Processus d’examen de la politique d’approvisionnement
Couloir modifiable du processus d'examen de la politique d'approvisionnement, de « Déclencher un examen planifié ou mené par un incident » jusqu'à « Modifications conformes au calendrier de l'autorité ? » à un résultat documenté.…
Qu'est-ce que le processus processus d’examen de la politique d’approvisionnement ?
Le flux de travail commence à « Déclencher un examen planifié ou mené par incident ». Les deux étapes suivantes, « Collecter les résultats de l'audit et les commentaires des utilisateurs » et « Cartographier les lacunes en matière d'autorité, de concurrence et d'exception », établissent les informations nécessaires à une décision défendable. Le graphique attribue un rôle à chaque transfert et conserve les preuves à la clôture.
Les portes principales sont « Modifications conformes au calendrier des autorités ? » » et « Les parties prenantes approuvent les transferts opérationnels ? La première branche conduit à réviser la délégation ou le contrôle proposé ; la seconde peut nécessiter de résoudre les commentaires et de retester le flux de travail. Conservez l’historique des versions et liez les exceptions, l’autorité déléguée et les preuves d’audit.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Déclenchez un examen planifié ou dirigé par incident, suivi de la collecte des résultats d’audit et des commentaires des utilisateurs.
- Des changements conformes au calendrier des autorités ? avec un itinéraire pour réviser la délégation ou le contrôle proposé.
- Rédiger les modifications aux procédures et aux contrôles et les examiner avec les services financiers, juridiques et opérationnels en tant que fournisseur distinct et transferts internes.
- Les parties prenantes approuvent-elles les transferts opérationnels ? avec résoudre les commentaires et retester le flux de travail lorsque la décision échoue.
- Approuvez la révision contrôlée, publiez et formez les rôles concernés et archivez la version remplacée et la date de révision en tant que clôture contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Utilisez-le pour convenir à qui appartient « Déclencher un examen planifié ou mené par incident » et de quelles informations le rôle suivant a besoin.
- Utilisez-le lorsque la réponse à la question « Modifications conformes au calendrier des autorités ? » n’est pas clair ou les décisions sont prises en dehors du dossier.
- Utilisez-le pour rendre visible « Archiver la version remplacée et la date de révision » dans un audit ou une revue opérationnelle.
Comment cela fonctionne
Attribuer des propriétaires de décision
Remplacez les voies Propriétaire de la politique, Approvisionnement, Finances, Juridique et Approbateur exécutif par vos fonctions réelles. Conserver le propriétaire de « Modifications conformes au calendrier des autorités ? » distinct du demandeur lorsque vos règles d'autorité l'exigent.
Configurer les portes
Conservez l’historique des versions et liez les exceptions, l’autorité déléguée et les preuves d’audit. Définissez quelles preuves sont suffisantes pour « Les parties prenantes approuvent les transferts opérationnels ? » et qui peut autoriser une exception.
Connecter les enregistrements en aval
Liez la version remplacée et la date de révision de l'archive au bon de commande, au contrat, à l'enregistrement du fournisseur ou au cas opérationnel concerné. Définissez les dates de conservation et de révision dans votre politique documentaire.
Questions fréquentes
Que comprend le modèle de processus d’examen de la politique d’approvisionnement ?
Il couvre les déclencheurs d'examen programmés ou provoqués par un incident, la cartographie de l'autorité, les lacunes en matière de concurrence et d'exception, l'examen avec les finances, les services juridiques et les opérations, ainsi que l'archivage de la version remplacée et de la date d'examen, avec deux décisions étiquetées et des chemins de retouche.
Les règles de décision peuvent-elles être modifiées ?
Oui. Conservez l’historique des versions et liez les exceptions, l’autorité déléguée et les preuves d’audit. Modifiez les étiquettes de porte, les couloirs et les chemins de retour avant d'utiliser le graphique dans votre organisation.
Quelles preuves retenir ?
Conservez les informations relatives aux « Modifications conformes au calendrier des autorités ? », aux preuves derrière « Les parties prenantes approuvent les transferts opérationnels ? », aux approbations ou aux décisions d'exception, et au dossier de clôture : « Archiver la version remplacée et la date de révision ».