está en revisión interna, y un número entero, 1.0, 2.0, 3.0, marca una versión que realmente ha sido aprobada y emitida. La regla es fácil de enunciar y fácil de romper en la práctica, porque nada impide que alguien llame por costumbre al siguiente número entero a un borrador, que es exactamente la confusión que un esquema de numeración existe para evitar.
Este diagrama no es el ciclo de vida del control documental. La solicitud, la redacción, la aprobación formal, la publicación y la revisión periódica, el procedimiento completo que recorre un documento de principio a fin, es el diagrama de flujo del proceso de control de documentos en /es/templates/proceso-de-control-de-documentos, y esta plantilla da por hecho que ese procedimiento ya existe alrededor de ella. Lo que este diagrama aísla es un único mecanismo dentro de ese ciclo de vida: cómo se mueve el propio número de versión, y es deliberadamente más estrecho que un registro de revisiones. Anotar quién cambió qué línea y cuándo pertenece a un registro plano de cambios; este diagrama solo se ocupa de qué número tiene derecho a llevar un documento en cada punto de su vida.
La numeración no se detiene en la primera publicación. Un documento publicado que necesita un cambio adicional vuelve a pasar por el mismo ciclo de revisión y aprobación en la siguiente versión, en lugar de convertirse en un documento nuevo, y la versión que sustituye se marca como obsoleta en lugar de eliminarse, de modo que cualquiera que más tarde abra una copia antigua guardada o impresa pueda ver de un vistazo que ya no está vigente.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco carriles para las personas que intervienen en un número de versión, Autor, Revisor, Controlador de versiones, Aprobador y Lector, repartidos en cinco fases: borrador, revisión interna, corrección, aprobación, y publicado y en vigor.
- Numeración de borrador: a un documento nuevo se le asigna la versión de borrador 0.1 antes de circular por primera vez, de modo que la primera copia que ve cualquiera ya lleva un número trazable.
- El bucle de revisión e incremento: la decisión «¿Se requieren cambios?» dirige el borrador por «Incrementar la versión menor» y «Corregir el borrador según los comentarios» antes de volver a una nueva revisión, de modo que 0.1 pasa a 0.2, 0.2 pasa a 0.3, y el propio número deja constancia de cuántos ciclos ha atravesado un borrador.
- La puerta de la versión mayor: «¿Aprobado para emisión?» es la única decisión del diagrama que conduce a la asignación de un número entero. Un borrador rechazado vuelve al bucle de la versión menor en lugar de emitirse de todos modos.
- Publicación y sustitución: se actualiza el registro del historial de versiones, la versión aprobada se publica en la ubicación controlada y la versión que reemplaza se marca como obsoleta, todo antes de que un lector llegue siquiera a abrir la copia nueva.
- El bucle posterior a la publicación: la decisión «¿Se solicita un cambio tras la publicación?» devuelve un documento en vigor al mismo ciclo de revisión y aprobación en la siguiente versión, en lugar de tratar un documento vivo como inmutable.
Cuándo usar esta plantilla
- Estás diseñando o documentando un esquema de numeración de versiones y necesitas mostrar, no solo enunciar, la diferencia entre una revisión de borrador y una versión emitida.
- Los revisores siguen citando un borrador no emitido como si fuera la versión aprobada, por ejemplo tratando el tercer ciclo de revisión como si fuera una versión formal porque a ambos se les llamó «versión 3» en algún momento del camino.
- Estás decidiendo dónde poner el límite de la versión mayor, en la aprobación formal, en una reescritura sustancial del contenido o en un calendario fijo de emisión, y quieres un ejemplo concreto sobre el que argumentar antes de fijar la regla.
- Necesitas explicarle a un auditor o a un nuevo controlador de documentos por qué una versión obsoleta se puede seguir localizando en el registro en lugar de haberse eliminado sin más.
- Estás configurando las reglas de numeración de versiones en un sistema de gestión documental o en una biblioteca de plantillas y quieres tener el mecanismo mapeado antes de construirlo.
Cómo funciona
Fija tu convención de decimales y números enteros
Decide, y déjalo por escrito, que los borradores llevan decimal y las versiones emitidas llevan número entero, o elige otra convención si la tuya es distinta. El esquema exacto importa menos que el hecho de que se enuncie una sola vez y se aplique en todos los sitios donde aparece un número de versión, incluidos encabezados, pies de página y el registro.
Decide qué cuenta como un nuevo ciclo de revisión
Fija la regla que hay detrás de «Incrementar la versión menor»: ¿sube el número en cada pasada de comentarios, o solo cuando el borrador se reedita tras aplicar los cambios? Los equipos que incrementan en cada hilo de comentarios acaban con borradores en la veintena; los que incrementan solo al reeditar mantienen el número con sentido.
Fija la regla de qué se gana una versión mayor
La aprobación formal es el disparador que usa este diagrama en «Asignar versión mayor 1.0», pero algunas organizaciones también suben el número mayor ante una reescritura sustancial incluso sin una reaprobación completa. Elige una sola regla y aplícala de forma constante, porque una regla mixta es justo lo que hace que los números de versión dejen de significar nada.
Define qué ocurre con una versión obsoleta
En «Marcar la versión anterior como obsoleta», decide dónde vive esa versión anterior después: archivada en el registro con su fecha de sustitución, o retirada de la ubicación controlada pero conservada durante un periodo fijo. Cualquiera de las dos opciones es defendible; una respuesta sin documentar no lo es.
Decide cómo se numera un cambio posterior a la publicación
En «Reabrir el documento en la siguiente versión», fija si un cambio sobre un documento en vigor reinicia el ciclo de borrador con versión menor a partir del siguiente número entero, o retoma los decimales desde el último número mayor. Esta es la regla que la mayoría de los equipos olvida dejar por escrito hasta que la segunda revisión ya está en marcha.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una versión menor y una versión mayor de un documento?
Una versión menor, escrita como decimal, por ejemplo 0.1 o 0.2, marca un borrador que sigue en revisión interna y que no ha sido aprobado para su uso. Una versión mayor, escrita como número entero, por ejemplo 1.0 o 2.0, marca una versión que un aprobador ha firmado realmente y que se ha publicado en la ubicación controlada. La distinción existe para que citar la «versión 2» signifique siempre un documento emitido, nunca un borrador que da la casualidad de estar en su segundo ciclo de revisión.
¿Cada ronda de comentarios de revisión genera un nuevo número de versión?
Esa es una regla que fija tu organización, no algo que el esquema de numeración dicte por sí solo. Muchos equipos incrementan la versión menor solo cuando el borrador se reedita para una nueva ronda de revisión, no ante cada comentario individual, de modo que el número sigue siendo un recuento con sentido de los ciclos de redacción y no un recuento de ediciones.
¿Qué ocurre con una versión una vez que queda obsoleta, se elimina?
No. Una versión obsoleta se marca como tal en el registro del historial de versiones y normalmente se conserva durante un periodo de retención definido, porque es el registro de lo que estuvo en vigor en una fecha determinada. Se retira de la ubicación controlada para que nadie trabaje con ella por error, pero eliminarla del todo borra la evidencia que un auditor o una investigación de incidentes podría necesitar más adelante.
¿En qué se diferencia esto de un proceso de control de documentos o de un registro de revisiones?
El diagrama de flujo del proceso de control de documentos en /es/templates/proceso-de-control-de-documentos es el ciclo de vida completo que recorre un documento: solicitud, redacción, revisión, aprobación, emisión, distribución y revisión periódica, y esta plantilla da por hecho que ese ciclo de vida ya existe. Un registro de revisiones es un registro plano de cambios individuales, quién editó qué y cuándo. Este diagrama se sitúa entre los dos: es solo el mecanismo que decide qué número, menor o mayor, tiene derecho a llevar un documento en cada punto de ese ciclo de vida.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo del proceso de control de documentos y da paso a Flujo de aprobación de documentos (árbol de decisión).
Es un paso de Control documental.
Paso 1: Diagrama de flujo del proceso de control de documentos
Diagrama de flujo de control documental con carriles de Autor, Revisor, Aprobador, Responsable documental y Usuarios finales: redacción, aprobación, emisión y revisión periódica.
Paso 2: Plantilla de control de versiones de documentos Estás aquí
Una plantilla que muestra cómo un borrador avanza por versiones menores durante la revisión, obtiene un número entero con la aprobación formal, y cómo las revisiones posteriores sustituyen a la versión anterior.
Paso 3: Flujo de aprobación de documentos (árbol de decisión)
Árbol de decisión del flujo de aprobación de documentos: cambio editorial o sustantivo, revisores obligatorios por tipo de documento, segundo aprobador y formación al publicar.
Paso 4: Diagrama de flujo de control de cambios de documentos
Paso 5: Diagrama de flujo de revisión y aprobación de políticas
