Beschaffungsausnahmeprozess
Bearbeitbare Swimlane für den Beschaffungsausnahmeprozess von „Abweichung vom Standardweg erkennen“ über „Ist die Begründung durch Nachweise gestützt?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit benannten Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
Was ist beschaffungsausnahme?
Der Workflow beginnt bei „Abweichung vom Standardweg erkennen“. Die nächsten beiden Schritte, „Dringlichkeit, Alleinbezug oder Kompatibilitätsgrund dokumentieren“ und „Alternativen, Wert und Laufzeit prüfen“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und hält die Nachweise zum Abschluss fest.
Die wichtigsten Entscheidungen sind „Ist die Begründung durch Nachweise gestützt?“ und „Sind Restrisiko und Finanzierung akzeptabel?“. Der erste Zweig führt zu „Zur Marktprüfung zurückgeben oder nicht gestützten Antrag ablehnen“; der zweite kann „Eskalieren oder ablehnen und Antragsteller informieren“ erfordern. Lässt sich das nicht klären, kann der Fall bei „Ausnahme ablehnen und Antragsteller informieren“ enden. Verlangen Sie für jede Ausnahmeart eine schriftliche Begründung und einen benannten Freigebenden.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Abweichung vom Standardweg erkennen“, gefolgt von „Dringlichkeit, Alleinbezug oder Kompatibilitätsgrund dokumentieren“.
- „Ist die Begründung durch Nachweise gestützt?“ mit einem Weg zu „Zur Marktprüfung zurückgeben oder nicht gestützten Antrag ablehnen“.
- „Konflikt-, Lieferanten- und Lieferrisiken bewerten“ und „Kompensierende Kontrollen und Ablauf festlegen“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferanten und internen Stellen.
- „Sind Restrisiko und Finanzierung akzeptabel?“ mit „Eskalieren oder ablehnen und Antragsteller informieren“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt. Eine weitere Entscheidung kann bei „Ausnahme ablehnen und Antragsteller informieren“ enden.
- „Bei der Ausnahmeinstanz genehmigen oder ablehnen“, „Kontrollierte Bestellanweisung erteilen“ und „Begründung, Genehmigung und Nachprüfung ablegen“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu klären, wer „Abweichung vom Standardweg erkennen“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Ist die Begründung durch Nachweise gestützt?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Begründung, Genehmigung und Nachprüfung ablegen“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Antragsteller, Einkauf, Risikoprüfer, Budgetverantwortlicher und Freigebender durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie den Verantwortlichen für „Ist die Begründung durch Nachweise gestützt?“ vom Antragsteller getrennt, wo Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungen konfigurieren
Verlangen Sie für jede Ausnahmeart eine schriftliche Begründung und einen benannten Freigebenden. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Sind Restrisiko und Finanzierung akzeptabel?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Aufzeichnungen verbinden
Verknüpfen Sie „Begründung, Genehmigung und Nachprüfung ablegen“ mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den Beschaffungsausnahmeprozess?
Sie umfasst „Abweichung vom Standardweg erkennen“, „Alternativen, Wert und Laufzeit prüfen“, „Kompensierende Kontrollen und Ablauf festlegen“ und „Begründung, Genehmigung und Nachprüfung ablegen“, mit drei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Verlangen Sie für jede Ausnahmeart eine schriftliche Begründung und einen benannten Freigebenden. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben für „Ist die Begründung durch Nachweise gestützt?“, die Belege hinter „Sind Restrisiko und Finanzierung akzeptabel?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Begründung, Genehmigung und Nachprüfung ablegen“ auf.