Organigramme du processus de preuve de livraison (capture ePOD vers facture)
Modèle d'organigramme du processus de preuve de livraison : tentative de livraison, capture de signature ou de code PIN, dommages annotés sur le reçu, téléchargement et correspondance du POD, libération du portail, facturation sur le…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de preuve de livraison (capture epod vers facture) ?
La preuve de livraison est la preuve de la moitié d'une livraison. Déplacer les marchandises est le travail d’expédition ; la preuve est le dossier qui dit qui les a pris, quand, dans quel état et sous l'autorité de qui. Le déclencheur est l'arrivée du véhicule au point de livraison, et le tableau ci-dessous suit un envoi à partir de ce moment jusqu'au point de clôture du dossier : la vérification qu'un destinataire autorisé est effectivement présent, la signature, le code PIN à usage unique ou la photographie de sécurité qui capture la remise, le dommage ou le manque annoté sur le reçu avant que quiconque ne le signe, le POD électronique synchronisé depuis l'ordinateur de poche, le contrôle d'intégralité qui détecte un nom illisible ou un nombre de pièces manquantes, le POD déposé contre le bon de livraison et publié. au client, la facture émise à son encontre et la fenêtre de litige dans laquelle ce même enregistrement est récupéré comme preuve.
Ce graphique est volontairement étroit. Ce n'est pas le processus d'expédition, qui se termine là où celui-ci commence : la sélection du transporteur et du service, les étiquettes et documents d'exportation, la vérification du chargement par rapport au manifeste et l'enlèvement se trouvent ici en amont de la première case. Il ne s'agit pas non plus du processus d'exception de livraison, qui prend en compte une exception signalée via une notification au client, une nouvelle tentative ou un réacheminement, un remplacement ou un remboursement, une réclamation du transporteur et un examen des causes profondes. Ce tableau est transmis aux deux : une livraison que personne ne peut accepter la laisse à « Retour au dépôt pour nouvelle livraison », et un litige auquel le dossier ne peut pas répondre la laisse sous forme de crédit et de réclamation du transporteur. Il est important de garder la frontière visible, car le POD est la couche de preuves sous ces deux processus, et une organisation qui la modélise à l'intérieur de ceux-ci se retrouve sans réponse unique sur ce que doit contenir son enregistrement de livraison. Les conditions de transport, les délais de réclamation et la conservation des dossiers diffèrent selon la juridiction et le contrat, alors considérez cela comme un point de départ pour vous adapter à vos propres conditions de transport et révisez-les avec la personne qui vous conseille à ce sujet.
Quatre décisions portent le processus. « Destinataire autorisé disponible ? » règle la branche qui produit la plupart des exceptions, et elle se trouve dans la voie du conducteur car le conducteur est la seule personne qui peut y répondre sur le moment. « Dommages ou manque à la porte ? se trouve volontairement dans la voie du destinataire : la condition est celle que le destinataire accepte, et une fois le véhicule parti, l'annotation ne peut pas être ajoutée. « POD complet, lisible et assorti ? est la porte de qualité dans le couloir d'expédition, et c'est celle que la plupart des processus POD laissent entièrement de côté, c'est pourquoi ils découvrent un enregistrement défectueux des semaines plus tard lors d'une requête de facture. « Livraison contestée par le client ? C’est pour cela que toute la chaîne de capture existe, et elle relève du client plutôt que du secteur financier, car le litige vient de l’extérieur.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs (Chauffeur/transporteur, Client/destinataire, Expédition, Service client et Finance/facturation) répartis en six phases : tentative de livraison, identité et capture, condition et exceptions, téléchargement et correspondance, libération et facturation, litiges et conservation.
- Un message « Destinataire autorisé disponible ? » décision à la porte, avec une succursale sans surveillance qui demande "**Leave-safe** autorisé sur la commande ?" et envoie n'importe quoi sans instruction du client à "Retour au dépôt pour relivraison" plutôt que de laisser le chauffeur décider du trottoir
- Capture modélisée comme un véritable choix plutôt que comme une boîte de signature : « ID ou code PIN requis pour cet envoi ? achemine les envois soumis à une limite d'âge, contrôlés et de grande valeur via un code PIN unique ou un contrôle d'identité avant l'étape de capture de la signature du destinataire sur l'appareil
- État capturé alors qu'il peut encore être capturé, avec « Dommage ou manque à la porte ? » conduisant à "Annoter le POD et photographier les dégâts" dans la voie du conducteur, ainsi l'annotation et les photographies existent sur le reçu avant sa signature et la libération du véhicule
- La plupart des processus POD sautent une porte d'exhaustivité : "POD complet, lisible et assorti ?" vérifie l'enregistrement synchronisé par rapport au bon de livraison et parcourt « Recapturez les détails du POD manquant » jusqu'à ce qu'il réussisse, au lieu de découvrir le défaut lors d'une requête de facture
- La moitié commerciale, où « Libérer la facture sur le POD correspondant » fait de l'enregistrement un déclencheur de facturation, « Exception enregistrée sur le POD ? facture la quantité livrée plutôt que celle prélevée, et « la preuve POD répond au litige ? décide entre clôturer le litige et émettre un crédit
Quand utiliser ce modèle
- Vous déployez une preuve de livraison électronique et avez besoin d'un processus convenu avant la configuration des écrans portables, des règles de capture et du portail.
- Les clients consultent les factures et personne ne peut produire un POD lisible assez rapidement, de sorte que le dossier règle les disputes après avoir déjà coûté de l'argent.
- Les chauffeurs, la répartition et les finances ne sont pas d'accord sur le contenu d'un bon de livraison valide, et le désaccord n'apparaît que lorsqu'une réclamation ou une déduction arrive.
- Vous déplacez la facturation sur un déclencheur POD et avez besoin que les contrôles d'exhaustivité et d'exception soient établis avant que la facturation n'en dépende.
- Un auditeur ou un gros client a demandé une description documentée de la manière dont la livraison est prouvée, mise en correspondance et conservée.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos rôles
Remplacez Chauffeur/transporteur, Client/destinataire, Répartition, Service client et Finance/facturation par les rôles qui existent réellement dans votre organisation. Si vous faites appel à un opérateur tiers, la voie de conduite lui appartient et le transfert est un flux de données plutôt qu'une conversation, qui change généralement l'endroit où doit se dérouler le contrôle d'exhaustivité.
Définir qui compte comme destinataire autorisé
Écrivez votre règle sur la première décision : un signataire nommé uniquement, toute personne présente à l'adresse, un bureau d'accueil ou de sécurité, un voisin, un contact de chantier sur un projet de construction. Précisez ce que fait le chauffeur lorsque la personne présente n'est pas sur la liste et si le client peut autoriser un remplaçant par téléphone pendant que le véhicule est là.
Définir la règle de capture pour chaque type d'envoi
Décidez quelles commandes nécessitent plus qu’une signature. Les marchandises soumises à une limite d'âge, les substances contrôlées, les appareils électroniques de grande valeur et le paiement à la livraison nécessitent généralement un contrôle d'identité ou un code PIN à usage unique. Encodez la règle dans le système de commande afin que l'ordinateur de poche la demande, plutôt que de compter sur le conducteur pour se rappeler quels envois sont différents.
Indiquer ce qu'un POD complet doit contenir
Répertoriez les champs : nom imprimé ainsi que signature, nombre de pièces effectivement remises, horodatage, position, photographies et toute annotation de dommage ou de manque. C'est sur cette liste que le contrôle d'exhaustivité vérifie, et c'est également ce que vous remettrez à un transporteur ou à un client lorsqu'une réclamation sera évaluée des mois plus tard.
Acceptez le libellé des dommages et des pénuries
Donnez aux chauffeurs et aux destinataires les mots à utiliser. Une annotation nominant les colis concernés, la nature du dommage et la quantité manquante fait foi ; une note générale indiquant que le chargement est soumis à une inspection est systématiquement refusée. Déterminez qui sera appelé à la porte lorsque le destinataire souhaite refuser une partie d'un envoi.
Câblez le POD à la facture et au crédit
Décidez si la facture est émise automatiquement sur un POD correspondant ou révisée en premier, qu'arrive-t-il à une ligne qui, selon le reçu, était courte et qui peut autoriser le crédit. Définissez également le délai dont dispose un client pour soulever un litige avant que la livraison ne soit considérée comme acceptée, et où cette fenêtre lui est indiquée.
Marchez contre une livraison réellement contestée
Prenez deux livraisons récentes, une propre et une qui a fait l'objet d'une réclamation, et suivez-les dans le tableau. Demandez quelles preuves vous aviez réellement, combien de temps il a fallu pour les trouver et quelle boîte les aurait produites. Toute étape que les gens décrivent et qui n'est pas dessinée, ou qui est ignorée dans la pratique, est une découverte qui mérite d'être prise en compte avant de la publier.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus de preuve de livraison ?
Le chauffeur arrive au point de livraison et vérifie si un destinataire habilité est disponible. Si personne n'est à l'intérieur, le répartiteur vérifie une instruction de départ en toute sécurité : avec l'une d'entre elles, le chauffeur photographie l'emplacement et l'étiquette ; sans cela, l'envoi retourne au dépôt pour être relivré. En cas de présence d'un destinataire, le chauffeur le vérifie par rapport au bon de livraison, effectue un code PIN ou un contrôle d'identité si l'envoi l'exige et capture la signature. Les dommages ou le manque sont annotés sur le reçu et photographiés avant sa signature. Le POD électronique est synchronisé, vérifié pour son exhaustivité et sa correspondance avec la commande, capturé à nouveau s'il manque quelque chose, archivé avec le bon de livraison et publié au client. Il débloque ensuite la facture, avec un crédit là où le ticket de caisse enregistre une exception. Un litige renvoie le POD comme preuve ; s'il ne répond pas, un avoir est émis et une réclamation transporteur est ouverte.
Quelle est la différence entre une preuve de livraison et un connaissement ?
Un connaissement est délivré au début du voyage. Aux États-Unis, 49 CFR 373.101 exige qu'un transporteur routier pour compte d'autrui non exonéré délivre un reçu ou un connaissement pour les biens proposés au transport interétatique ou étranger, indiquant l'expéditeur et le destinataire, l'origine et la destination, le nombre de colis, une description du fret et, lorsque cela affecte la tarification, le poids, le volume ou la mesure ; le transporteur en tient un registre comme le prescrit le 49 CFR partie 379. Il s'agit du reçu du transporteur pour les marchandises et de la preuve du contrat de transport. Une preuve de livraison est l'autre extrémité : la preuve que l'envoi a été remis à destination, à qui, quand et dans quel état. Dans le transport routier, les deux sont souvent le même morceau de papier, mais ils répondent à des questions différentes. Le connaissement indique ce qui a été accepté pour le transport ; le POD dit ce qui est arrivé.
Une signature électronique sur un accusé de livraison est-elle légalement valable ?
Aux États-Unis, la loi de 2000 sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national confère à une signature, un contrat ou un enregistrement un effet juridique qui n'est pas refusé simplement parce qu'il est sous forme électronique. Dans l'Union européenne, le règlement (UE) n° 910/2014, le règlement eIDAS, prévoit qu'une signature électronique ne se voit pas refuser l'effet juridique ou l'admissibilité comme preuve uniquement parce qu'elle est électronique, tandis qu'une signature électronique qualifiée a l'effet juridique équivalent à une signature manuscrite. En pratique, les litiges de livraison sont rarement gagnés sur la forme de la signature. Ils sont gagnés sur le dossier qui l'entoure : le nom imprimé de la personne qui a signé, le nombre de pièces acceptées, l'horodatage et la position, les photographies et toute annotation. Capturez ceux qui accompagnent la signature et conservez-les ensemble, car une signature récupérée sans son contexte ne prouve pas grand-chose à elle seule.
Combien de temps avez-vous pour constater les dommages sur un bon de livraison ?
Cela dépend du régime de transport et le délai à la porte est bien plus court que celui de la réclamation. En vertu de la Convention CMR, qui régit la plupart des transports routiers internationaux en Europe, le destinataire qui prend en charge la marchandise sans vérifier son état auprès du transporteur doit émettre des réserves au plus tard au moment de la livraison lorsque la perte ou l'avarie est apparente, et dans les sept jours, sauf dimanches et jours fériés, lorsqu'elle ne l'est pas ; l'indemnité de retard n'est due que si une réserve écrite est formulée dans les vingt et un jours suivant la mise à disposition du destinataire. Aux États-Unis, 49 U.S.C. 14706(e) fixe les minimums qu'un transporteur doit accorder plutôt que des délais fixes : au moins neuf mois à compter de la livraison pour déposer une réclamation et deux ans à compter du refus écrit pour poursuivre. Les fenêtres de dommages cachés sont fixées par le connaissement ou le tarif du transporteur.
Combien de temps les preuves de livraison doivent-elles être conservées ?
Assez longtemps pour survivre à la fois à la fenêtre de réclamation et à l'enregistrement comptable qu'elle prend en charge : le plus long des deux, pas un seul numéro. Les délais de réclamation courent à compter de la livraison, de sorte qu'un dossier détruit à la fin d'un exercice financier peut disparaître alors qu'une réclamation à son encontre est toujours en cours. Aux États-Unis, le minimum Carmack prévoit à lui seul neuf mois pour déposer une plainte et deux ans à compter d'un refus écrit pour intenter une action en justice, et en vertu de la loi 49 CFR 370.9, un transporteur dispose de 120 jours pour payer, refuser ou faire une offre de règlement écrite ferme. À cela s’ajoutent des règles de rétention commerciale et fiscale, qui sont fixées par votre propre juridiction. Définissez une période de conservation par type d'enregistrement, appliquez-la à l'ensemble de la piste de capture plutôt qu'à l'image de signature seule, et indiquez qui peut supprimer un POD plus tôt. Le stockage des images et la perte des métadonnées constituent l'échec courant : une archive que personne ne peut consulter en une heure n'est, aux fins de contestation, aucune archive du tout.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Processus d'expédition d'entrepôt et passe le relais à Organigramme du processus de facturation à l'encaissement.
C'est une étape de Commande à encaisser.
Étape 1: Organigramme du processus d'approbation du crédit client (limite et conditions)
Étape 2: Modèle d'organigramme du processus d'exécution des commandes
Un organigramme du processus d'exécution des commandes à cinq voies : validation, vérification du crédit, allocation des stocks, prélèvement et emballage, expédition, livraison, facture et clôture.
Étape 3: Organigramme du processus de preuve de livraison (capture ePOD vers facture) Vous êtes ici
Modèle d'organigramme du processus de preuve de livraison : tentative de livraison, capture de signature ou de code PIN, dommages annotés sur le reçu, téléchargement et correspondance du POD, libération du portail, facturation sur le…
Étape 4: Organigramme du processus de facturation à l'encaissement
Organigramme du processus facture-encaisse pour l'émission des factures, le suivi des dates d'échéance, les litiges clients, les recouvrements, les demandes de paiement et le rapprochement des créances.
Étape 5: Organigramme du processus comptes clients (facture à encaissement)