Prozess zur Nachverfolgung von Beschaffungseinsparungen
Bearbeitbare Swimlane für die Nachverfolgung von Beschaffungseinsparungen von „Basis für Menge, Preis und Umfang festlegen“ über „Ist die Basis durch tatsächliche Nachweise gestützt?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist prozess zur nachverfolgung von beschaffungseinsparungen?
Der Workflow beginnt bei „Basis für Menge, Preis und Umfang festlegen“. Die nächsten beiden Schritte, „Beschaffungsergebnis und Stichtag erfassen“ und „Verhandelten Unterschied auf vergleichbarer Basis berechnen“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und hält die Nachweise zum Abschluss fest.
Die wichtigsten Entscheidungen sind „Ist die Basis durch tatsächliche Nachweise gestützt?“ und „Akzeptiert Finanzen Berechnung und Zeitpunkt?“. Der erste Zweig führt zu „Vergleichbare Basis neu aufbauen“; der zweite kann „Nutzen neu einstufen oder Annahmen überarbeiten“ erfordern. Unterscheiden Sie verhandelte Einsparungen von realisierten Auswirkungen auf Budget oder GuV.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Basis für Menge, Preis und Umfang festlegen“, gefolgt von „Beschaffungsergebnis und Stichtag erfassen“.
- „Ist die Basis durch tatsächliche Nachweise gestützt?“ mit einem Weg zu „Vergleichbare Basis neu aufbauen“.
- „Umsetzungs- und Mengenänderungen berücksichtigen“ und „Methode und Basis mit Finanzen validieren“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferanten und internen Stellen.
- „Akzeptiert Finanzen Berechnung und Zeitpunkt?“ mit „Nutzen neu einstufen oder Annahmen überarbeiten“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Einsparungsanspruch und Verantwortlichen freigeben“, „Realisierte Ausgaben gegen den Vertrag verfolgen“ und „Berechnung, Freigabe und Abweichung aufbewahren“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu klären, wer „Basis für Menge, Preis und Umfang festlegen“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Ist die Basis durch tatsächliche Nachweise gestützt?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Berechnung, Freigabe und Abweichung aufbewahren“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Kategoriemanager, Fachbereich, Finanzen und Vertragsverantwortlicher durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie den Verantwortlichen für „Ist die Basis durch tatsächliche Nachweise gestützt?“ vom Antragsteller getrennt, wo Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungen konfigurieren
Unterscheiden Sie verhandelte Einsparungen von realisierten Auswirkungen auf Budget oder GuV. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Akzeptiert Finanzen Berechnung und Zeitpunkt?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Aufzeichnungen verbinden
Verknüpfen Sie „Berechnung, Freigabe und Abweichung aufbewahren“ mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für die Nachverfolgung von Beschaffungseinsparungen?
Sie umfasst „Basis für Menge, Preis und Umfang festlegen“, „Verhandelten Unterschied auf vergleichbarer Basis berechnen“, „Methode und Basis mit Finanzen validieren“ und „Berechnung, Freigabe und Abweichung aufbewahren“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Unterscheiden Sie verhandelte Einsparungen von realisierten Auswirkungen auf Budget oder GuV. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben für „Ist die Basis durch tatsächliche Nachweise gestützt?“, die Belege hinter „Akzeptiert Finanzen Berechnung und Zeitpunkt?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Berechnung, Freigabe und Abweichung aufbewahren“ auf.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Strategischer Beschaffungsprozess.
Kommt davor
- Strategischer Beschaffungsprozess — Bearbeitbarer strategischer Beschaffungsprozess als Swimlane-Diagramm von „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“ über „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.