Flujo de aprobación de compras
Flujo editable de aprobación de compras en carriles: de “Solicitar la compra” a “¿Presupuesto e imputación válidos?” y a un resultado documentado. Incluye roles, vías de excepción y evidencias.
¿Qué es flujo de aprobación de compras?
El flujo empieza en “Solicitar la compra”. Los dos pasos siguientes, “Registrar importe, categoría y centro de coste” y “Comprobar el presupuesto comprometido”, reúnen la información necesaria para decidir con fundamento. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias al cierre.
Las decisiones principales son “¿Presupuesto e imputación válidos?” y “¿Se cumplen las condiciones de autoridad y política?”. La primera rama conduce a corregir el centro de coste u obtener financiación; la segunda puede exigir escalar el caso de alto valor, de inversión (CapEx) o de excepción. Define los tramos de autoridad de la organización, los controles por categoría y los aprobadores independientes.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Solicitar la compra, seguido de registrar importe, categoría y centro de coste.
- “¿Presupuesto e imputación válidos?” con una ruta para corregir el centro de coste u obtener financiación.
- Encaminar según la autoridad delegada y revisar el estado del proveedor y del contrato como traspasos separados entre proveedor y áreas internas.
- “¿Se cumplen las condiciones de autoridad y política?” con escalado del caso de alto valor, de CapEx o de excepción cuando la decisión no se cumple.
- Aprobar el compromiso comercial, liberar la solicitud aprobada y guardar la decisión y las evidencias de excepción como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de “Solicitar la compra” y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a “¿Presupuesto e imputación válidos?” no esté clara o las decisiones se tomen fuera del registro.
- Úsalo para hacer visible “Guardar la decisión y las evidencias de excepción” en una auditoría o en una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna a los responsables de decisión
Sustituye los carriles Solicitante, Responsable, Finanzas, Compras y Aprobador por tus funciones reales. Mantén al responsable de “¿Presupuesto e imputación válidos?” separado de quien lo solicita cuando tus reglas de autoridad lo exijan.
Configura las decisiones
Define los tramos de autoridad de la organización, los controles por categoría y los aprobadores independientes. Define qué evidencia basta para “¿Se cumplen las condiciones de autoridad y política?” y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula el guardado de la decisión y las evidencias de excepción con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo que corresponda. Fija las fechas de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla del flujo de aprobación de compras?
Cubre solicitar la compra, comprobar el presupuesto comprometido, revisar el estado del proveedor y del contrato, y guardar la decisión y las evidencias de excepción, con dos decisiones etiquetadas y vías de repetición.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Define los tramos de autoridad de la organización, los controles por categoría y los aprobadores independientes. Edita las etiquetas de las decisiones, los carriles y las vías de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva los datos de entrada de “¿Presupuesto e imputación válidos?”, las evidencias de “¿Se cumplen las condiciones de autoridad y política?”, las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: “Guardar la decisión y las evidencias de excepción”.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo del proceso de solicitud de compra y da paso a Diagrama de flujo del proceso de orden de compra.
Viene antes
- Diagrama de flujo del proceso de solicitud de compra — Diagrama de flujo de la solicitud de compra: especificación e imputación contable, control presupuestario, aprobación por umbral, revisión de compras y una vía rápida para urgencias.
Viene después
- Diagrama de flujo del proceso de orden de compra — Diagrama de flujo del proceso de orden de compra: solicitud, control de presupuesto, umbrales de aprobación, ofertas, emisión de la orden, recepción de mercancía, conciliación a tres vías y pago.