Plantilla de control de versiones de documentos
Una plantilla que muestra cómo un borrador avanza por versiones menores durante la revisión, obtiene un número entero con la aprobación formal, y cómo las revisiones posteriores sustituyen a la versión anterior.
Cómo funciona
Fija tu convención de decimales y números enteros
Decide, y déjalo por escrito, que los borradores llevan decimal y las versiones emitidas llevan número entero, o elige otra convención si la tuya es distinta. El esquema exacto importa menos que el hecho de que se enuncie una sola vez y se aplique en todos los sitios donde aparece un número de versión, incluidos encabezados, pies de página y el registro.
Decide qué cuenta como un nuevo ciclo de revisión
Fija la regla que hay detrás de «Incrementar la versión menor»: ¿sube el número en cada pasada de comentarios, o solo cuando el borrador se reedita tras aplicar los cambios? Los equipos que incrementan en cada hilo de comentarios acaban con borradores en la veintena; los que incrementan solo al reeditar mantienen el número con sentido.
Fija la regla de qué se gana una versión mayor
La aprobación formal es el disparador que usa este diagrama en «Asignar versión mayor 1.0», pero algunas organizaciones también suben el número mayor ante una reescritura sustancial incluso sin una reaprobación completa. Elige una sola regla y aplícala de forma constante, porque una regla mixta es justo lo que hace que los números de versión dejen de significar nada.
Define qué ocurre con una versión obsoleta
En «Marcar la versión anterior como obsoleta», decide dónde vive esa versión anterior después: archivada en el registro con su fecha de sustitución, o retirada de la ubicación controlada pero conservada durante un periodo fijo. Cualquiera de las dos opciones es defendible; una respuesta sin documentar no lo es.
Decide cómo se numera un cambio posterior a la publicación
En «Reabrir el documento en la siguiente versión», fija si un cambio sobre un documento en vigor reinicia el ciclo de borrador con versión menor a partir del siguiente número entero, o retoma los decimales desde el último número mayor. Esta es la regla que la mayoría de los equipos olvida dejar por escrito hasta que la segunda revisión ya está en marcha.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una versión menor y una versión mayor de un documento?
Una versión menor, escrita como decimal, por ejemplo 0.1 o 0.2, marca un borrador que sigue en revisión interna y que no ha sido aprobado para su uso. Una versión mayor, escrita como número entero, por ejemplo 1.0 o 2.0, marca una versión que un aprobador ha firmado realmente y que se ha publicado en la ubicación controlada. La distinción existe para que citar la «versión 2» signifique siempre un documento emitido, nunca un borrador que da la casualidad de estar en su segundo ciclo de revisión.
¿Cada ronda de comentarios de revisión genera un nuevo número de versión?
Esa es una regla que fija tu organización, no algo que el esquema de numeración dicte por sí solo. Muchos equipos incrementan la versión menor solo cuando el borrador se reedita para una nueva ronda de revisión, no ante cada comentario individual, de modo que el número sigue siendo un recuento con sentido de los ciclos de redacción y no un recuento de ediciones.
¿Qué ocurre con una versión una vez que queda obsoleta, se elimina?
No. Una versión obsoleta se marca como tal en el registro del historial de versiones y normalmente se conserva durante un periodo de retención definido, porque es el registro de lo que estuvo en vigor en una fecha determinada. Se retira de la ubicación controlada para que nadie trabaje con ella por error, pero eliminarla del todo borra la evidencia que un auditor o una investigación de incidentes podría necesitar más adelante.
¿En qué se diferencia esto de un proceso de control de documentos o de un registro de revisiones?
El diagrama de flujo del proceso de control de documentos en /es/templates/proceso-de-control-de-documentos es el ciclo de vida completo que recorre un documento: solicitud, redacción, revisión, aprobación, emisión, distribución y revisión periódica, y esta plantilla da por hecho que ese ciclo de vida ya existe. Un registro de revisiones es un registro plano de cambios individuales, quién editó qué y cuándo. Este diagrama se sitúa entre los dos: es solo el mecanismo que decide qué número, menor o mayor, tiene derecho a llevar un documento en cada punto de ese ciclo de vida.