Proces for besparelsesopfølgning i indkøb
Redigerbar swimlane for besparelsesopfølgning i indkøb fra “Definér baseline for volumen, pris og omfang” via “Baseline understøttet af faktisk dokumentation?” til et dokumenteret resultat. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er proces for besparelsesopfølgning i indkøb?
Workflowet starter ved “Definér baseline for volumen, pris og omfang”. De næste to trin, “Registrér sourcingresultat og ikrafttrædelsesdato” og “Beregn forhandlet forskel på sammenligneligt grundlag”, tilvejebringer de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er “Baseline understøttet af faktisk dokumentation?” og “Accepterer Økonomi beregning og timing?”. Den første gren fører til genopbygning af en sammenlignelig baseline, mens den anden kan kræve, at gevinsten omklassificeres, eller antagelserne revideres. Skel mellem forhandlede besparelser og realiseret effekt på budget eller resultatopgørelse.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Definér baseline for volumen, pris og omfang efterfulgt af registrering af sourcingresultat og ikrafttrædelsesdato.
- Baseline understøttet af faktisk dokumentation? med en vej til at genopbygge en sammenlignelig baseline.
- Justér for implementering og volumenændringer og validér metode og baseline med Økonomi som adskilte overleveringer til leverandør og internt.
- Accepterer Økonomi beregning og timing? med omklassificering af gevinst eller revidering af antagelser, når beslutningen falder negativt ud.
- Godkend besparelseskrav og ejer, følg realiseret forbrug mod kontrakt og opbevar beregning, godkendelse og afvigelse som kontrolleret afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Definér baseline for volumen, pris og omfang”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Baseline understøttet af faktisk dokumentation?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Opbevar beregning, godkendelse og afvigelse” synlig i en audit eller driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Kategorichef, Forretningsejer, Økonomi og Kontraktejer med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Baseline understøttet af faktisk dokumentation?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Skel mellem forhandlede besparelser og realiseret effekt på budget eller resultatopgørelse. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Accepterer Økonomi beregning og timing?”, og hvem der må godkende en undtagelse.
Forbind med efterfølgende registreringer
Knyt opbevaringen af beregning, godkendelse og afvigelse til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevaring og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til besparelsesopfølgning i indkøb?
Den dækker definition af baseline for volumen, pris og omfang, beregning af forhandlet forskel på sammenligneligt grundlag, validering af metode og baseline med Økonomi samt opbevaring af beregning, godkendelse og afvigelse, med to betegnede beslutninger og genbehandlingsveje.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Skel mellem forhandlede besparelser og realiseret effekt på budget eller resultatopgørelse. Redigér kontrolpunkternes tekst, swimlanes og returveje, før du bruger diagrammet i din organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Baseline understøttet af faktisk dokumentation?”, dokumentationen bag “Accepterer Økonomi beregning og timing?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Opbevar beregning, godkendelse og afvigelse”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Strategisk sourcing-proces.
Kommer før
- Strategisk sourcing-proces — Redigerbar swimlane for strategisk sourcing fra “Identificér forbrug eller kommende behov” via “Sourcingvej og konkurrence begrundet?” til et dokumenteret udfald. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.