Modèle de contrôle de version de document
Un modèle de contrôle de version de document montrant comment un brouillon passe des versions mineures (0.1, 0.2...) à la révision, obtient un nombre entier uniquement lors de l'approbation formelle et comment les révisions ultérieures…
Qu'est-ce que le processus modèle de contrôle de version de document ?
Un numéro de version est un raccourci qui indique à chacun quelle copie d'un document il détient et s'il est fiable. La convention suivie par ce modèle est celle utilisée par la plupart des systèmes de qualité et de contrôle des documents : un nombre décimal, 0,1, 0,2, 0,3, etc., marque un brouillon en cours de révision interne, et un nombre entier, 1,0, 2,0, 3,0, marque une version qui a effectivement été approuvée et publiée. La règle est simple à énoncer et facile à enfreindre dans la pratique, puisque rien n'empêche quelqu'un d'appeler un brouillon le nombre entier suivant par habitude, ce qui est exactement la confusion qu'un système de numérotation existe pour éviter.
Ce graphique ne représente pas le cycle de vie du contrôle des documents. La demande, la rédaction, l'approbation formelle, la publication et la révision périodique, l'ensemble de la procédure qu'un document traverse de bout en bout, constituent l'organigramme du processus de contrôle des documents chez /fr/templates/organigramme-du-processus-de-controle-des-documents, et ce modèle suppose que cette procédure existe déjà autour de lui. Ce tableau isole un mécanisme à l'intérieur de ce cycle de vie : la façon dont le numéro de version lui-même évolue, et il est délibérément plus étroit qu'un journal de révision. Enregistrer qui a changé quelle ligne et quand appartient à un registre de changement plat ; ce tableau ne concerne que le numéro qu'un document a le droit de porter à chaque étape de sa vie.
La numérotation ne s'arrête pas à la première publication. Un document publié qui nécessite une modification supplémentaire repasse par le même cycle de révision et d'approbation dans la version suivante plutôt que de commencer un nouveau document, et la version qu'il remplace est marquée comme remplacée plutôt que supprimée, de sorte que quiconque ouvre ultérieurement une ancienne copie enregistrée ou imprimée peut voir d'un coup d'œil qu'elle n'est plus à jour.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs pour les personnes qui touchent un numéro de version, Auteur, Réviseur, Contrôleur de version, Approbateur et Lecteur, répartis en cinq phases : brouillon, révision interne, révision, approbation, et publication et mise en vigueur.
- Numérotation des brouillons : un nouveau document se voit attribuer la version brouillon 0.1 avant même sa diffusion, de sorte que le premier exemplaire que quelqu'un voit porte déjà un numéro traçable.
- La boucle de révision et d'incrémentation : un « Modifications requises ? » La décision achemine un brouillon via « Incrémenter la version mineure » et « Réviser le brouillon par rapport aux commentaires » avant de le réexaminer, de sorte que 0,1 devient 0,2, 0,2 devient 0,3 et le nombre lui-même enregistre le nombre de cycles qu'un brouillon a traversé.
- La porte de la version majeure : « Approuvé pour publication ? » est la seule décision du tableau qui conduit à l'attribution d'un nombre entier. Un brouillon rejeté revient dans le cycle des versions mineures plutôt que d’être publié de toute façon.
- Publication et remplacement : le registre de l'historique des versions est mis à jour, la version approuvée est publiée dans l'emplacement contrôlé et la version qu'elle remplace est marquée comme remplacée, le tout avant qu'un lecteur n'ouvre la nouvelle copie.
- La boucle post-publication : un 'Modification demandée après publication ?' La décision renvoie un document en vigueur dans le même cycle de révision et d’approbation lors de la version suivante, plutôt que de traiter un document actif comme immuable.
Quand utiliser ce modèle
- Vous concevez ou documentez un système de numérotation de versions et devez montrer, et pas seulement indiquer, la différence entre un brouillon de révision et une version publiée.
- Les évaluateurs continuent de citer une ébauche non publiée comme s'il s'agissait de la version approuvée, par exemple en traitant le troisième cycle de révision comme s'il s'agissait d'une version officielle parce que les deux ont été appelés « version 3 » quelque part en cours de route.
- Vous décidez où se situe la limite des versions majeures, lors de l'approbation formelle, lors d'une réécriture substantielle du contenu ou sur un calendrier de publication fixe, et vous souhaitez avoir un exemple concret sur lequel argumenter avant de corriger la règle.
- Vous devez expliquer à un auditeur ou à un nouveau contrôleur de documents pourquoi une version remplacée est toujours visible dans le registre plutôt que purement et simplement supprimée.
- Vous configurez des règles de numérotation des versions dans un système de gestion de documents ou une bibliothèque de modèles et souhaitez que le mécanisme soit défini avant de le créer.
Comment cela fonctionne
Corrigez votre convention décimale et entière
Décidez et notez que les versions préliminaires prennent un nombre décimal et que les versions publiées prennent un nombre entier, ou choisissez une autre convention si la vôtre diffère. Le schéma exact importe moins que le fait qu'il soit énoncé une seule fois et appliqué partout où un numéro de version apparaît, y compris les en-têtes, les pieds de page et le registre.
Décidez de ce qui compte comme un nouveau cycle de révision
Définissez la règle derrière « Incrémenter la version mineure » : chaque passe de balisage augmente-t-elle le numéro, ou seulement une réédition du brouillon une fois les modifications apportées ? Les équipes qui progressent sur chaque fil de commentaires se retrouvent avec des brouillons dans les années vingt ; les équipes qui augmentent uniquement lors de la réédition gardent le décompte significatif.
Définir la règle pour ce qui donne droit à une version majeure
L'approbation formelle est le déclencheur utilisé par ce graphique lors de l'attribution de la version majeure 1.0, mais certaines organisations augmentent également le numéro majeur lors d'une réécriture substantielle, même sans une ré-approbation complète. Choisissez une règle et appliquez-la de manière cohérente, car une règle mixte est ce qui empêche les numéros de version de signifier quoi que ce soit.
Définir ce qui arrive à une version remplacée
Dans « Marquer la version précédente remplacée », décidez où cette version antérieure se trouve par la suite : archivée dans le registre avec sa date de remplacement, ou supprimée de l'emplacement contrôlé mais conservée pendant une période déterminée. L’un ou l’autre est défendable ; une réponse non documentée ne l’est pas.
Décidez comment un changement post-publication est numéroté
Dans « Rouvrir le document à la prochaine version », déterminez si une modification apportée à un document en vigueur redémarre le cycle de rédaction de la version mineure au nombre entier suivant ou reprend les décimales à partir du dernier nombre majeur. C’est la règle que la plupart des équipes oublient d’écrire jusqu’à ce que la deuxième révision soit déjà en cours.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une version mineure et majeure d’un document ?
Une version mineure, écrite sous forme décimale telle que 0,1 ou 0,2, marque un brouillon encore en cours de révision interne dont l'utilisation n'a pas été approuvée. Une version majeure, écrite sous la forme d'un nombre entier tel que 1.0 ou 2.0, marque une version qu'un approbateur a effectivement approuvée et qui a été publiée sur l'emplacement contrôlé. La distinction existe de telle sorte que citer la « version 2 » signifie toujours un document publié, jamais un projet qui se trouve dans son deuxième cycle de révision.
Chaque série de commentaires de révision crée-t-elle un nouveau numéro de version ?
Il s’agit d’une règle définie par votre organisation, et non d’une règle dictée par le système de numérotation. De nombreuses équipes incrémentent la version mineure uniquement lorsqu'un brouillon est réédité pour un autre cycle de révision, et non pour chaque commentaire individuel, de sorte que le nombre reste un nombre significatif de cycles de rédaction plutôt qu'un nombre de modifications.
Qu’arrive-t-il à une version une fois remplacée, est-elle supprimée ?
Non. Une version remplacée est marquée comme telle dans le registre de l'historique des versions et est normalement conservée pendant une durée de conservation définie, puisqu'elle constitue l'enregistrement de ce qui était en vigueur à une date donnée. Il est retiré de l'emplacement contrôlé afin que personne n'y travaille par erreur, mais sa suppression pure et simple supprime les preuves dont un auditeur ou une enquête sur incident pourrait avoir besoin ultérieurement.
En quoi est-ce différent d'un processus de contrôle de documents ou d'un journal de révision ?
L'organigramme du processus de contrôle des documents chez /fr/templates/organigramme-du-processus-de-controle-des-documents représente le cycle de vie complet qu'un document traverse : demande, rédaction, révision, approbation, émission, distribution et révision périodique, et ce modèle suppose que le cycle de vie existe déjà. Un journal de révision est un registre plat des modifications individuelles, indiquant qui a modifié quoi et quand. Ce tableau se situe entre les deux : seul le mécanicien décide quel numéro, mineur ou majeur, un document a le droit de porter à chaque étape de son cycle de vie.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de contrôle des documents et passe le relais à Modèle d'arbre de décision du workflow d'approbation de documents.
C'est une étape de Contrôle des documents.
Étape 1: Organigramme du processus de contrôle des documents
Un organigramme du processus de contrôle des documents avec les couloirs Auteur, Réviseur, Approbateur, Contrôleur de documents et Utilisateur final : rédaction, approbation, émission et révision périodique.
Étape 2: Modèle de contrôle de version de document Vous êtes ici
Un modèle de contrôle de version de document montrant comment un brouillon passe des versions mineures (0.1, 0.2...) à la révision, obtient un nombre entier uniquement lors de l'approbation formelle et comment les révisions ultérieures…
Étape 3: Modèle d'arbre de décision du workflow d'approbation de documents
Un arbre décisionnel du flux de travail d'approbation des documents : modification éditoriale ou substantielle, réviseurs obligatoires par type de document, deuxième approbateur et formation lors de la publication.
Étape 4: Organigramme du workflow de contrôle des modifications de documents
Étape 5: Organigramme du processus d'examen et d'approbation des politiques…