Sådan laver du en proces for dokumentstyring

Kort fortalt

• Nummer og revision trykt på hver side, ellers er dokumentet slet ikke identificeret.
• At publicere den nye revision er halvdelen af trinnet; at tage den gamle ud af brug er den anden.
• Tilbagetrækning kræver en liste over de steder, den gamle kopi findes: opslagstavler, fællesdrev, leverandørmapper.
• Periodisk review har tre udfald (behold, revider, udfas), og de to sidste mangler som regel.
• Distribution og oplæring hører inde i dokumentstyringen, ikke nedstrøms for den.

Relateret vejledning

• Planlæg en intern audit og følg op på fund

Styring er det, der sker med den gamle version

Alle organisationer, der skriver procedurer, bygger den samme kæde (udkast, review, godkendelse, publicering) og opdager derefter, at næsten intet auditfund handler om kæden. Fundene handler om den anden halvdel: en forældet arbejdsinstruktion, der stadig hænger ved en maskine, en formular, der udfyldes på en revision, registret udfasede for to år siden, en procedure, ingen har åbnet siden lokationen blev omorganiseret. At udstede et dokument er ikke styring. At gøre rede for det, det erstatter, er.

Fire egenskaber gør en publiceret fil til et styret dokument: et entydigt nummer med en revision trykt på hver side, én gældende placering, som alle andre henvisninger linker til frem for at kopiere, et tilbagetrækningstrin for den revision, der bliver erstattet, og et reviewinterval med en frist og en navngiven ejer. Den tredje afgør, om de tre andre betyder noget, for et register kan være upåklageligt, mens den gamle udskrift stadig hænger på væggen.

Ét dokuments hele liv er tegnet herunder over fem baner, fra Forfatter til Slutbrugere. »Træk forældede kopier tilbage« har sin egen række i banen Dokumentansvarlig frem for at ligge som en underforstået del af publiceringen. Udgangen »Revider« fra »Er dokumentet stadig gyldigt?« fører tilbage til »Opret dokumentændringsanmodning«, så et periodisk review træder ind i processen forfra i stedet for at starte en ny ved siden af.

Den samme kæde, nu med tilbagetrækningen

Anmodet, skrevet, godkendt, udstedt, og derefter trækkes den kopi, der bliver erstattet, ud af brug, mens et reviewur begynder at tikke. Ét dokuments hele liv i fem baner.

1. En anmodning før et udkast

   Starten er en hændelse frem for en opgave (»Behov eller ændring identificeret«), og »Opret dokumentændringsanmodning« kommer, før nogen åbner filen. Først derefter dukker »Skriv eller revider indholdet« op, med begrundelsen allerede registreret.

2. Reviewsløjfen er selve tidsplanen

   »Kommentarer at afklare?« sender udkastet til »Ret udkastet efter kommentarerne«, som peger tilbage på »Gennemfør faglig gennemgang« på en gren, der hedder »Nyt review«. Godkenderens »Godkendt til udstedelse?« afviser til den samme række, så begge former for omarbejde deler én vej.

3. Udsted, registrér, publicér, træk tilbage

   Banen Dokumentansvarlig fyldes med fire rækker: en version og en ikrafttrædelsesdato, dokumentregistret tegnet som en Fil-række, publicering på den styrede placering og derefter »Træk forældede kopier tilbage«. Den sidste af de fire er den, de fleste processer udelader.

4. Et dokument i brug er ikke færdigt

   Oplæring eller en kvittering, så brug, så et planlagt review med tre navngivne udgange. »Gyldigt« noterer udfaldet og næste dato, »Revider« fører tilbage til ændringsanmodningen, og »Udfas« ender i »Dokument tilbagetrukket og udfaset«: et udfald, denne proces faktisk kan nå.

Sådan fungerer det

1. Beslut hvilke dokumenter I vil styre

   At styre alt er den hurtigste vej til at styre ingenting. Skriv ned, hvilke klasser der bærer en forpligtelse (procedurer, arbejdsinstruktioner, formularer, specifikationer, eksterne dokumenter), og hvilke der ikke gør, som mødenoter og arbejdsfiler. Alt på den første liste skal have en ejer, et nummer og et interval.

2. Fastlæg nummer- og revisionssystemet

   Hele tal til udstedte revisioner, decimaler til udkast, og nummer, revision, ikrafttrædelsesdato og godkender i sidehovedet på hver enkelt side. Systemet betyder mindre end dets stabilitet: at omnummerere et dokumentbibliotek senere ødelægger hver krydshenvisning, hver oplæringsregistrering og hvert auditspor, der citerede det gamle nummer.

3. Skriv livsforløbet ind som rækker, anmodningen først

   Åbn et diagram og læg hvert trin i kolonnen Bokstekst, begyndende med den hændelse, der identificerer behovet, og den ændringsanmodning, der følger den. Forbind dem via kolonnen Linje til, som tager nummeret på den række, et trin fører til. Layoutet genereres, så rækkefølgen er det eneste, der bliver besluttet her.

4. Giv tilbagetrækningen og registret deres egne rækker

   Registerrækken får Fil i kolonnen Figur, så den registrering, den skriver, kan ses på diagrammet, og tilbagetrækningen bliver en selvstændig række efter publiceringen. Brug kolonnen Lodret bane til at lægge dem begge i den dokumentansvarliges bane. En tilbagetrækning, der deler række med publiceringen, er det trin, der springes over, når publiceringen har travlt.

5. Navngiv de tre udfald af reviewet

   Sæt reviewrækkens Figur til Beslutning og skriv svarene i kolonnen Linjetekst, ét per nummer i Linje til: gyldigt, revider, udfas. Nummeret for revider peger bagud, på ændringsanmodningen øverst på arket. Forbindelser er data, så den sløjfe er blot et lavere nummer, og den overlever hver senere ombytning af rækker.

6. Gå tilbagetrækningslisten igennem, før I stoler på den

   Tag den seneste revision, I har udstedt, og gå på jagt efter dens forgænger frem for at ræsonnere om, hvor den kunne være: søg på drevet, gå produktionen igennem, åbn introduktionsmappen, spørg den kunde, der har jeres kvalitetsdokumentation. Hver kopi, I finder, er et anvendelsessted, der skal navngives i tilbagetrækningstrinnet, og antallet er selve fundet.

Faldgruber du skal undgå

• Den kopi, der forlod huset

  En revision sendt ind i en kundes kvalitetsdokumentation eller en leverandørs introduktionsmappe kan ikke kaldes hjem, og det er præcis den kopi, en auditor beder om at se. Registrér hver ekstern udsendelse med modtager, så en genudsendelse bliver en liste frem for en hukommelsesprøve.

• Udskrifter, ingen skal gøre rede for

  En ustyret udskrift overlever hver revision, der udstedes efter den. Stempl og registrér de kopier, I tillader, eller forbyd dem og stil en skærm til rådighed. Den tredje position, som er de fleste organisationers reelle politik, er ikke en kontrol.

• Et års reviews stemplet på én uge

  To hundrede dokumenter godkendt igen på en uge er ikke blevet gennemgået, de har fået deres datoer fornyet. Spred intervallerne efter risiko, så et review bliver et stykke arbejde, nogen har fået tid til at udføre.

• Udfasning ved sletning

  At fjerne et forældet dokument ødelægger beviset for, hvad reglen var, da arbejdet blev udført. Udfasning er en tilstand i registret, ikke et fravær fra det: rækken bliver stående og får en dato for tilbagetrækning og et navn.

Lav jeres egen dokumentstyringsproces

Tag eksemplet på dokumentstyring som jeres eget diagram, fastlæg jeres revisionssystem, og list hvert sted, en erstattet kopi skal trækkes tilbage fra.

Lav jeres egen dokumentstyringsproces

Relaterede guides

• Sådan versionsstyrer du en SOP
• Sådan laver du en proces for ændringsstyring (change control)
• Hvordan man skriver en SOP

Ofte stillede spørgsmål

Hvad gør et dokument til et styret dokument?

Fire ting gælder for det: det bærer et entydigt nummer og en revision, det har en godkendelsesregistrering, der navngiver hvem der godkendte netop den revision og hvornår, præcis én placering rummer den gældende kopi, og det har et reviewinterval med en navngiven ejer. Formatet er uden betydning: et regneark, et diagram og en wiki-side kan alle være styrede dokumenter. Det, der gør styringen reel, er, at en forældet revision ikke kan forveksles med den gældende, og derfor hører tilbagetrækningen med i definitionen frem for i det med småt.

Hvordan skal forældede dokumenter håndteres?

Træk dem tilbage fra hvert anvendelsessted, og behold derefter én arkiveret kopi, mærket som erstattet, i opbevaringsperioden. Tilbagetrækning er en opremset aktivitet frem for en note: navngiv de opslagstavler, arbejdsstationer, fællesmapper, intranetsider og eksterne mapper, revisionen nåede ud til, og kvittér for hver af dem. At slette den gamle revision er den udbredte fejl, for en undersøgelse et år senere har brug for at vide, hvilken regel der var gældende dengang, og arkivet er det eneste sted, hvor det svar overlever.

Kræver ISO 9001 stadig en procedure for dokumentstyring?

Ikke som en navngiven procedure. ISO 9001:2015 fjernede de seks obligatoriske procedurer til fordel for punkt 7.5, der kræver, at dokumenteret information identificeres, godkendes før brug, er tilgængelig hvor der er behov for den, beskyttes mod ændring og styres i forhold til distribution og bortskaffelse. Det er en dokumentstyringsproces, uanset om nogen har skrevet den ned. Auditorer stikprøver den, som de altid har gjort: tag en arbejdsinstruktion på anvendelsesstedet, hold dens revision op mod registret, og spørg hvem der trak forgængeren tilbage.

Hvad er forskellen på et dokument og en registrering?

Et dokument siger, hvad der bør ske, og det revideres; en registrering siger, hvad der skete, og den revideres ikke. Forskellen afgør kontrollerne: dokumenter har brug for revisionsnumre, én gældende placering og tilbagetrækning af det, de erstatter, mens registreringer har brug for opbevaringsperioder, beskyttelse mod ændring og at kunne fremfindes. Den samme fil kan være begge dele: en blank kontrolformular er et styret dokument, og den udfyldte er en registrering. At blande dem sammen giver registreringer, der rettes bagefter, og dokumenter, der opbevares for evigt.

Hvordan adskiller denne guide sig fra en guide om dokumentversionsstyring?

Denne guide dækker hele forløbet fra anmodning til udfasning: registrering, udarbejdelse, review, godkendelse, udstedelse, tilbagetrækning og periodisk review. Versionsstyring er den smallere mekanik indeni: nummereringssystemet, versionsmetadataen på hver side, og hvad der afgør, om en revision er en hovedversion eller en mindre version. Se /da/guides/versionsstyring-af-dokumenter for den mekanik for sig selv, /da/guides/best-practice-for-dokumentversionsstyring for, hvordan I holder den troværdig gennem års udskiftning af medarbejdere, og /da/guides/dokumentversionsstyring-iso-9001 for ISO 9001 punkt 7.5's vinkel på versionsstyring specifikt.