Prozessfamilie
Ausgabensteuerung: sieben Freigabe- und Entscheidungsvorlagen
Sieben Flussdiagramme für die Frage, ob Geld gebunden werden darf: Jahresbudget, Budgetfreigabe, Bestellfreigabe nach Schwelle, Spesen, Interessenkonflikt, Anlagenkontrolle und Make-or-Buy-Entscheidung.
Ausgabensteuerung sind die Sperrpunkte vor einer finanziellen Verpflichtung: Liegt die Ausgabe im Plan, wer hat Vollmacht für Wert und Kategorie, besteht ein Konflikt und sollte überhaupt gekauft werden? Die Vorlagen bilden diese Entscheidungen als Gruppe ab, denn Bestellung, Spese und Investition durchlaufen unterschiedliche Teilmengen.
Der Plan kommt zuerst. Das Jahresbudget verbindet Annahmen und Bereichsmeldungen zu einem freigegebenen Plan. Budgetfreigabe prüft unterjährig Finanzierung, Forecast-Effekt und Vollmacht. Bestellfreigabe klassifiziert Capex oder Opex, prüft Budget, Wertgrenze, Lieferanten- und Angebotsregeln und endet mit Bestellung oder Ablehnung.
Die Risiken laufen oft formal weiter: Freigabe über Limit, Konflikt beim Lieferanten, falsch als Aufwand gebuchte Anlage oder zweimal verbrauchtes Budget. Der Entscheidungsbaum für Interessenkonflikte klärt Befangenheit, Neuverteilung oder Eskalation vor der Entscheidung. Anlagenmanagement und Make-or-Buy prüfen Kapitalisierung, Fähigkeit, Kapazität, Vollkosten und IP-Risiko.
Nach der Freigabe wird die Ausgabe im Purchase-to-Pay zur Anforderung und Bestellung; Spesen gehen über Payroll oder Kreditoren in die Zahlung. Plan-Ist-Prüfung, Abschreibung und Wertminderung erscheinen im Finanzabschluss.
Vorlagen in dieser Familie
- Flussdiagramm für den Jahresbudgetprozess — Flussdiagramm für den Jahresbudgetprozess: Planungsannahmen, Bereichsmeldungen, Konsolidierung, Challenge, Managementfreigabe, Veröffentlichung und Plan-Ist-Vergleich.
- Vorlage für den Budgetfreigabe-Workflow — Vorlage für Budgetfreigaben: Kostenantrag prüfen, Finanzierung und Forecast-Auswirkung bewerten, nach Vollmacht routen und Entscheidung veröffentlichen.
- Flussdiagramm Einkaufsgenehmigung (Genehmigungsmatrix nach Wertgrenze) — Flowchart-Vorlage für die Einkaufsgenehmigung: Capex-/Opex-Einstufung, Budgetprüfung, Genehmigungsmatrix nach Wertgrenze, Schwelle für Wettbewerbsangebote, Vorzugslieferantenprüfung und Fachprüfung.
- Spesenabrechnung: Flussdiagramm für den Freigabeprozess — Vorlage für die Freigabe von Spesenabrechnungen als Swimlane-Diagramm: Beleg- und Richtlinienprüfung, Freigabe durch die Führungskraft, Wertgrenzen, Dublettenprüfung, Vorsteuerkontierung und Erstattung.
- Interessenkonflikt prüfen: Entscheidungsbaum als Vorlage — Entscheidungsbaum zur Prüfung von Interessenkonflikten: tatsächlich oder dem Anschein nach, Art des Interesses, laufende Entscheidung, Enthaltung oder Übertragung, Eskalation und Prüftermin.
- Flussdiagramm für die Anlagenverwaltung — Flussdiagramm für die Anlagenverwaltung mit Aktivierungsprüfung, Anlagenzugang, Abschreibung, Inventur, Umbuchung, Wertminderung und Abgangskontrollen.
- Make-or-Buy-Entscheidung: Flussdiagramm als Entscheidungsbaum — Flussdiagramm zur Make-or-Buy-Entscheidung: ein Entscheidungsbaum zu Kernkompetenz, Kapazität, Vollkosten, IP-Risiko und Beschaffungsmarkt mit fünf benannten Ergebnissen.
In diesen Branchen im Einsatz
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- So bilden Sie einen Freigabeprozess ab — So bilden Sie einen Freigabeprozess so ab, dass die Karte etwas taugt: wo die Wertgrenze sitzt, was eine Ablehnung mit dem Vorgang wirklich macht und wer entscheidet, wenn der Freigebende abwesend ist.