Proceso de excepciones de compras
Proceso editable de excepciones de compras en carriles: de “Identificar la desviación de la vía estándar” a “¿Motivo respaldado por evidencias?” y a un resultado documentado. Incluye roles, vías de excepción y evidencias.
¿Qué es proceso de excepciones de compras?
El flujo empieza en “Identificar la desviación de la vía estándar”. Los dos pasos siguientes, “Documentar el motivo de urgencia, proveedor único o compatibilidad” y “Comprobar alternativas, valor y duración”, reúnen la información necesaria para decidir con fundamento. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias al cierre.
Las decisiones principales son “¿Motivo respaldado por evidencias?” y “¿Riesgo residual y financiación aceptables?”. La primera rama conduce a devolver para una consulta de mercado o rechazar la solicitud sin respaldo; la segunda puede exigir escalar o rechazar y avisar al solicitante. Si no puede resolverse, el caso puede terminar en “Rechazar la excepción y avisar al solicitante”. Exige una justificación por escrito y un aprobador designado para cada tipo de excepción.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Identificar la desviación de la vía estándar, seguido de documentar el motivo de urgencia, proveedor único o compatibilidad.
- “¿Motivo respaldado por evidencias?” con una ruta para devolver para una consulta de mercado o rechazar la solicitud sin respaldo.
- Evaluar los riesgos de conflicto, de proveedor y de entrega, y definir los controles compensatorios y el vencimiento, como traspasos separados entre proveedor y áreas internas.
- “¿Riesgo residual y financiación aceptables?” con escalado o rechazo y aviso al solicitante cuando la decisión no se cumple. Una decisión aparte puede terminar en “Rechazar la excepción y avisar al solicitante”.
- Aprobar o rechazar con la autoridad de excepciones, emitir una instrucción de compra controlada y guardar la justificación, la aprobación y la revisión posterior como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de “Identificar la desviación de la vía estándar” y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a “¿Motivo respaldado por evidencias?” no esté clara o las decisiones se tomen fuera del registro.
- Úsalo para hacer visible “Guardar la justificación, la aprobación y la revisión posterior” en una auditoría o en una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna a los responsables de decisión
Sustituye los carriles Solicitante, Compras, Revisor de riesgos, Responsable del presupuesto y Aprobador por tus funciones reales. Mantén al responsable de “¿Motivo respaldado por evidencias?” separado de quien lo solicita cuando tus reglas de autoridad lo exijan.
Configura las decisiones
Exige una justificación por escrito y un aprobador designado para cada tipo de excepción. Define qué evidencia basta para “¿Riesgo residual y financiación aceptables?” y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula el guardado de la justificación, la aprobación y la revisión posterior con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo que corresponda. Fija las fechas de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla del proceso de excepciones de compras?
Cubre identificar la desviación de la vía estándar, comprobar alternativas, valor y duración, definir los controles compensatorios y el vencimiento, y guardar la justificación, la aprobación y la revisión posterior, con tres decisiones etiquetadas y vías de repetición.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Exige una justificación por escrito y un aprobador designado para cada tipo de excepción. Edita las etiquetas de las decisiones, los carriles y las vías de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva los datos de entrada de “¿Motivo respaldado por evidencias?”, las evidencias de “¿Riesgo residual y financiación aceptables?”, las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: “Guardar la justificación, la aprobación y la revisión posterior”.