Comment créer un processus de contrôle des documents

En bref

• Numéro et révision, imprimés sur chaque page, ou le document n'est pas du tout identifié.
• La publication de la nouvelle révision représente la moitié de l’étape ; mettre l’ancien hors d’usage est l’autre moitié.
• Le retrait nécessite une liste des endroits où se trouve l'ancienne copie : tableaux d'affichage, lecteurs partagés, packs de fournisseurs.
• L'examen périodique a trois résultats (le conserver, le réviser, le retirer) et deux manquent généralement.
• La distribution et la formation se situent au sein du contrôle des documents, et non en aval de celui-ci.

Le contrôle est ce qui arrive à l'ancienne version

Chaque organisation qui rédige des procédures construit la même chaîne (rédiger, réviser, approuver, publier) et constate ensuite que presque aucune conclusion d'audit ne concerne la chaîne. Le constat est de l'autre moitié : une instruction de travail obsolète toujours épinglée à côté d'une machine, un formulaire à remplir lors d'une révision du registre retiré il y a deux ans, une procédure que personne n'a ouverte depuis la réorganisation du site. La délivrance d'un document n'est pas un contrôle. La comptabilisation de celui qu'il remplace l'est.

Quatre propriétés transforment un fichier publié en un fichier contrôlé : un identifiant unique avec une révision imprimée sur chaque page, un emplacement faisant autorité auquel toutes les autres références renvoient plutôt que des copies, une étape de retrait pour la révision à remplacer et un intervalle de révision avec une date d'échéance et un propriétaire nommé. Le troisième décide si les trois autres signifient quelque chose, car un registre peut être impeccable alors que l'ancien imprimé reste accroché au mur.

La vie entière d'un document est dessinée ci-dessous sur cinq voies, de l'auteur aux utilisateurs finaux. "Retirer les copies remplacées de l'utilisation" occupe une ligne à part dans la voie du contrôleur de document plutôt que d'être laissé comme une implication de la publication. La sortie « Réviser » de « Document toujours valide ? » revient à « Soulever une demande de modification de document », de sorte qu'une révision périodique réintègre le processus en haut au lieu d'en démarrer un deuxième à côté.

Comment cela fonctionne

1. Décidez quels documents vous contrôlerez

   Tout contrôler est le moyen le plus rapide de ne rien contrôler. Notez les classes qui comportent une obligation (procédures, instructions de travail, formulaires, spécifications, documents externes) et les classes qui n'en comportent pas, comme les notes de réunion et les dossiers de travail. Tout ce qui figure sur la première liste a besoin d'un propriétaire, d'un identifiant et d'un intervalle.

2. Corriger l'identifiant et le schéma de révision

   Nombres entiers pour les révisions publiées, décimales pour les brouillons, ainsi que l'identifiant, la révision, la date d'entrée en vigueur et l'approbateur dans l'en-tête de chaque page. Le système importe moins que sa stabilité : la renumérotation ultérieure d'une bibliothèque brise chaque référence croisée, chaque enregistrement de formation et chaque piste d'audit citant l'ancien numéro.

3. Tapez le cycle de vie en lignes, demandez d'abord

   Ouvrez un graphique et placez chaque étape dans la colonne de texte de la zone de texte, en commençant par l'événement qui identifie le besoin et la demande de modification qui le suit. Rejoignez-les en utilisant la colonne Ligne vers, qui prend le numéro de ligne auquel mène une étape. La mise en page est générée, donc la séquence est la seule chose qui est décidée ici.

4. Donner le retrait et l'enregistrement leurs propres lignes

   La ligne du registre prend Fichier dans la colonne Forme, de sorte que l'enregistrement qu'elle écrit s'affiche sur le diagramme, et le retrait reste sur une ligne distincte après la publication. Utilisez la colonne Voie verticale pour placer les deux dans la voie du contrôleur de documents. Un retrait qui partage une ligne avec la publication est l'étape qui est ignorée lorsque la publication est précipitée.

5. Étiquetez les trois résultats de l'examen

   Définissez la forme de la ligne de révision sur Décision et écrivez ses réponses dans la colonne de texte de ligne, une par numéro dans Ligne pour : valider, réviser, retirer. Le numéro de révision pointe vers l’arrière, au niveau de la demande de modification située en haut de la feuille. Les connexions sont des données, donc cette boucle est simplement un nombre plus petit et elle survit à chaque réorganisation ultérieure.

6. Parcourez la liste de retrait avant de lui faire confiance

   Prenez la dernière révision que vous avez publiée et partez à la recherche de son prédécesseur plutôt que de raisonner sur l'endroit où il pourrait se trouver : recherchez le lecteur, parcourez le sol, ouvrez le pack d'induction, demandez au client qui détient votre dossier qualité. Chaque copie que vous trouvez est un point d'utilisation à nommer lors de l'étape de retrait, et le décompte est la découverte à signaler.

Erreurs à éviter

• La copie qui a quitté le bâtiment

  Une révision envoyée dans le dossier qualité d'un client ou dans le dossier d'intégration d'un fournisseur est irrécupérable, et c'est la copie qu'un auditeur demande à voir. Enregistrez chaque problème externe par rapport à son destinataire, donc une réédition est une liste, pas un test de mémoire.

• Des impressions dont personne n'a à rendre compte

  Une impression incontrôlée survit à toutes les révisions publiées après. Soit tamponnez et enregistrez les copies que vous autorisez, soit interdisez-les et prévoyez un écran. La troisième position, qui constitue la véritable politique de la plupart des organisations, n'est pas un contrôle.

• Tamponner les bilans d'un an en une semaine

  Deux cents documents réapprouvés en une semaine n'ont pas été revus, ils ont vu leurs dates rafraîchies. Échelonnez les intervalles en fonction du risque afin qu'un examen soit un travail que quelqu'un a eu le temps de faire.

• Retraite par suppression

  La suppression d'un document obsolète détruit la preuve de ce qu'était la règle au moment où le travail était effectué. La retraite est un état dans le registre, non une absence : la ligne reste et gagne une date de retrait et un nom.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qui fait d’un document un document contrôlé ?

Quatre choses sont vraies : il porte un identifiant unique et une révision, il a un enregistrement d'approbation indiquant qui a autorisé cette révision et quand, exactement un emplacement détient la copie faisant autorité, et il a un intervalle de révision avec un propriétaire nommé. Le format n'a pas d'importance : une feuille de calcul, un diagramme et une page wiki peuvent tous être des documents contrôlés. Ce qui rend le contrôle réel, c'est qu'une révision obsolète ne peut pas être confondue avec la révision actuelle, c'est pourquoi le retrait appartient à la définition et non aux petits caractères.

Comment gérer les documents obsolètes ?

Retirez-les de tout point d'utilisation, puis conservez une copie archivée marquée comme obsolète pendant la période de conservation. Le retrait est une activité répertoriée plutôt qu'une note : nommez les tableaux d'affichage, les postes de travail, les dossiers partagés, les pages intranet et les packs externes atteints par la révision et cochez-les. Supprimer l’ancienne révision est une erreur courante, car une enquête menée un an plus tard nécessite de savoir quelle règle était en vigueur à ce moment-là, et les archives sont le seul endroit où la réponse survit.

La norme ISO 9001 exige-t-elle toujours une procédure de contrôle des documents ?

Pas en tant que procédure nommée. ISO 9001:2015 a abandonné les six procédures obligatoires au profit de la clause 7.5, qui exige que les informations documentées soient identifiées, approuvées avant utilisation, disponibles là où elles sont nécessaires, protégées contre toute altération et contrôlées pour leur distribution et leur élimination. Il s'agit d'un processus de contrôle des documents, qu'ils soient écrits ou non. Les auditeurs l'échantillonnent comme ils l'ont toujours fait : prenez une instruction de travail au point d'utilisation, vérifiez sa révision par rapport au registre et demandez qui a retiré son prédécesseur.

Quelle est la différence entre un document et un enregistrement ?

Un document dit ce qui devrait arriver et est révisé ; un enregistrement indique ce qui s'est produit et ce qui ne s'est pas produit. La différence décide des contrôles : les documents ont besoin de numéros de révision, d'un emplacement faisant autorité et du retrait de ce qu'ils remplacent, tandis que les enregistrements ont besoin de périodes de conservation, d'une protection contre l'altération et d'une récupérabilité. Un même dossier peut être les deux : un formulaire d'inspection vierge est un document contrôlé et celui complété est un dossier. Leur fusion produit des enregistrements édités après coup et des documents conservés pour toujours.

En quoi est-ce différent d’un guide de contrôle de version de document ?

Ce guide couvre l'ensemble du processus de demande de retrait : réception, rédaction, examen, approbation, délivrance, retrait et examen périodique. Le contrôle de version est le mécanisme le plus étroit à l'intérieur : le schéma de numérotation, les métadonnées de version sur chaque page et la décision de ce qui rend une révision majeure ou mineure. Voir /fr/guides/comment-controler-la-version-d-un-document pour ce mécanicien seul, /fr/guides/bonnes-pratiques-en-matiere-de-controle-de-version-des-documents pour savoir comment le garder fiable au fil des années de chiffre d'affaires, et /fr/guides/controle-de-version-des-documents-selon-la-norme-iso-9001-2015 pour l'angle de contrôle de version ISO 9001 clause 7.5 en particulier.