Proces for review af indkøbspolitik
Redigerbar swimlane for review af indkøbspolitik fra “Udløs planlagt eller hændelsesbaseret review” via “Ændringer i overensstemmelse med beføjelsesskema?” til et dokumenteret resultat. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er proces for review af indkøbspolitik?
Workflowet starter ved “Udløs planlagt eller hændelsesbaseret review”. De næste to trin, “Indsaml auditfund og brugerfeedback” og “Kortlæg huller i beføjelser, konkurrence og undtagelser”, tilvejebringer de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er “Ændringer i overensstemmelse med beføjelsesskema?” og “Godkender interessenterne de operationelle overleveringer?”. Den første gren fører til revidering af delegation eller den foreslåede kontrol, mens den anden kan kræve, at kommentarer afklares, og workflowet gentestes. Bevar versionshistorikken, og knyt undtagelser, delegeret beføjelse og auditdokumentation til.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Udløs planlagt eller hændelsesbaseret review efterfulgt af indsamling af auditfund og brugerfeedback.
- Ændringer i overensstemmelse med beføjelsesskema? med en vej til at revidere delegation eller den foreslåede kontrol.
- Udarbejd ændringer af procedure og kontroller og gennemgå med Økonomi, Jura og drift som adskilte overleveringer til leverandør og internt.
- Godkender interessenterne de operationelle overleveringer? med afklaring af kommentarer og gentest af workflow, når beslutningen falder negativt ud.
- Godkend kontrolleret revision, offentliggør og oplær berørte roller og arkivér forældet version og reviewdato som kontrolleret afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Udløs planlagt eller hændelsesbaseret review”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Ændringer i overensstemmelse med beføjelsesskema?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Arkivér forældet version og reviewdato” synlig i en audit eller driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Politikejer, Indkøb, Økonomi, Jura og Direktionsgodkender med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Ændringer i overensstemmelse med beføjelsesskema?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Bevar versionshistorikken, og knyt undtagelser, delegeret beføjelse og auditdokumentation til. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Godkender interessenterne de operationelle overleveringer?”, og hvem der må godkende en undtagelse.
Forbind med efterfølgende registreringer
Knyt arkiveringen af forældet version og reviewdato til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevaring og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til review af indkøbspolitik?
Den dækker udløsning af planlagt eller hændelsesbaseret review, kortlægning af huller i beføjelser, konkurrence og undtagelser, gennemgang med Økonomi, Jura og drift samt arkivering af forældet version og reviewdato, med to betegnede beslutninger og genbehandlingsveje.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Bevar versionshistorikken, og knyt undtagelser, delegeret beføjelse og auditdokumentation til. Redigér kontrolpunkternes tekst, swimlanes og returveje, før du bruger diagrammet i din organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Ændringer i overensstemmelse med beføjelsesskema?”, dokumentationen bag “Godkender interessenterne de operationelle overleveringer?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Arkivér forældet version og reviewdato”.