Prozess der Notfallbeschaffung
Editierbare Swimlane zur Notfallbeschaffung von „Unmittelbaren betrieblichen oder sicherheitsrelevanten Bedarf bestätigen“ über „Kann vorhandener Bestand oder Vertrag den Bedarf decken?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist prozess der notfallbeschaffung?
Der Workflow beginnt bei „Unmittelbaren betrieblichen oder sicherheitsrelevanten Bedarf bestätigen“. Die beiden folgenden Schritte, „Auswirkung und benötigte Lieferzeit dokumentieren“ und „Bestand, offene Bestellungen und bestehende Lieferanten prüfen“, schaffen die Informationsgrundlage für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und bewahrt die Nachweise zum Abschluss auf.
Die wichtigsten Tore sind „Kann vorhandener Bestand oder Vertrag den Bedarf decken?“ und „Notfallquelle und Kosten genehmigt?“. Der erste Zweig führt zu „Vorhandene Versorgung nutzen und Entscheidung festhalten“; der zweite kann vor der Bindung eine Eskalation an die diensthabende Freigabeinstanz verlangen. Legen Sie Notfallbefugnis und Frist für die nachträgliche Prüfung in der lokalen Richtlinie fest.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Unmittelbaren betrieblichen oder sicherheitsrelevanten Bedarf bestätigen, gefolgt von Auswirkung und benötigte Lieferzeit dokumentieren.
- „Kann vorhandener Bestand oder Vertrag den Bedarf decken?“ mit einem Weg zu „Vorhandene Versorgung nutzen und Entscheidung festhalten“.
- Schnelle Angebote oder freigegebene Notfallquelle suchen sowie Lieferant bestätigt Preis, Verfügbarkeit und wesentliche Risikonachweise als getrennte Übergaben an Lieferanten und interne Stellen.
- „Notfallquelle und Kosten genehmigt?“ mit „Vor Bindung an diensthabende Freigabeinstanz eskalieren“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- Beschleunigte Befugnis einholen und Bestellung auslösen, Versand bestätigen und Eingang prüfen sowie Nachträgliche Dokumentation und Prüfung abschließen als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu vereinbaren, wer „Unmittelbaren betrieblichen oder sicherheitsrelevanten Bedarf bestätigen“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Kann vorhandener Bestand oder Vertrag den Bedarf decken?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Nachträgliche Dokumentation und Prüfung abschließen“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Weisen Sie Entscheidungsverantwortliche zu
Ersetzen Sie die Bahnen Betrieb, Einkäufer, Budgetverantwortliche, Lieferant und Wareneingang durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie die verantwortliche Person für „Kann vorhandener Bestand oder Vertrag den Bedarf decken?“ vom Anfordernden getrennt, wenn Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Konfigurieren Sie die Tore
Legen Sie Notfallbefugnis und Frist für die nachträgliche Prüfung in der lokalen Richtlinie fest. Definieren Sie, welche Nachweise für „Notfallquelle und Kosten genehmigt?“ ausreichen und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Verbinden Sie nachgelagerte Aufzeichnungen
Verknüpfen Sie die nachträgliche Dokumentation und Prüfung mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Überprüfungsfristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage zum Prozess der Notfallbeschaffung?
Sie umfasst das Bestätigen des unmittelbaren betrieblichen oder sicherheitsrelevanten Bedarfs, die Prüfung von Bestand, offenen Bestellungen und bestehenden Lieferanten, die Bestätigung von Preis, Verfügbarkeit und wesentlichen Risikonachweisen durch den Lieferanten sowie die nachträgliche Dokumentation und Prüfung, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Legen Sie Notfallbefugnis und Frist für die nachträgliche Prüfung in der lokalen Richtlinie fest. Passen Sie Beschriftungen der Tore, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben zu „Kann vorhandener Bestand oder Vertrag den Bedarf decken?“, die Nachweise hinter „Notfallquelle und Kosten genehmigt?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen sowie die Abschlussaufzeichnung auf: „Nachträgliche Dokumentation und Prüfung abschließen“.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen übergibt dieser Prozess an Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P).
Kommt danach
- Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P) — Flussdiagramm für den Bestellprozess: Bestellanforderung, Budgetprüfung, Genehmigungsgrenzen, Angebote, Bestellung, Wareneingang, Dreiwege-Abgleich und Zahlung.