Procesfamilie
Dokumentstyring: fem skabeloner fra udkast til periodisk gennemgang
Fem flowcharts til styrede dokumenter fra aendringsanmodning, udkast og versionsnummer gennem kontrol og godkendelse til udgivelse og periodisk gennemgang, med revisionslog og SOP-varianter.
Dokumentstyring sikrer, at den procedure en medarbejder følger, er den gældende og godkendte version. Familien går fra anmodning og udkast til formel udgivelse, erstattelse og efterfølgende gennemgang.
Dokumentstyring viser hele livscyklussen med forfatter, kontrollør, godkender, dokumentansvarlig og bruger. Versionsstyring fastlægger nummereringen, og godkendelsesworkflowet vælger obligatoriske kontrollører og udfald.
Dokumentændringsstyring klassificerer revisionen, udgiver den nye version og erstatter den gamle i alle distributionspunkter. Periodisk gennemgang registrerer også et resultat uden ændring. Tilbagetrækning og retention er trin i disse skabeloner, ikke selvstændige sider.
Revisionslog og SOP-historik er optegnelserne fra processen, mens SOP-ændringsstyring tilføjer beslutningen om genoplæring. En ændring i flere dokumenter eller i selve processen hører til ændringsstyring, og intern audit kontrollerer ofte dokumentstyring først.
Rækkefølgen
Trin 1: Flowchart for dokumentstyring
Flowchart for dokumentstyring med baner for forfatter, faglig reviewer, godkender, dokumentansvarlig og slutbrugere: udkast, godkendelse, udstedelse og periodisk review.
Trin 2: Skabelon til dokumentversionsstyring
En skabelon til dokumentversionsstyring, der viser, hvordan et udkast bevæger sig gennem mindre versioner (0.1, 0.2...) og review, først får et helt tal ved formel godkendelse, og hvordan senere revisioner erstatter den version, de afløser.
Trin 3: Beslutningstræ for dokumentgodkendelse
Beslutningstræ for godkendelse af dokumenter: redaktionel eller indholdsmæssig ændring, obligatoriske reviewere efter dokumenttype, ekstra godkender og læst-og-forstået ved frigivelse.
Trin 4: Workflow for dokumentændringsstyring
En workflow for dokumentændringsstyring, der dækker klassifikation som mindre/større, reviewerens konsekvensvurdering, godkendelse, versionsstempling, opdatering af distributionslisten og formel erstatning af den forrige version.
Trin 5: Flowchart for gennemgang og godkendelse af politikker
Flowchart for gennemgang og godkendelse af politikker: udløser fra kalender eller hændelse, bekræftelse af ejer, gap-analyse, høring, juridisk review og medarbejderhøring, godkendelse i niveauer, publicering og attestering.
Også en del af denne familie
- Skabelon til dokumentrevisionslog — En skabelon til dokumentrevisionslog, også kaldet en ændringslog: følg en ændring af et hvilket som helst styret dokument fra anmodning over en verserende post, implementering og verifikation til en afsluttet, dateret registrering.
- Skabelon til SOP-revisionshistorik — En skabelon til SOP-revisionshistorik: hvordan en foreslået ændring af en SOP bliver til en dateret logpost, tjekkes mod verserende ændringer, reviewes, godkendes og afsluttes med den version, den erstatter.
- Proces for SOP-ændringsstyring — En proces for SOP-ændringsstyring med banerne Anmoder, Procesejer, Sikkerheds- eller QA-reviewer, Godkender og Oplærte operatører: rutning efter sikkerhedskritikalitet, QA-godkendelse og obligatorisk praktisk genoplæring før idriftsættelse.
- Styret SOP-skabelon: godkendelsessporet og versionsstyret — Styret skabelon til standardprocedurer (SOP): formål, omfang, ansvar, proceduretrin og referencer, med godkendelsesforløb, versionsstyring og revisionsspor koblet direkte på dokumentet.
Relaterede guides
- Sådan versionsstyrer du en SOP — SOP-versionsstyring betyder at nummerere hver procedurerevision, sende sikkerhedskritiske ændringer gennem praktisk genoplæring og en underskrevet tjekliste i stedet for læs-og-kvitter, og udfase den kopi, den erstatter.
- Sådan laver du en proces for dokumentstyring — Sådan bygger du en dokumentstyringsproces, der også styrer den kopi, der blev erstattet: et nummer og en revision, én gældende placering, et tilbagetrækningstrin og et periodisk review med en dato.
- Best practice for SOP-versionsstyring — Best practice for SOP-versionsstyring ud over generel dokumentstyring: lås sikkerhedskritiske revisioner bag obligatorisk genoplæring, hold én ejer pr. SOP, udfas erstattede kopier overalt, og sæt reviewintervaller efter risiko.
- Versionsstyring af procesdokumentation og procesdiagrammer — Sådan gælder versionsstyring for procesdokumentation (procedurer, arbejdsinstruktioner og procesdiagrammer) og hvorfor et forældet diagram vildleder den, der udfører arbejdet, ikke kun læseren.
- Versionsstyring kontra dokumenthåndtering — Versionsstyring og dokumenthåndtering er ikke to muligheder, I skal vælge imellem. Versionsstyring er én mekanisme inden i dokumenthåndtering, ved siden af adgangsstyring, metadata, opbevaring og workflow-dirigering.
- Dokumentversionsstyring til ISO 9001-kvalitetsledelsessystemer — Hvad ISO 9001 punkt 7.5 reelt kræver for dokumentversionsstyring: identifikation, godkendelse før udstedelse, distributionsstyring og opbevaring, og hvordan et dokumentstyringsdiagram beviser det over for en auditor.