Sådan laver du en proces for dokumentstyring

Sådan fungerer det

1. Beslut hvilke dokumenter I vil styre

   At styre alt er den hurtigste vej til at styre ingenting. Skriv ned, hvilke klasser der bærer en forpligtelse — procedurer, arbejdsinstruktioner, formularer, specifikationer, eksterne dokumenter — og hvilke der ikke gør, som mødenoter og arbejdsfiler. Alt på den første liste skal have en ejer, et nummer og et interval.

2. Fastlæg nummer- og revisionssystemet

   Hele tal til udstedte revisioner, decimaler til udkast, og nummer, revision, ikrafttrædelsesdato og godkender i sidehovedet på hver enkelt side. Systemet betyder mindre end dets stabilitet: at omnummerere et dokumentbibliotek senere ødelægger hver krydshenvisning, hver oplæringsregistrering og hvert auditspor, der citerede det gamle nummer.

3. Skriv livsforløbet ind som rækker, anmodningen først

   Åbn et diagram og læg hvert trin i kolonnen Bokstekst, begyndende med den hændelse, der identificerer behovet, og den ændringsanmodning, der følger den. Forbind dem via kolonnen Linje til, som tager nummeret på den række, et trin fører til. Layoutet genereres, så rækkefølgen er det eneste, der bliver besluttet her.

4. Giv tilbagetrækningen og registret deres egne rækker

   Registerrækken får Fil i kolonnen Figur, så den registrering, den skriver, kan ses på diagrammet, og tilbagetrækningen bliver en selvstændig række efter publiceringen. Brug kolonnen Lodret bane til at lægge dem begge i den dokumentansvarliges bane. En tilbagetrækning, der deler række med publiceringen, er det trin, der springes over, når publiceringen har travlt.

5. Navngiv de tre udfald af reviewet

   Sæt reviewrækkens Figur til Beslutning og skriv svarene i kolonnen Linjetekst, ét per nummer i Linje til: gyldigt, revider, udfas. Nummeret for revider peger bagud, på ændringsanmodningen øverst på arket. Forbindelser er data, så den sløjfe er blot et lavere nummer — og den overlever hver senere ombytning af rækker.

6. Gå tilbagetrækningslisten igennem, før I stoler på den

   Tag den seneste revision, I har udstedt, og gå på jagt efter dens forgænger frem for at ræsonnere om, hvor den kunne være: søg på drevet, gå produktionen igennem, åbn introduktionsmappen, spørg den kunde, der har jeres kvalitetsdokumentation. Hver kopi, I finder, er et anvendelsessted, der skal navngives i tilbagetrækningstrinnet, og antallet er selve fundet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad gør et dokument til et styret dokument?

Fire ting gælder for det: det bærer et entydigt nummer og en revision, det har en godkendelsesregistrering, der navngiver hvem der godkendte netop den revision og hvornår, præcis én placering rummer den gældende kopi, og det har et reviewinterval med en navngiven ejer. Formatet er uden betydning — et regneark, et diagram og en wiki-side kan alle være styrede dokumenter. Det, der gør styringen reel, er, at en forældet revision ikke kan forveksles med den gældende, og derfor hører tilbagetrækningen med i definitionen frem for i det med småt.

Hvordan skal forældede dokumenter håndteres?

Træk dem tilbage fra hvert anvendelsessted, og behold derefter én arkiveret kopi, mærket som erstattet, i opbevaringsperioden. Tilbagetrækning er en opremset aktivitet frem for en note: navngiv de opslagstavler, arbejdsstationer, fællesmapper, intranetsider og eksterne mapper, revisionen nåede ud til, og kvittér for hver af dem. At slette den gamle revision er den udbredte fejl, for en undersøgelse et år senere har brug for at vide, hvilken regel der var gældende dengang, og arkivet er det eneste sted, hvor det svar overlever.

Kræver ISO 9001 stadig en procedure for dokumentstyring?

Ikke som en navngiven procedure. ISO 9001:2015 fjernede de seks obligatoriske procedurer til fordel for punkt 7.5, der kræver, at dokumenteret information identificeres, godkendes før brug, er tilgængelig hvor der er behov for den, beskyttes mod ændring og styres i forhold til distribution og bortskaffelse. Det er en dokumentstyringsproces, uanset om nogen har skrevet den ned. Auditorer stikprøver den, som de altid har gjort: tag en arbejdsinstruktion på anvendelsesstedet, hold dens revision op mod registret, og spørg hvem der trak forgængeren tilbage.

Hvad er forskellen på et dokument og en registrering?

Et dokument siger, hvad der bør ske, og det revideres; en registrering siger, hvad der skete, og den revideres ikke. Forskellen afgør kontrollerne: dokumenter har brug for revisionsnumre, én gældende placering og tilbagetrækning af det, de erstatter, mens registreringer har brug for opbevaringsperioder, beskyttelse mod ændring og at kunne fremfindes. Den samme fil kan være begge dele — en blank kontrolformular er et styret dokument, og den udfyldte er en registrering. At blande dem sammen giver registreringer, der rettes bagefter, og dokumenter, der opbevares for evigt.