Processus d'exception en matière d'approvisionnement
Couloir modifiable du processus d'exception d'approvisionnement depuis « Identifier l'écart par rapport à l'itinéraire standard » jusqu'à « Raison étayée par des preuves ? » à un résultat documenté. Comprend les rôles nommés, les chemins…
Qu'est-ce que le processus processus d'exception en matière d'approvisionnement ?
Le flux de travail commence à « Identifier l'écart par rapport à l'itinéraire standard ». Les deux étapes suivantes, « Urgence du document, source unique ou motif de compatibilité » et « Vérifier les alternatives, la valeur et la durée », établissent les informations nécessaires à une décision défendable. Le graphique attribue un rôle à chaque transfert et conserve les preuves à la clôture.
Les portes principales sont « Raison étayée par des preuves ? » et « Risque résiduel et financement acceptable ? ». La première branche conduit au retour pour vérification du marché ou au rejet d'une demande non justifiée ; la seconde peut nécessiter une escalade ou un rejet et en informer le demandeur. Si cela ne peut pas être résolu, le cas peut se terminer par « Rejeter l’exception et informer le demandeur ». Exigez une justification écrite et un approbateur nommé pour chaque type d’exception.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Identifiez l'écart par rapport à l'itinéraire standard suivi de l'urgence du document, du fournisseur unique ou de la raison de compatibilité.
- Raison appuyée par des preuves ? avec un itinéraire de retour pour vérification du marché ou rejeter une demande non justifiée.
- Évaluez les risques de conflit, de fournisseur et de livraison et définissez les contrôles compensatoires et l’expiration en tant que transferts distincts entre fournisseurs et internes.
- Risque résiduel et financement acceptables ? avec escalade ou rejet et informer le demandeur lorsque la décision échoue. Une décision distincte peut se terminer par « Rejeter l’exception et informer le demandeur ».
- Approuver ou rejeter l'autorité d'exception, émettre des instructions d'achat contrôlé et la justification du magasin, l'approbation et l'examen post-événement en tant que clôture contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Utilisez-le pour convenir à qui appartient « Identifier l'écart par rapport à l'itinéraire standard » et de quelles informations le rôle suivant a besoin.
- Utilisez-le lorsque la réponse à la question « Raison appuyée par des preuves ? » n’est pas clair ou les décisions sont prises en dehors du dossier.
- Utilisez-le pour rendre visible la « justification du magasin, l'approbation et l'examen post-événement » dans un audit ou un examen opérationnel.
Comment cela fonctionne
Attribuer des propriétaires de décision
Remplacez les voies Demandeur, Approvisionnement, Réviseur de risques, Propriétaire du budget et Approbateur par vos fonctions réelles. Conserver le propriétaire de « Raison étayée par des preuves ? » distinct du demandeur lorsque vos règles d'autorité l'exigent.
Configurer les portes
Exigez une justification écrite et un approbateur nommé pour chaque type d’exception. Définissez quelles preuves sont suffisantes pour « Risque résiduel et financement acceptable ? » et qui peut autoriser une exception.
Connecter les enregistrements en aval
Reliez la justification, l’approbation et l’examen post-événement du magasin au bon de commande, au contrat, au dossier du fournisseur ou au cas opérationnel pertinent. Définissez les dates de conservation et de révision dans votre politique documentaire.
Questions fréquentes
Que comprend le modèle de processus d’exception en matière d’approvisionnement ?
Il couvre l'identification des écarts par rapport à l'itinéraire standard, la vérification des alternatives, la valeur et la durée, la définition des contrôles compensatoires et de l'expiration, ainsi que la justification du stockage, l'approbation et l'examen post-événement, avec trois décisions étiquetées et des chemins de retravail.
Les règles de décision peuvent-elles être modifiées ?
Oui. Exigez une justification écrite et un approbateur nommé pour chaque type d’exception. Modifiez les étiquettes de porte, les couloirs et les chemins de retour avant d'utiliser le graphique dans votre organisation.
Quelles preuves retenir ?
Conservez l'entrée dans « Raison étayée par des preuves ? », les preuves derrière « Risque résiduel et financement acceptables ? », les approbations ou les décisions d'exception et le dossier de clôture : « Justification du magasin, approbation et examen post-événement ».