Flowchart for leveringsbevis (ePOD fra levering til faktura)

Hvad er flowchart for leveringsbevis (epod fra levering til faktura)?

Leveringsbeviset er leveringens bevisside. At flytte varen er forsendelsens opgave; beviset er den registrering, der fortæller, hvem der tog imod, hvornår, i hvilken stand og på hvilken bemyndigelse. Udløseren er bilen, der ankommer til leveringsstedet, og diagrammet herunder følger én forsendelse fra det øjeblik til det punkt, hvor registreringen lukkes: kontrollen af, at der faktisk er en autoriseret modtager til stede, underskriften, engangs-PIN'en eller fotografiet af det sikre afleveringssted, der fastholder overdragelsen, skaden eller mankoen noteret på kvitteringen, før nogen skriver under, det elektroniske leveringsbevis synkroniseret fra håndterminalen, fuldstændighedskontrollen, der fanger et ulæseligt navn eller et manglende antal kolli, leveringsbeviset arkiveret på leveringsordren og lagt frem for kunden, fakturaen frigivet på det, og det indsigelsesvindue, hvor netop den registrering hentes frem som dokumentation.

Diagrammet er bevidst snævert. Det er ikke forsendelsesprocessen, som slutter der, hvor denne begynder: valg af fragtfører og produkt, labels og eksportdokumenter, læssekontrollen mod fragtlisten og afhentningen ligger alle før den første kasse her. Det er heller ikke processen for leveringsafvigelser, som fører en markeret afvigelse gennem besked til kunden, nyt forsøg eller omdirigering, omlevering eller refusion, transportreklamationen og årsagsanalysen. Diagrammet overleverer til dem begge: en levering, ingen kan tage imod, forlader det ved "Retur til terminal til omlevering", og en indsigelse, dokumentationen ikke kan besvare, forlader det som en kreditnota og en transportreklamation. Den synlige grænse betyder noget, fordi leveringsbeviset er det bevislag, der ligger under begge de processer, og en virksomhed, der modellerer det inde i dem, ender uden ét svar på, hvad dens leveringsregistrering skal indeholde. Fragtbetingelser, reklamationsfrister og opbevaringspligt er forskellige fra jurisdiktion til jurisdiktion og fra kontrakt til kontrakt, så brug det her som et udgangspunkt, I tilpasser til jeres egne fragtbetingelser og drøfter med dem, der rådgiver jer om dem.

Fire beslutninger bærer processen. "Er der en autoriseret modtager til stede?" afgør den forgrening, der frembringer størstedelen af afvigelserne, og den ligger i chaufførens bane, fordi chaufføren er den eneste, der kan besvare den i situationen. "Skade eller manko ved leveringen?" ligger med vilje i modtagerens bane: standen er dét, modtageren accepterer, og når bilen først er kørt, kan forbeholdet ikke tilføjes. "Er leveringsbeviset komplet, læsbart og matchet?" er kvalitetsporten i disponeringens bane, og det er netop den, de fleste leveringsbevisprocesser helt udelader, hvilket er grunden til, at de opdager en mangelfuld registrering uger senere under en fakturaindsigelse. "Bestrider kunden leveringen?" er dét, hele kvitteringskæden findes for at kunne besvare, og den ligger hos kunden og ikke hos økonomi, fordi indsigelsen kommer udefra.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Chauffør / fragtfører, Kunde / modtager, Disponering, Kundeservice og Økonomi / fakturering) fordelt på seks faser: Leveringsforsøg, Identitet og kvittering, Stand og afvigelser, Overførsel og match, Frigivelse og fakturering samt Indsigelser og opbevaring
• Beslutningen "Er der en autoriseret modtager til stede?" ved døren, med en gren for ingen hjemme, der spørger "Er aflevering på sikkert sted godkendt på ordren?" og sender alt uden en kundeinstruks videre til "Retur til terminal til omlevering" frem for at lade chaufføren afgøre det på fortovet
• Kvitteringen tegnet som et reelt valg og ikke som et underskriftsfelt: "Kræver forsendelsen legitimation eller PIN?" sender aldersbegrænsede, kontrollerede og dyre forsendelser gennem en engangs-PIN eller en legitimationskontrol, før trinnet, der registrerer modtagerens underskrift på enheden
• Standen registreret, mens den stadig kan registreres: "Skade eller manko ved leveringen?" fører til "Notér forbehold på leveringsbeviset og fotografér skaden" i chaufførens bane, så forbeholdet og fotografierne findes på kvitteringen, før den underskrives, og bilen kører videre
• Den fuldstændighedskontrol, de fleste leveringsbevisprocesser springer over: "Er leveringsbeviset komplet, læsbart og matchet?" holder den synkroniserede registrering op mod leveringsordren og går i løkke gennem "Indhent de manglende oplysninger på leveringsbeviset", indtil den går igennem, frem for at fejlen opdages, når fakturaen bliver bestridt
• Den kommercielle halvdel, hvor "Frigiv fakturaen på det matchede leveringsbevis" gør registreringen til en faktureringsudløser, "Er der noteret forbehold på leveringsbeviset?" fakturerer den leverede mængde frem for den plukkede, og "Besvarer leveringsbeviset indsigelsen?" afgør, om indsigelsen lukkes, eller der udstedes en kreditnota

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I er ved at indføre elektronisk leveringsbevis og har brug for at få processen aftalt, før skærmbilleder på håndterminalen, kvitteringsregler og kundeportal sættes op
• Kunder bestrider fakturaer, og ingen kan fremskaffe et læsbart leveringsbevis hurtigt nok, så dokumentationen først afgør diskussionerne, efter de har kostet penge
• Chauffører, disponenter og økonomi er uenige om, hvad en gyldig leveringsregistrering indeholder, og uenigheden dukker først op, når en reklamation eller et fradrag lander
• I flytter faktureringen over på leveringsbeviset som udløser og har brug for at få kontrollerne for fuldstændighed og forbehold tegnet, før faktureringen afhænger af dem
• En auditor eller en stor kunde har bedt om en dokumenteret beskrivelse af, hvordan levering dokumenteres, matches og opbevares

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Chauffør / fragtfører, Kunde / modtager, Disponering, Kundeservice og Økonomi / fakturering med de roller, der reelt findes hos jer. Bruger I en ekstern fragtfører, tilhører chaufførbanen dem, og overleveringen er et datafeed frem for en samtale, hvilket som regel flytter det sted, fuldstændighedskontrollen skal ligge.

2. Definér hvem der tæller som autoriseret modtager

   Skriv jeres regel på den første beslutning: kun en navngiven modtager, hvem som helst på adressen, en reception eller vagt, en nabo, en kontaktperson på en byggeplads. Skriv, hvad chaufføren gør, når den, der er til stede, ikke står på listen, og om kunden kan godkende en stedfortræder telefonisk, mens bilen holder der.

3. Fastlæg kvitteringsreglen for hver forsendelsestype

   Beslut, hvilke ordrer der kræver mere end en underskrift. Aldersbegrænsede varer, kontrollerede stoffer, dyr elektronik og efterkrav kræver som regel en legitimationskontrol eller en engangs-PIN. Læg reglen i ordresystemet, så håndterminalen selv beder om den, frem for at forlade jer på, at chaufføren husker, hvilke forsendelser der er anderledes.

4. Skriv hvad et komplet leveringsbevis skal indeholde

   Lav listen over felter: navn med blokbogstaver ud over underskriften, det antal kolli der faktisk blev overdraget, tidsstempel, position, fotografier og eventuelle forbehold om skade eller manko. Det er den liste, fuldstændighedskontrollen holder beviset op mod, og det er også den, I rækker en fragtfører eller en kunde, når en reklamation vurderes måneder senere.

5. Aftal ordlyden for skade og manko

   Giv chauffører og modtagere de ord, de skal bruge. Et forbehold, der navngiver de berørte kolli, skadens art og den manglende mængde, er dokumentation; en generel bemærkning om, at godset modtages med forbehold for kontrol, bliver rutinemæssigt afvist. Aftal, hvem der ringes op fra døren, når modtageren vil afvise en del af en forsendelse.

6. Kobl leveringsbeviset til fakturaen og kreditnotaen

   Beslut, om fakturaen frigives automatisk på et matchet leveringsbevis eller først gennemgås, hvad der sker med en linje, kvitteringen siger var i manko, og hvem der må godkende kreditnotaen. Fastsæt også, hvor længe en kunde har til at gøre indsigelse, før leveringen behandles som accepteret, og hvor den frist står skrevet til kunden.

7. Prøv det af mod en reel bestridt levering

   Tag to nylige leveringer, én ren og én der endte i en reklamation, og følg dem gennem diagrammet. Spørg, hvilken dokumentation I faktisk havde, hvor lang tid det tog at finde den, og hvilken kasse der ville have frembragt den. Hvert trin, folk beskriver, som ikke er tegnet, eller som er tegnet, men springes over i praksis, er den observation, der er værd at handle på, før I udgiver diagrammet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en leveringsbevisproces af?

Chaufføren ankommer til leveringsstedet og kontrollerer, om der er en autoriseret modtager til stede. Er der ingen hjemme, ser disponenten efter en aftale om aflevering på sikkert sted: findes den, fotograferer chaufføren stedet og labelen; findes den ikke, kører forsendelsen retur til terminalen til omlevering. Er der en modtager, kontrollerer chaufføren vedkommende mod følgesedlen, tager en PIN eller en legitimationskontrol, hvis forsendelsen kræver det, og registrerer underskriften. Skade eller manko noteres på kvitteringen og fotograferes, før den underskrives. Det elektroniske leveringsbevis synkroniseres, kontrolleres for fuldstændighed og match mod ordren, genindhentes hvis noget mangler, arkiveres på leveringsordren og lægges frem for kunden. Derefter frigiver det fakturaen, med en kreditnota hvor kvitteringen har et forbehold. En indsigelse sender leveringsbeviset frem som dokumentation; besvarer det ikke indsigelsen, udstedes der en kreditnota, og der oprettes en transportreklamation.

Hvad er forskellen på et leveringsbevis og et fragtbrev?

Et fragtbrev udstedes i begyndelsen af transporten. I USA kræver 49 CFR 373.101, at en erhvervsmæssig, ikke-fritaget vognmand udsteder en kvittering eller et fragtbrev for gods, der overgives til mellemstatslig eller international transport, med afsender og modtager, afgangs- og bestemmelsessted, antallet af kolli, en beskrivelse af godset og, hvor det påvirker fragtberegningen, vægt, rumfang eller mål; fragtføreren opbevarer en registrering af det som foreskrevet i 49 CFR part 379. Det er fragtførerens kvittering for godset og bevis for fragtaftalen. Leveringsbeviset er den anden ende: registreringen af, at forsendelsen blev overdraget på bestemmelsesstedet, til hvem, hvornår og i hvilken stand. I landevejstransport er de to ofte det samme stykke papir, men de besvarer forskellige spørgsmål. Fragtbrevet siger, hvad der blev modtaget til transport; leveringsbeviset siger, hvad der kom frem.

Er en elektronisk underskrift på et leveringsbevis juridisk gyldig?

I USA giver Electronic Signatures in Global and National Commerce Act of 2000 en underskrift, en aftale eller en registrering retsvirkning, som ikke kan nægtes alene med den begrundelse, at den foreligger i elektronisk form. I EU fastsætter forordning (EU) nr. 910/2014, eIDAS-forordningen, at en elektronisk signatur ikke må nægtes retsvirkning eller anerkendelse som bevis alene med den begrundelse, at den er elektronisk, mens en kvalificeret elektronisk signatur har samme retsvirkning som en håndskreven underskrift. I praksis afgøres leveringstvister sjældent på underskriftens form. De afgøres på registreringen omkring den: navnet med blokbogstaver på den, der skrev under, antallet af kolli vedkommende tog imod, tidsstemplet og positionen, fotografierne og eventuelle forbehold. Registrér dem sammen med underskriften og gem dem samlet, for en underskrift, der hentes frem uden sin sammenhæng, beviser meget lidt i sig selv.

Hvor lang tid har man til at notere en skade på en kvittering?

Det afhænger af transportregimet, og fristen ved døren er langt kortere end fristen for selve kravet. Efter CMR-konventionen, som regulerer det meste af den internationale landevejstransport i Europa, skal en modtager, der tager imod godset uden sammen med fragtføreren at undersøge dets tilstand, gøre forbehold senest ved leveringen, når tabet eller skaden er synlig, og inden syv dage, søn- og helligdage ikke medregnet, når den ikke er det; erstatning for forsinkelse ydes kun, hvis der er gjort skriftligt forbehold inden enogtyve dage efter, at godset blev stillet til modtagerens rådighed. I USA fastsætter 49 U.S.C. 14706(e) minimumsfrister, som fragtføreren skal give, frem for faste frister: mindst ni måneder fra leveringen til at anmelde et krav og to år fra en skriftlig afvisning til at anlægge sag. Frister for skjulte skader fastsættes af fragtførerens eget fragtbrev eller tarif.

Hvor længe skal leveringsbeviser opbevares?

Længe nok til at overleve både reklamationsfristen og den bogføringsregistrering, beviset understøtter: den længste af de to, ikke ét enkelt tal. Reklamationsfrister løber fra leveringen, så en registrering, der slettes ved regnskabsårets udgang, kan forsvinde, mens et krav mod den stadig er åbent. I USA giver alene Carmack-minimum ni måneder til at anmelde og to år fra en skriftlig afvisning til at anlægge sag, og efter 49 CFR 370.9 har fragtføreren 120 dage til at betale, afvise eller fremsætte et bindende skriftligt forligstilbud. Oven i det ligger de handels- og skattemæssige opbevaringsregler, som jeres egen jurisdiktion fastsætter. Fastsæt én opbevaringsperiode pr. dokumenttype, anvend den på hele dokumentationssporet og ikke kun på billedet af underskriften, og skriv, hvem der må slette et leveringsbevis før tid. At gemme billederne og miste metadataene er den hyppige fejl: et arkiv, ingen kan søge i på under en time, er set fra en indsigelse slet ikke noget arkiv.