Procesfamilie
Udgiftsstyring: syv skabeloner til pengeforpligtelser
Syv flowcharts til at afgøre, om penge må forpligtes: årsbudget, budgetgodkendelse, indkøbsgodkendelse efter grænse, udgiftsgodkendelse, interessekonflikt, anlægskontroller og make-or-buy-beslutning.
Udgiftsstyring er de porte en anmodning passerer, før nogen må forpligte virksomhedens penge: plan, budget, fuldmagt, interessekonflikt og spørgsmålet om noget skal købes. Familien er en gruppe, fordi forskellige udgifter bruger forskellige delmængder.
Planen kommer først. AArsbudgettet omsaetter antagelser og afdelingsindspil til en godkendt plan. Budgetgodkendelse håndterer årets nye anmodninger, og indkoebsgodkendelse klassificerer capex eller opex, kontrollerer budget og ruter efter beløb, kategori og fuldmagt. Medarbejderudgifter tager den særskilte udgiftsvej.
Kontrollerne skal stoppe godkendelse over beløbsgrænsen, skjulte interessekonflikter, forkert kapitalisering og dobbeltforbrug af budget. Vurdering af interessekonflikt afgoer habilitet eller eskalering. Anlægsstyring behandler kapitalisering, og make-or-buy vurderer kapacitet, fuld omkostning og IP-risiko før sourcing.
Efter godkendelse bliver et køb til rekvisition og ordre i indkoeb til betaling. Et godkendt udlæg betales gennem løn eller kreditorforløbet. Den efterfølgende sammenligning af faktisk og plan sker i regnskabsafslutning, hvor anlægsafskrivning også bogføres.
Skabeloner i denne familie
- Flowchart for den årlige budgetproces — Flowchart for den årlige budgetproces med økonomiske antagelser, afdelingsindsendelser, konsolidering, udfordring, ledelsesgodkendelse, offentliggørelse og opfølgning på faktisk mod plan.
- Skabelon til budgetgodkendelsesworkflow — Skabelon til budgetgodkendelse med validering af et omkostningsberegnet forslag, kontrol af finansiering og prognoseeffekt, routing efter fuldmagt og offentliggørelse af beslutningen.
- Flowchart for indkøbsgodkendelse (godkendelsesmatrix efter beløb) — Flowchart for indkøbsgodkendelse: klassificering af capex/opex, budgetkontrol, fuldmagtsmatrix efter beløb, grænse for konkurrerende tilbud, tjek af foretrukken leverandør og specialistgennemgang.
- Flowchart for godkendelse af udlæg — Swimlane-skabelon til godkendelse af udlæg: kontrol af kvittering og politik, godkendelse hos nærmeste leder, beløbsgrænser, dubletkontrol, momskontering og refusion.
- Beslutningstræ for håndtering af interessekonflikter — Beslutningstræ til vurdering af interessekonflikter: reel eller tilsyneladende, type interesse, aktuel beslutning, udtræden eller omfordeling, eskalering og revurdering.
- Flowchart for anlægsaktivstyring — Flowchart for anlægsaktivstyring med vurdering af aktivering, anlægsregistrering, afskrivning, fysisk kontrol, overførsel, værdiforringelse og salg eller bortskaffelse.
- Make or buy-beslutning: flowchart og beslutningstræ — Flowchart til make or buy-beslutningen: et beslutningstræ om kernekompetence, kapacitet, fuldt belastet kostpris, IP-risiko og leverandørmarked med fem navngivne udfald.
- Workflow for indkøbsgodkendelse — Redigerbar swimlane for indkøbsgodkendelse fra “Anmod om køb” via “Budget og kontering gyldige?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
- Proces for indkøbsundtagelse — Redigerbar swimlane for indkøbsundtagelser fra “Identificér afvigelse fra standardvejen” via “Begrundelse understøttet af dokumentation?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
- Flowchart for akutindkøbsproces — Redigerbar swimlane for akutindkøb fra “Bekræft akut drifts- eller sikkerhedsbehov” via “Kan eksisterende lager eller kontrakt dække behovet?” til et dokumenteret udfald. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.
- Proces for besparelsesopfølgning i indkøb — Redigerbar swimlane for besparelsesopfølgning i indkøb fra “Definér baseline for volumen, pris og omfang” via “Baseline understøttet af faktisk dokumentation?” til et dokumenteret resultat. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.
- Proces for KPI-review i indkøb — Redigerbar swimlane for KPI-review i indkøb fra “Udtræk data om forbrug, cyklustid og undtagelser” via “Data pålidelige til rapportering?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Bruges i disse brancher
Relaterede guides
- Sådan viser du en bestyrelse eller et udvalg i et organisationsdiagram — Vis styrende organer i et organisationsdiagram uden at gøre dem til ledere: bestyrelse, udvalg og frivillige, bygget på en nonprofit-organisation og kontrolleret mod en budgetgodkendelse.
- Sådan kortlægger du en godkendelsesproces — Sådan kortlægger du en godkendelsesproces, så kortet er værd at åbne: hvor beløbsgrænsen ligger, hvad et afslag reelt gør ved anmodningen, og hvem der beslutter, når godkenderen er væk.
- Flowchart for godkendelse af udlæg — Excel — Godkendelse af udlæg er den vej, en medarbejders udgiftsafregning tager fra kvittering til refusion: kontrol af bilag og politik, godkendelse hos nærmeste leder, rutning efter beløbsgrænse, kontrol og kontering i økonomi og til sidst…