Famille de processus
Processus de contrôle des documents : cinq modèles, du brouillon à la révision…
Comment un document contrôlé passe de la demande de modification à la rédaction, à la numérotation des versions, au routage des réviseurs et des approbateurs, à la publication et à la révision périodique. Cinq modèles séquencés plus des…
Le contrôle des documents est la discipline qui garantit que la procédure suivie par une personne est la procédure actuelle et approuvée. La famille s'étend de la demande qui ouvre un brouillon, en passant par la numérotation du brouillon à la publication et le routage des réviseurs et des approbateurs, jusqu'au remplacement de l'ancienne copie et à la révision périodique qui maintient un document en direct en cours de révision, avec les journaux de révision et les variantes spécifiques aux SOP qui enregistrent chaque modification.
Contrôle des documents représente l'ensemble du cycle de vie dans un seul graphique : demande, rédaction et révision, approbation, émission et publication, révision périodique, avec l'auteur, le réviseur, l'approbateur, le contrôleur de document et l'utilisateur final, chacun dans une file. Les prochaines étapes sont ses portes en détail. Contrôle des versions corrige la numérotation : les brouillons sont 0,1, 0,2 tandis que les réviseurs demandent des modifications, et le numéro entier n'apparaît qu'après approbation formelle. Le flux de travail d'approbation décide quels réviseurs sont obligatoires pour le type de document, si un deuxième approbateur est nécessaire et s'il publie, revient pour retravailler ou est rejeté.
La publication est le lieu où les documents contrôlés fuient généralement. Contrôle des modifications de documents classe une révision comme mineure ou majeure, tamponne la nouvelle version, la place dans la liste de distribution et remplace formellement la précédente, ce qui signifie formellement que quelqu'un est responsable de chaque endroit où une ancienne copie pourrait survivre. La révision périodique maintient ensuite le document en vie : le processus de révision et d'approbation des politiques se déroule sur un calendrier ou sur un événement, et même un résultat sans changement enregistre la révision et une nouvelle date de révision. Il n’existe pas de modèle autonome d’obsolescence ou de rétention ; le retrait est géré dans les cartes de contrôle des modifications et de contrôle des documents.
Le journal de révision du document et les modèles d'historique de révision des SOP sont les enregistrements laissés par ces étapes, une entrée par modification, demande de clôture datée. Le contrôle des modifications SOP ajoute la décision de recyclage : une étape critique pour la sécurité signifie un recyclage pratique et une liste de contrôle des compétences signée, tout le reste étant une lecture et un accusé de réception. Le modèle SOP contrôlé est le document lui-même auquel ce cycle de vie est attaché ; la version laboratoire est le même cycle à trois voies. Une modification de plusieurs documents, ou du processus plutôt que de sa description, appartient à changer de contrôle ; un auditeur interne échantillonne d'abord le contrôle des documents, car une copie obsolète sur le sol est la découverte la plus facile.
La séquence
Étape 1: Organigramme du processus de contrôle des documents
Un organigramme du processus de contrôle des documents avec les couloirs Auteur, Réviseur, Approbateur, Contrôleur de documents et Utilisateur final : rédaction, approbation, émission et révision périodique.
Étape 2: Modèle de contrôle de version de document
Un modèle de contrôle de version de document montrant comment un brouillon passe des versions mineures (0.1, 0.2...) à la révision, obtient un nombre entier uniquement lors de l'approbation formelle et comment les révisions ultérieures…
Étape 3: Modèle d'arbre de décision du workflow d'approbation de documents
Un arbre décisionnel du flux de travail d'approbation des documents : modification éditoriale ou substantielle, réviseurs obligatoires par type de document, deuxième approbateur et formation lors de la publication.
Étape 4: Organigramme du workflow de contrôle des modifications de documents
Un organigramme du flux de travail de contrôle des modifications de documents couvrant la classification mineure/majeure, l'évaluation de l'impact du réviseur, l'approbation, l'estampillage des versions, les mises à jour de la liste de…
Étape 5: Organigramme du processus d'examen et d'approbation des politiques…
Organigramme du processus d'examen et d'approbation des politiques : déclencheur de calendrier ou d'événement, confirmation du propriétaire, analyse des écarts, consultation, examen juridique et par les représentants des employés,…
Également dans cette famille
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