Flowchart for ordrebehandling — fra ordre til levering

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige teams

   Erstat kunde, salg/kundeservice, økonomi, lager og logistik med de funktioner, I reelt har. Hvis ét team ejer både plukning og forsendelse, så slå de baner sammen i stedet for at foregive, at overleveringen findes. Bruger I en ekstern logistikpartner, så giv 3PL-leverandøren sin egen bane, så grænsen for jeres kontrol er synlig. Hold jer på højst fem baner — ellers bliver diagrammet ulæseligt.

2. Skriv jeres egne kredit- og lagerregler ind

   Kreditchecket og lagerbeslutningen er der, hvor jeres politik bor. Angiv grundlaget for kreditgrænsen, hvem der må frigive en spærret ordre, og om reservation sker ved ordreoprettelse eller ved pluk. Skriv de faktiske beløb og rollenavne i kommentarfeltet på trinnet — ikke i en separat politik, ingen åbner.

3. Tag stilling til delleverancer eksplicit

   Beslutningen 'Delleverance eller vent?' forudsætter, at I spørger kunden. Hvis jeres politik er at dellevere som standard over en bestemt leveringsgrad, eller aldrig at splitte uden skriftlig aftale, så ret grenenes labels og skriv reglen på. Beslut også, hvem der betaler den anden fragt — det er netop den diskussion, trinnet findes for at undgå.

4. Hæft systemer og dokumenter på hvert trin

   Skriv kildesystem og papirgang på de trin, der producerer noget: ordrebog, reservation, plukliste, pakkeliste, følgeseddel, fragtlabel, leveringsbevis og faktura. Forsendelser over grænser kræver desuden handelsfaktura og varekoder på trinnet med forsendelsesdokumenter.

5. Gå det igennem med dem, der udfører arbejdet, og udgiv det derefter

   Tag diagrammet med ud på lageret og ind på servicedesken, og følg to-tre levende ordrer igennem det — heriblandt en, der gik galt. Ret diagrammet, ikke historien. Bliver det en styret procedure, så send det gennem godkendelse, så den version, folk arbejder efter, er den, der blev godkendt, og gem ændringshistorikken.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består ordrebehandling af?

Ordren modtages og registreres, oplysningerne valideres, kreditten tjekkes, lagerdækningen kontrolleres, varerne reserveres eller sættes i restordre, der plukkes, pakkes og kvalitetskontrolleres, forsendelsesdokumenterne laves, fragtføreren overtager, leveringen bekræftes, fakturaen udstedes, og ordren lukkes. Det, der skiller en fungerende proces fra en papirproces, er undtagelsesgrenene: hvad der sker, når oplysninger mangler, kreditten fejler, lageret ikke slår til, pakkekontrollen fejler, eller leveringen ikke lykkes.

Hvad er forskellen på ordrebehandling og order-to-cash?

Ordrebehandling dækker fra ordremodtagelse til levering og fakturering. Order-to-cash er den bredere økonomiske cyklus, der fortsætter forbi fakturaen ind i indbetaling, kassekladdeafstemning, rykkerforløb ved forfaldne konti og indtægtsføring. Dette diagram stopper, hvor ordrebehandlingen stopper — ved faktura udstedt og ordre lukket — så processen forbliver ejet af driften og ikke af finansbogholderiet.

Hvordan skal delleverancer og restordrer håndteres?

Behandl dem som en beslutning, ikke som en nødløsning. Spørg kunden, før I splitter en ordre, for en opdeling betyder en ekstra levering og en ekstra fragtomkostning, som nogen skal acceptere, og registrer svaret på ordrelinjen. Hold derefter ordren åben: i dette diagram sender porten 'Er alle ordrelinjer afsendt?' restlinjer tilbage til lagerkontrollen frem for at lade ordren lukke, mens en restordre stadig er i live.

Hjælper skabelonen med ISO 9001?

Den giver jer en dokumenteret proces at tage udgangspunkt i, hvilket ikke er det samme som compliance. To punkter er reelt relevante: 8.6 om frigivelse af produkter og ydelser, der forventer planlagt verifikation af, at kravene er opfyldt, før frigivelse, plus dokumentation for hvem der godkendte — det svarer til pakkekontrollen og trinnet med forsendelsesdokumenter — og 8.5.1 om styret produktion og servicelevering. I skal stadig have de underliggende registreringer, og en auditor vil bede om bevis for, at driften rent faktisk følger diagrammet.