Flowchart for dokumentstyring

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat Forfatter, Faglig reviewer, Godkender, Dokumentansvarlig og Slutbrugere med de roller, I faktisk har, og navngiv dem efter rolle frem for person, så diagrammet overlever opsigelser og omorganiseringer. Er jeres kvalitetschef både reviewer og dokumentansvarlig, så slå de baner sammen i stedet for at lade som om, de er adskilte. Er fagligt og regulatorisk review reelt to forskellige personer, så del reviewer-banen.

2. Definér, hvad der tæller som et styret dokument

   Skriv omfanget ind ved procesens start. Politikker, procedurer, arbejdsinstruktioner, formularer og skabeloner er normalt styrede; udfyldte formularer er registreringer, som opbevares og beskyttes mod ændring frem for at blive revideret. Beslut, hvordan I håndterer dokumenter af ekstern oprindelse som standarder og leverandørmanualer — de identificeres og styres, men skrives ikke af jer.

3. Fastlæg jeres regler for version og ikrafttræden

   På trinnet 'Tildel version og ikrafttrædelsesdato' skal I låse en nummereringsmetode fast og holde jer til den, for eksempel hele tal for udstedte versioner og decimaler for udkast. Beslut, hvor lang varslingstid ikrafttrædelsesdatoen kræver, så oplæring kan nå at køre og gamle kopier kan nå at blive trukket, og angiv, hvad der skal stå på hver side: dokumentnummer, version, ikrafttrædelsesdato og godkenderrolle.

4. Navngiv den styrede placering og alle tilbagetrækningspunkter

   Dokumentstyring virker kun, hvis der findes ét sted, en gældende version kan bo. Notér hvor det er, og list derefter hvert sted, en gammel version kan overleve: opslagstavler, maskinstationer, fællesdrev, intranetsider, introduktionsmapper, kopier hos leverandører og kunder. Netop den liste gør trinnet 'Træk forældede kopier tilbage' til noget, der kan udføres, frem for en hensigtserklæring.

5. Beslut, hvornår oplæring er påkrævet, og hvad I gemmer som dokumentation

   Fastlæg reglen bag oplæringsbeslutningen. En rettet slåfejl kræver normalt intet; en ændring i et sikkerhedskritisk eller reguleret trin kræver normalt oplæring med registreret deltagelse. Alt derimellem er typisk læs-og-kvitter. Beslut, hvor kvitteringen gemmes, for det er netop dén, der dokumenterer, at folk arbejder efter gældende revision.

6. Sæt reviewintervaller efter risiko, og giv hvert dokument en ejer

   Ét fælles interval overbelaster enten den dokumentansvarlige eller lader kritiske dokumenter forælde. Sæt intervallet efter risiko — for eksempel årligt for sikkerhedskritiske arbejdsinstruktioner og hvert andet eller tredje år for understøttende politikker — og tilføj hændelsesdrevne triggere ved hændelser, auditfund og procesændringer. Registrér udfaldet, også når intet ændres: et gennemgået og uændret dokument er styret, et ikke-gennemgået er ikke.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er dokumentstyring?

Det er den procedure, der styrer livsforløbet for de dokumenter, som beskriver, hvordan arbejdet udføres: hvordan et nyt dokument eller en ændring bliver anmodet, hvem der skriver det, hvem der gennemgår det, hvem der godkender det til brug, hvordan det udstedes med versionsnummer og ikrafttrædelsesdato, hvordan forældede kopier fjernes fra omløb, og hvordan det gennemgås med jævne mellemrum, indtil det enten revideres eller udfases. Pointen er ikke papirarbejde. Pointen er, at enhver, der udfører arbejdet, kan finde den gældende version, og at ingen ved et uheld kan følge en gammel.

Gør dette flowchart os ISO 9001-compliant?

Det gør intet diagram alene, men det dækker det, punkt 7.5 beder om. ISO 9001:2015 kræver, at dokumenteret information gennemgås og godkendes for egnethed og tilstrækkelighed før udstedelse, at den er identificeret og beskrevet, tilgængelig og egnet til brug dér, hvor der er brug for den, styret med hensyn til distribution og adgang, versionsstyret og omfattet af regler for opbevaring og bortskaffelse. Diagrammet sætter et trin eller en beslutning op mod hvert af de punkter. Bemærk, at 2015-udgaven fjernede 2008-kravet om en dokumenteret procedure for dokumentstyring, så en skreven procedure er ikke i sig selv obligatorisk — men I skal stadig kunne påvise styringen. Det, en auditor tester, er dokumentationen i hvert trin, ikke flowchartet.

Hvor ofte bør styrede dokumenter gennemgås?

ISO 9001 fastsætter ikke et interval, så det er jeres beslutning at begrunde. Sæt det efter risiko: årligt for dokumenter, der dækker sikkerhedskritiske, regulerede eller personaletunge aktiviteter, og hvert andet eller tredje år for understøttende politikker, der sjældent ændrer sig. Nogle rammeværk er strammere — ISO/IEC 27001 forventer for eksempel, at politikker gennemgås med planlagte mellemrum og efter væsentlige ændringer. Læg hændelsesdrevne triggere oven i kalenderen, for en hændelse, et auditfund eller en procesændring er en bedre grund til at gennemgå et dokument end en dato.

Hvad er forskellen på et styret dokument og en registrering?

Et styret dokument fortæller folk, hvad de skal gøre, og forventes at ændre sig: det revideres, udstedes på ny i en ny version, og den gamle version trækkes tilbage. En registrering er dokumentation for, at noget skete på et bestemt tidspunkt — en udfyldt tjekliste, en oplæringslog, en underskrevet godkendelse — og den opbevares og beskyttes mod ændring frem for at blive revideret. De håndteres forskelligt, og sammenblanding er en klassisk kilde til forvirring: versionsstyring hører til dokumenter, opbevaringsfrister hører til registreringer. Denne proces producerer begge dele, for de registerposter og kvitteringer, den skaber, er selv registreringer.