Modèle de journal de révision de document
Un modèle de journal de révision de document, également appelé journal des modifications : suivez une modification apportée à tout document contrôlé depuis la demande jusqu'à une entrée en attente, une mise en œuvre et une vérification…
Qu'est-ce que le processus modèle de journal de révision de document ?
Un journal de révision de document, parfois appelé journal des modifications, est un enregistrement distinct qui répond à une question différente de celle de l'historique des révisions d'un document. Il ne s'agit pas de « que dit la version actuelle » mais de « ce qui s'est passé, qui l'a fait et quand, dans chaque document qu'un système qualité contrôle ». Il existe indépendamment de tout fichier unique, car un registre de documents, un auditeur ou un propriétaire de processus a besoin de voir l'activité de changement dans des dizaines de politiques, procédures, formulaires et instructions de travail à la fois, plutôt que d'ouvrir chacun d'entre eux et de faire défiler jusqu'à son propre historique. Dans ce graphique, c'est l'entrée du journal elle-même, et non le document, qui évolue dans le processus : une modification est demandée, ouverte en tant qu'entrée en attente, mise en œuvre, décrite, vérifiée et fermée.
Le cycle de vie a une porte avant que quoi que ce soit ne soit écrit et une vérification après. Une modification n'est ouverte en tant qu'entrée en attente qu'une fois que quelqu'un l'a approuvée pour la journalisation, et elle n'est fermée qu'une fois qu'un réviseur a comparé l'entrée à ce qui a été réellement implémenté. Cette étape de vérification existe parce qu'un journal n'est aussi fiable que son entrée la plus faible : une description avant et après que personne n'a vérifiée par rapport au document réel ne vaut pas plus qu'une affirmation non vérifiée, et un auditeur échantillonnant ultérieurement les entrées n'a aucun moyen de distinguer une description vérifiée d'une autre non vérifiée.
Il ne s’agit pas du flux de travail complet de contrôle des documents, de rédaction, d’examen technique et d’approbation formelle avant la publication d’un document, et il n’est pas lié à un type de document particulier tel qu’une procédure opérationnelle standard. C'est le grand livre qui accompagne tout document contrôlé, quel que soit ce qui régit la rédaction et l'approbation de ce document, et qui enregistre chaque modification apportée par la suite : qui l'a demandé, qui l'a mis en œuvre, ce qui a changé et si cette modification a été vérifiée. Utilisez-le comme journal lui-même, et non comme substitut à l'approbation qui a autorisé le changement en premier lieu.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs pour les personnes qui touchent une révision, demandeur, propriétaire du journal, auteur, réviseur et auditeur, répartis en cinq phases : demande, journalisation (en attente), mise en œuvre, vérification et journalisation (fermé).
- Admission et contrôle : une modification est demandée par rapport à un document contrôlé et soumise avec un motif et le document cible nommé, puis un "Modification **approuvée** pour la journalisation ?" La décision ouvre une entrée en attente ou termine la demande à « Demande refusée, non enregistrée ».
- L'entrée en attente elle-même : "Ouvrir une entrée de journal en attente", attribuez-lui un numéro d'entrée lié au document et attribuez la modification à un auteur, afin qu'une modification existe dans le journal avant qu'elle n'existe dans le document.
- Implémentation et preuve : l'auteur implémente la modification dans le document, puis "Enregistrer la description avant et après, l'auteur et la date" capture ce qui a changé, qui l'a modifié et quand, l'entrée qui permet à quelqu'un de reconstruire la modification sans ouvrir le propre historique du document.
- Vérification : le réviseur compare l'entrée avec la modification mise en œuvre et un message "**Vérifié** par rapport au document ?" La décision ferme l'entrée ou dirige vers « Différence dans le document ou l'entrée du journal ? », ce qui renvoie le correctif à la réimplémentation ou à la correction de l'entrée plutôt que de toujours supposer que l'auteur s'est trompé.
- Clôture et audit : « Fermez l'entrée du journal », informez le demandeur, et un audit périodique échantillonne les entrées fermées dans la voie de l'auditeur plutôt que de les examiner toutes.
Quand utiliser ce modèle
- Vous avez besoin d'un journal unique qui suit les modifications dans de nombreux documents, politiques, procédures, formulaires, dessins et modèles contrôlés, plutôt qu'un historique des révisions intégré séparément dans chaque fichier.
- Votre journal des modifications actuel est une colonne lâche ajoutée à un registre de feuille de calcul, et vous souhaitez qu'il soit modélisé comme son propre cycle de vie avec une porte avant la journalisation et une vérification avant la fermeture.
- Un auditeur ou un responsable de processus ne cesse de se demander quand une modification a été effectuée, qui l'a effectuée et si elle a été vérifiée. Aujourd'hui, la réponse honnête est que cette modification est dispersée dans les fils de discussion.
- Vous configurez le suivi des modifications pour un type de document qui n'a pas de flux de travail formel de rédaction et d'approbation, une table de référence, une liste de fournisseurs, une politique et qui nécessite un journal léger plutôt qu'un processus de contrôle complet des documents.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos propres rôles
Remplacez le demandeur, le propriétaire du journal, l'auteur, le réviseur et l'auditeur par les rôles que vous avez réellement. Dans une petite équipe, le propriétaire du journal et le réviseur sont souvent la même personne ; gardez-les sur une seule voie plutôt que de faire une critique qui n'arrive jamais. Si plusieurs personnes peuvent rédiger une modification, conservez le rôle Auteur plutôt que de nommer des individus, afin que le graphique survive au roulement du personnel.
Décidez de ce qui compte comme changement enregistrable
Toutes les modifications ne nécessitent pas une entrée : corriger une faute de frappe est différent de modifier une limite de contrôle. Définissez un seuil au niveau de l'option « Modification approuvée pour la journalisation ? » décision, par exemple les modifications importantes apportées à la portée, à la responsabilité, aux chiffres ou aux exigences sont enregistrées et les corrections de formatage ou d'orthographe ne le sont pas, et notez le seuil, car « matériel » est le mot auquel revient chaque argument concernant cette décision.
Corrigez votre système de numérotation des entrées
Dans « Attribuer un numéro d'entrée et lier le document », décidez si les numéros d'entrée s'exécutent par document, modifiez le numéro 4 de cette stratégie ou sous forme d'une séquence dans l'ensemble du journal. La numérotation par document se lit mieux dans l'historique d'un seul document ; une seule séquence est plus facile à rechercher et à rendre compte dans l’ensemble du registre.
Écrire la norme avant-après
"Enregistrer la description avant et après, l'auteur et la date" n'est utile que si chaque entrée répond à la même barre. Exigez le libellé ou la valeur précédente, le nouveau libellé ou la nouvelle valeur, la personne qui a effectué la modification et la date, dans cet ordre, afin qu'un auditeur échantillonnant les entrées lise la même forme d'enregistrement à chaque fois, quel que soit celui qui l'a rédigé.
Définir ce que la vérification vérifie réellement
Donnez au réviseur un test concret dans « Comparez l'entrée du journal avec la modification implémentée » : ouvrez le document, recherchez la modification et confirmez que le texte avant et après l'entrée correspond à ce qui s'y trouve réellement. Une vérification qui corrige uniquement l'entrée du journal ne constitue pas une vérification par rapport au document.
Définir votre règle d'échantillonnage d'audit
« Échantillon d'entrées clôturées dans un audit périodique » nécessite une fréquence et une taille d'échantillon indiquées, par exemple dix entrées par trimestre ou chaque entrée au-dessus d'un niveau de risque défini, définies dans votre programme d'audit plutôt que décidées ad hoc chaque fois que quelqu'un demande des preuves.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un journal de révision de document ?
Il s'agit d'un enregistrement chronologique de chaque modification apportée à un document contrôlé, distinct du document lui-même : qui a demandé la modification, qui l'a mise en œuvre, une description avant et après de ce qui a changé, la date et si elle a été vérifiée par rapport au document réel. Certaines organisations appellent le même enregistrement un journal des modifications ; les deux termes décrivent un historique en cours de modifications plutôt que le contenu actuel du document.
Un journal de révision de document est-il identique à un journal de modifications ?
Oui, dans le sens où les deux décrivent un enregistrement continu des changements plutôt que le contenu actuel. Le « journal de révision » est plus courant dans les contextes de qualité et réglementaires liés à un document contrôlé spécifique ; Le « journal des modifications » est utilisé plus largement, depuis une politique unique jusqu'à une table de référence partagée. Ce modèle modélise le cycle de vie générique derrière l'un ou l'autre nom : demande, entrée en attente, mise en œuvre, vérification, entrée fermée.
En quoi est-ce différent de l'historique des versions d'un document ?
L'historique des versions d'un document se trouve généralement à l'intérieur du fichier ou de ses métadonnées et montre la séquence des versions numérotées publiées. Un journal de révision est un registre distinct qui peut être réparti sur plusieurs documents à la fois et enregistre l'activité de modification elle-même, qui a touché quoi et quand, plutôt que seulement le numéro de version résultant. De nombreuses organisations conservent les deux : le document porte son numéro de version et sa date d'entrée en vigueur, et le journal contient le récit de chaque changement qui les a générés.
Qui doit vérifier une modification enregistrée ?
Quelqu'un d'autre que celui qui l'a mis en œuvre. L'intérêt du "Vérifié par rapport au document ?" La décision est une vérification indépendante que la description avant et après dans l'entrée correspond réellement à ce qui a changé dans le document, et non une deuxième opinion de la même personne qui a rédigé les deux. Dans une très petite équipe, il peut s'agir du propriétaire du journal plutôt que d'un réviseur dédié, mais ce ne devrait pas être l'auteur qui vérifie sa propre entrée.