Workflow for indkøbsgodkendelse
Redigerbar swimlane for indkøbsgodkendelse fra “Anmod om køb” via “Budget og kontering gyldige?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er workflow for indkøbsgodkendelse?
Workflowet starter ved “Anmod om køb”. De næste to trin, “Registrér værdi, kategori og omkostningssted” og “Kontrollér forpligtet budget”, tilvejebringer de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er “Budget og kontering gyldige?” og “Beføjelse og politikbetingelser opfyldt?”. Den første gren fører til rettelse af omkostningssted eller skaffelse af finansiering, mens den anden kan kræve eskalering af en sag med høj værdi, CapEx eller en undtagelse. Definér organisationens beføjelsesniveauer, kategorikontroller og uafhængige godkendere.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Anmod om køb efterfulgt af registrering af værdi, kategori og omkostningssted.
- Budget og kontering gyldige? med en vej til at rette omkostningssted eller skaffe finansiering.
- Send efter delegeret beføjelse og gennemgå leverandør- og kontraktstatus som adskilte overleveringer til leverandør og internt.
- Beføjelse og politikbetingelser opfyldt? med eskalering af sag med høj værdi, CapEx eller undtagelse, når beslutningen falder negativt ud.
- Godkend kommerciel forpligtelse, frigiv godkendt anmodning og gem beslutnings- og undtagelsesdokumentation som kontrolleret afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Anmod om køb”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Budget og kontering gyldige?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Gem beslutnings- og undtagelsesdokumentation” synlig i en audit eller driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Rekvirent, Leder, Økonomi, Indkøb og Godkender med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Budget og kontering gyldige?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Definér organisationens beføjelsesniveauer, kategorikontroller og uafhængige godkendere. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Beføjelse og politikbetingelser opfyldt?”, og hvem der må godkende en undtagelse.
Forbind med efterfølgende registreringer
Knyt gemningen af beslutnings- og undtagelsesdokumentation til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevaring og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til indkøbsgodkendelse?
Den dækker anmodning om køb, kontrol af forpligtet budget, gennemgang af leverandør- og kontraktstatus samt lagring af beslutnings- og undtagelsesdokumentation, med to betegnede beslutninger og genbehandlingsveje.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Definér organisationens beføjelsesniveauer, kategorikontroller og uafhængige godkendere. Redigér kontrolpunkternes tekst, swimlanes og returveje, før du bruger diagrammet i din organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Budget og kontering gyldige?”, dokumentationen bag “Beføjelse og politikbetingelser opfyldt?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Gem beslutnings- og undtagelsesdokumentation”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for indkøbsanmodninger og godkendelse og sender videre til Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P).
Kommer før
- Flowchart for indkøbsanmodninger og godkendelse — Flowchart for indkøbsanmodninger: specifikation og kontering, budgetkontrol, godkendelse hos leder og over beløbsgrænsen, indkøbs gennemgang og et defineret hastespor.
Kommer efter
- Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P) — Flowchart for indkøbsordreprocessen: indkøbsanmodning, budgetkontrol, godkendelsesgrænser, tilbud fra leverandører, udstedt ordre, varemodtagelse, trevejsmatch og betaling.