Familia de procesos
Proceso de control documental: del borrador a la revisión periódica
Cómo un documento controlado pasa de solicitud a borrador, numeración de versión, revisión, aprobación, publicación y revisión periódica: cinco plantillas secuenciadas, registros y variantes SOP.
El control documental garantiza que el procedimiento que sigue una persona es el vigente y aprobado. La familia cubre solicitud, borrador, versiones, revisión y aprobación, publicación, sustitución y revisión periódica.
El control documental muestra el ciclo completo por responsable. El control de versiones fija la numeración de borradores y versiones aprobadas, y el flujo de aprobación asigna revisores y aprobadores obligatorios.
El cambio documental clasifica revisiones, publica la nueva versión y sustituye formalmente la anterior. La revisión periódica registra también una decisión de no cambio; no existe una plantilla separada para obsolescencia o conservación.
El registro de revisión y el historial SOP dejan las pruebas de cada cambio. El cambio de SOP decide la necesidad de reentrenamiento, y la plantilla de SOP controlado aplica el ciclo al documento. El control de cambios gestiona modificaciones de proceso y la auditoría interna revisa primero copias obsoletas.
La secuencia
Paso 1: Diagrama de flujo del proceso de control de documentos
Diagrama de flujo de control documental con carriles de Autor, Revisor, Aprobador, Responsable documental y Usuarios finales: redacción, aprobación, emisión y revisión periódica.
Paso 2: Plantilla de control de versiones de documentos
Una plantilla que muestra cómo un borrador avanza por versiones menores durante la revisión, obtiene un número entero con la aprobación formal, y cómo las revisiones posteriores sustituyen a la versión anterior.
Paso 3: Flujo de aprobación de documentos (árbol de decisión)
Árbol de decisión del flujo de aprobación de documentos: cambio editorial o sustantivo, revisores obligatorios por tipo de documento, segundo aprobador y formación al publicar.
Paso 4: Diagrama de flujo de control de cambios de documentos
Diagrama de flujo de control de cambios de documentos: clasificación en menor o mayor, evaluación de impacto, aprobación, sellado de versión, actualización de la lista de distribución y sustitución formal de la versión anterior.
Paso 5: Diagrama de flujo de revisión y aprobación de políticas
Diagrama del proceso de revisión y aprobación de políticas: disparador por calendario o evento, confirmación del propietario, análisis de brechas, consulta, revisión legal y laboral, aprobación por niveles, publicación y acuse.
También forma parte de esta familia
- Plantilla de registro de cambios de documentos — Una plantilla de registro de cambios de documentos: sigue un cambio en cualquier documento controlado desde la solicitud, pasando por una entrada pendiente, la implementación y la verificación, hasta un registro cerrado.
- Plantilla de historial de revisiones de un SOP — Una plantilla de historial de revisiones de un SOP: cómo un cambio propuesto se convierte en una entrada fechada, se contrasta con los cambios pendientes, se revisa, se aprueba y se finaliza con la versión que sustituye.
- Diagrama de flujo del proceso de control de cambios de SOP — Un diagrama de flujo de control de cambios de SOP con enrutamiento por criticidad de seguridad, aprobación con puerta de calidad y reciclaje práctico obligatorio antes de la puesta en marcha.
- Plantilla de SOP controlado: con aprobación y versiones — Plantilla controlada de procedimiento operativo estándar (SOP): objeto, alcance, responsabilidades, pasos del procedimiento y referencias, con flujo de aprobación, control de versiones y pista de auditoría.
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