Flowchart for dokumentstyring

Hvad er flowchart for dokumentstyring?

Dokumentstyring er den måde, en organisation holder de dokumenter, der styrer arbejdet, korrekte, gældende og samlet ét sted. Det dækker et helt livsforløb: nogen konstaterer et behov eller beder om en ændring, en forfatter skriver udkastet, en fagligt kompetent kollega gennemgår det, en navngiven godkender frigiver det til brug, den dokumentansvarlige udsteder det med versionsnummer og ikrafttrædelsesdato, forældede kopier trækkes ud af omløb, og dokumentet kommer tilbage til review på en planlagt dato. ISO 9001:2015 punkt 7.5 fastlægger, hvad der skal styres: herunder review og godkendelse før udstedelse, distribution og adgang, versionsstyring samt opbevaring og bortskaffelse, men foreskriver ingen bestemt procedure. Diagrammet her er én procedure, der lever op til de krav.

De fleste brud på dokumentstyringen er distributionsbrud, ikke skrivefejl. Den godkendte version findes og er korrekt, men den forrige revision hænger stadig på maskinen, ligger stadig i introduktionsmappen eller er stadig det første søgeresultat på intranettet. To trin forhindrer det, og begge står som selvstændige kasser her: tilbagetrækning af forældede kopier på udstedelsestidspunktet, og et kvitteringstrin, der dokumenterer, hvem der har set den nye version. Begge producerer dokumentation, og det er reelt dét, en auditor spørger om, når de vil vide, hvordan I ved, at folk arbejder efter gældende revision.

Den halvdel, teams oftest springer over, er det planlagte review. Et styret dokument, ingen har set på i seks år, er en risiko frem for en kontrol: det beskriver en proces, der siden er ændret, og modsiger stille og roligt det, folk faktisk gør. Beslutningen 'Er dokumentet stadig gyldigt?' tvinger et af tre eksplicitte udfald frem, så intet dokument står i registret med ukendt status. Enten registreres reviewet og en ny frist sættes, eller dokumentet sendes tilbage gennem samme ændringsanmodning som en revision, eller det udfases og trækkes tilbage.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes for de roller, der reelt ejer arbejdet (Forfatter, Faglig reviewer, Godkender, Dokumentansvarlig og Slutbrugere) fordelt på fem faser: Anmodning, Udkast og review, Godkendelse, Udstedelse og publicering samt I brug og periodisk review
• Indgang og skrivning: et dokumentbehov eller en ændring identificeres, oprettes som en dokumentændringsanmodning med hvad der ændres og hvorfor, og skrives eller revideres derefter af forfatteren, så nye dokumenter og revisioner følger én vej i stedet for to
• Kommentarsløjfen: den faglige gennemgang føder beslutningen 'Kommentarer at afklare?', som sender udkastet tilbage til forfatteren til rettelse og nyt review og først slipper det videre til godkendelse, når intet er udestående
• Formel godkendelse: godkenderen vurderer udkastets egnethed, hvorefter 'Godkendt til udstedelse?' enten sender det videre til den dokumentansvarlige eller returnerer det som afvist ind i den samme rettelses- og reviewsløjfe frem for at afslutte anmodningen
• Udstedelse og publicering i banen Dokumentansvarlig: tildel version og ikrafttrædelsesdato, opdater dokumentregistret, publicer på den styrede placering, og træk derefter forældede kopier tilbage, også de printede ved arbejdsstedet
• Udrulning og reviewcyklus: beslutningen 'Kræver ændringen oplæring?' sender slutbrugerne enten til oplæring eller til et læs-og-kvitter-trin, og et planlagt review udløser beslutningen 'Er dokumentet stadig gyldigt?' med tre grene: behold og notér næste frist, revider via en ny ændringsanmodning, eller udfas og træk tilbage

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skal skrive eller omskrive en procedure for dokumentstyring til et kvalitets- eller informationssikkerhedsledelsessystem og vil have en struktur, der allerede dækker review, godkendelse, udstedelse, tilbagetrækning og periodisk review
• Forældede versioner dukker gentagne gange op i brug, og I har brug for at vise, hvor tilbagetrækningen sker, hvem der er ansvarlig, og hvilke distributionspunkter der skal tjekkes
• Godkendelser foregår på mail, og ingen kan rekonstruere, hvem der godkendte den version, der gælder lige nu, eller hvornår den trådte i kraft
• I flytter dokumentstyringen fra et fællesdrev over i et system og vil have processen på plads, før I begynder at konfigurere workflows, rettigheder og påmindelser
• En ny kvalitetschef, dokumentansvarlig eller procesejer har brug for at se hele livsforløbet: inklusive hvad der sker, når et periodisk review forfalder

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat Forfatter, Faglig reviewer, Godkender, Dokumentansvarlig og Slutbrugere med de roller, I faktisk har, og navngiv dem efter rolle frem for person, så diagrammet overlever opsigelser og omorganiseringer. Er jeres kvalitetschef både reviewer og dokumentansvarlig, så slå de baner sammen i stedet for at lade som om, de er adskilte. Er fagligt og regulatorisk review reelt to forskellige personer, så del reviewer-banen.

2. Definér, hvad der tæller som et styret dokument

   Skriv omfanget ind ved procesens start. Politikker, procedurer, arbejdsinstruktioner, formularer og skabeloner er normalt styrede; udfyldte formularer er registreringer, som opbevares og beskyttes mod ændring frem for at blive revideret. Beslut, hvordan I håndterer dokumenter af ekstern oprindelse som standarder og leverandørmanualer: de identificeres og styres, men skrives ikke af jer.

3. Fastlæg jeres regler for version og ikrafttræden

   På trinnet 'Tildel version og ikrafttrædelsesdato' skal I låse en nummereringsmetode fast og holde jer til den, for eksempel hele tal for udstedte versioner og decimaler for udkast. Beslut, hvor lang varslingstid ikrafttrædelsesdatoen kræver, så oplæring kan nå at køre og gamle kopier kan nå at blive trukket, og angiv, hvad der skal stå på hver side: dokumentnummer, version, ikrafttrædelsesdato og godkenderrolle.

4. Navngiv den styrede placering og alle tilbagetrækningspunkter

   Dokumentstyring virker kun, hvis der findes ét sted, en gældende version kan bo. Notér hvor det er, og list derefter hvert sted, en gammel version kan overleve: opslagstavler, maskinstationer, fællesdrev, intranetsider, introduktionsmapper, kopier hos leverandører og kunder. Netop den liste gør trinnet 'Træk forældede kopier tilbage' til noget, der kan udføres, frem for en hensigtserklæring.

5. Beslut, hvornår oplæring er påkrævet, og hvad I gemmer som dokumentation

   Fastlæg reglen bag oplæringsbeslutningen. En rettet slåfejl kræver normalt intet; en ændring i et sikkerhedskritisk eller reguleret trin kræver normalt oplæring med registreret deltagelse. Alt derimellem er typisk læs-og-kvitter. Beslut, hvor kvitteringen gemmes, for det er netop dén, der dokumenterer, at folk arbejder efter gældende revision.

6. Sæt reviewintervaller efter risiko, og giv hvert dokument en ejer

   Ét fælles interval overbelaster enten den dokumentansvarlige eller lader kritiske dokumenter forælde. Sæt intervallet efter risiko: for eksempel årligt for sikkerhedskritiske arbejdsinstruktioner og hvert andet eller tredje år for understøttende politikker, og tilføj hændelsesdrevne triggere ved hændelser, auditfund og procesændringer. Registrér udfaldet, også når intet ændres: et gennemgået og uændret dokument er styret, et ikke-gennemgået er ikke.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er dokumentstyring?

Det er den procedure, der styrer livsforløbet for de dokumenter, som beskriver, hvordan arbejdet udføres: hvordan et nyt dokument eller en ændring bliver anmodet, hvem der skriver det, hvem der gennemgår det, hvem der godkender det til brug, hvordan det udstedes med versionsnummer og ikrafttrædelsesdato, hvordan forældede kopier fjernes fra omløb, og hvordan det gennemgås med jævne mellemrum, indtil det enten revideres eller udfases. Pointen er ikke papirarbejde. Pointen er, at enhver, der udfører arbejdet, kan finde den gældende version, og at ingen ved et uheld kan følge en gammel.

Gør dette flowchart os ISO 9001-compliant?

Det gør intet diagram alene, men det dækker det, punkt 7.5 beder om. ISO 9001:2015 kræver, at dokumenteret information gennemgås og godkendes for egnethed og tilstrækkelighed før udstedelse, at den er identificeret og beskrevet, tilgængelig og egnet til brug dér, hvor der er brug for den, styret med hensyn til distribution og adgang, versionsstyret og omfattet af regler for opbevaring og bortskaffelse. Diagrammet sætter et trin eller en beslutning op mod hvert af de punkter. Bemærk, at 2015-udgaven fjernede 2008-kravet om en dokumenteret procedure for dokumentstyring, så en skreven procedure er ikke i sig selv obligatorisk, men I skal stadig kunne påvise styringen. Det, en auditor tester, er dokumentationen i hvert trin, ikke flowchartet.

Hvor ofte bør styrede dokumenter gennemgås?

ISO 9001 fastsætter ikke et interval, så det er jeres beslutning at begrunde. Sæt det efter risiko: årligt for dokumenter, der dækker sikkerhedskritiske, regulerede eller personaletunge aktiviteter, og hvert andet eller tredje år for understøttende politikker, der sjældent ændrer sig. Nogle rammeværk er strammere: ISO/IEC 27001 forventer for eksempel, at politikker gennemgås med planlagte mellemrum og efter væsentlige ændringer. Læg hændelsesdrevne triggere oven i kalenderen, for en hændelse, et auditfund eller en procesændring er en bedre grund til at gennemgå et dokument end en dato.

Hvad er forskellen på et styret dokument og en registrering?

Et styret dokument fortæller folk, hvad de skal gøre, og forventes at ændre sig: det revideres, udstedes på ny i en ny version, og den gamle version trækkes tilbage. En registrering er dokumentation for, at noget skete på et bestemt tidspunkt: en udfyldt tjekliste, en oplæringslog, en underskrevet godkendelse, og den opbevares og beskyttes mod ændring frem for at blive revideret. De håndteres forskelligt, og sammenblanding er en klassisk kilde til forvirring: versionsstyring hører til dokumenter, opbevaringsfrister hører til registreringer. Denne proces producerer begge dele, for de registerposter og kvitteringer, den skaber, er selv registreringer.

Hvad hvis jeg kun har brug for versionsstyring og ikke hele dokumentstyringsprocessen?

Dette diagram er det fulde livsforløb: anmodning, udkast, review, godkendelse, udstedelse og periodisk review fordelt på fem baner. Har I udelukkende brug for selve versionsnummereringen, er /da/templates/dokumentversionsstyring-skabelon et smallere diagram bygget udelukkende omkring dén. Har I i stedet brug for en log over, hvad der er ændret mellem versioner, frem for livsforløbet omkring det, dækker /da/templates/dokumentrevisionslog-skabelon netop det. Start med denne side, hvis I skriver hele proceduren, og gå ned i ét af de to, når den bredere proces er aftalt, og versionsstyring eller revisionsloggen er den brik, der stadig mangler.