Proces for indkøbsundtagelse
Redigerbar swimlane for indkøbsundtagelser fra “Identificér afvigelse fra standardvejen” via “Begrundelse understøttet af dokumentation?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er proces for indkøbsundtagelse?
Workflowet starter ved “Identificér afvigelse fra standardvejen”. De næste to trin, “Dokumentér begrundelse: hast, enekilde eller kompatibilitet” og “Undersøg alternativer, værdi og varighed”, tilvejebringer de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er “Begrundelse understøttet af dokumentation?” og “Restrisiko og finansiering acceptable?”. Den første gren fører til returnering til markedstjek eller afvisning af en ustøttet anmodning, mens den anden kan kræve eskalering eller afvisning med underretning af rekvirenten. Kan det ikke afklares, kan sagen ende ved “Afvis undtagelse og underret rekvirent”. Kræv en skriftlig begrundelse og en navngiven godkender for hver undtagelsestype.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Identificér afvigelse fra standardvejen efterfulgt af dokumentation af begrundelsen: hast, enekilde eller kompatibilitet.
- Begrundelse understøttet af dokumentation? med en vej til returnering til markedstjek eller afvisning af ustøttet anmodning.
- Vurdér risici ved interessekonflikt, leverandør og levering samt definér kompenserende kontroller og udløb som adskilte overleveringer til leverandør og internt.
- Restrisiko og finansiering acceptable? med eskalering eller afvisning og underretning af rekvirent, når beslutningen falder negativt ud. En særskilt beslutning kan ende ved “Afvis undtagelse og underret rekvirent”.
- Godkend eller afvis hos undtagelsesbeføjet, udsted kontrolleret købsinstruks og gem begrundelse, godkendelse og efterfølgende review som kontrolleret afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Identificér afvigelse fra standardvejen”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Begrundelse understøttet af dokumentation?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Gem begrundelse, godkendelse og efterfølgende review” synlig i en audit eller driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Rekvirent, Indkøb, Risikoreviewer, Budgetejer og Godkender med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Begrundelse understøttet af dokumentation?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Kræv en skriftlig begrundelse og en navngiven godkender for hver undtagelsestype. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Restrisiko og finansiering acceptable?”, og hvem der må godkende en undtagelse.
Forbind med efterfølgende registreringer
Knyt gemningen af begrundelse, godkendelse og efterfølgende review til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevaring og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til indkøbsundtagelser?
Den dækker identificering af afvigelse fra standardvejen, undersøgelse af alternativer, værdi og varighed, definition af kompenserende kontroller og udløb samt lagring af begrundelse, godkendelse og efterfølgende review, med tre betegnede beslutninger og genbehandlingsveje.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Kræv en skriftlig begrundelse og en navngiven godkender for hver undtagelsestype. Redigér kontrolpunkternes tekst, swimlanes og returveje, før du bruger diagrammet i din organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Begrundelse understøttet af dokumentation?”, dokumentationen bag “Restrisiko og finansiering acceptable?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Gem begrundelse, godkendelse og efterfølgende review”.