Modèle d'organigramme du processus d'exécution des commandes
Un organigramme du processus d'exécution des commandes à cinq voies : validation, vérification du crédit, allocation des stocks, prélèvement et emballage, expédition, livraison, facture et clôture.
Qu'est-ce que le processus modèle d'organigramme du processus d'exécution des commandes ?
L'exécution des commandes, également l'exécution écrite, est le travail entre un client qui passe une commande et l'émission de la facture. La commande est capturée et validée, le crédit du client est vérifié, le stock est alloué ou mis en rupture de stock, les marchandises sont prélevées, emballées et vérifiées, les documents d'expédition sont établis, un transporteur livre et la commande est facturée et clôturée. Cinq fonctions le touchent et aucune d'entre elles ne voit l'ensemble, c'est pourquoi le processus semble généralement bien du point de vue de chaque équipe et ne respecte toujours pas la date de livraison.
Trois points de défaillance représentent la majeure partie des dégâts. Stock que le système indique être disponible alors que l'étagère indique qu'il ne l'est pas, ce qui se transforme en une courte sélection découverte au banc d'emballage. Expéditions partielles convenues verbalement avec le client et ensuite jamais enregistrées, de sorte que le reste devient invisible jusqu'à ce que le client le poursuive. Et les livraisons échouées, où un chauffeur laisse une carte et la commande tombe de chaque file d'attente parce que personne n'est propriétaire de la nouvelle livraison. Un organigramme qui dessine uniquement le chemin heureux n’est d’aucune utilité contre aucun d’entre eux.
Ce modèle cartographie le flux sur cinq voies : Client, Ventes/service client, Finances, Entrepôt et Logistique, sur cinq phases depuis la prise de commande jusqu'à la facture et la clôture. Il comprend les succursales que la plupart des procédures d'exécution ne documentent pas : une décision de stock à trois voies, une conversation explicite sur l'expédition partielle, une boucle de réemballage après un échec de contrôle d'emballage, un chemin de relivraison pour les livraisons échouées et une porte de fermeture qui maintient une commande partiellement expédiée ouverte jusqu'à ce que les lignes en suspens soient réellement écoulées.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs, Client, Ventes/service client, Finances, Entrepôt et Logistique, répartis en cinq phases : Prise de commande, Validation, Prélèvement et emballage, Expédition et livraison, et Facture et clôture.
- Prise et validation : la commande est enregistrée dans le carnet de commandes, puis un message « Détails de la commande valide ? Gate renvoie les commandes incomplètes au client pour les détails manquants au lieu de les laisser atteindre la file d'attente de l'entrepôt et y stagner.
- Une vérification de crédit dans la voie Finances avec une véritable branche d'échec, donc un échec de vérification met la commande en attente en attendant le paiement anticipé plutôt que de la faire progresser tranquillement vers l'allocation. L'étape comporte une note sur la vérification de la limite par rapport aux commandes ouvertes, et pas seulement au solde du grand livre affiché.
- Un triple "Stock disponible ?" décision : les commandes complètes vont directement à l'allocation, les commandes sans stock génèrent une commande en souffrance ou un ordre de travail qui revient en arrière une fois réapprovisionné, et les lignes courtes sont acheminées vers un "Expédier partiellement ou attendre ?" décision appartenant au service client.
- Picking, emballage et « Contrôle qualité de l'emballage réussi ? » porte avec une boucle de reconditionnement, de sorte qu'un chèque échoué retourne au point de prélèvement plutôt que d'atteindre le transporteur comme une erreur face au client.
- Expédition jusqu'à la clôture : documents d'expédition, remise au transporteur, un message "Livraison confirmée ?" avec un chemin de relivraison pour les tentatives infructueuses, la confirmation de réception du client, la facture émise, puis un message « Toutes les lignes de commande expédiées ? » porte qui renvoie les lignes en attente au contrôle des stocks avant que la commande puisse être clôturée.
Quand utiliser ce modèle
- Vous rédigez une SOP d'exécution ou une procédure opérationnelle d'entrepôt et avez besoin des transferts entre équipes sur une seule page plutôt que de trois listes de contrôle d'équipe distinctes qui sont discrètement en désaccord les unes avec les autres.
- Les commandes sont courtes ou en retard et vous devez déterminer si l'échec réside dans la validation, le crédit, l'allocation, la préparation ou le transfert au transporteur avant de commencer à réparer quoi que ce soit.
- Vous configurez la gestion des commandes dans un ERP ou un WMS et souhaitez d'abord que le processus soit convenu, de sorte que l'outil encode les décisions que votre organisation a réellement prises concernant les règles d'allocation, les blocs de crédit et la gestion des commandes en souffrance.
- Les expéditions partielles et les commandes en souffrance sont traitées de manière informelle par la personne qui répond au téléphone, et des lignes en suspens continuent de manquer entre la livraison partielle et la facture.
- Les nouveaux employés du service client ou de l'entrepôt doivent savoir ce que signifient un blocage de crédit, une commande en souffrance et un échec de livraison pour la commande devant eux, et à qui appartient ensuite cette commande.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies en vos vraies équipes
Remplacez les fonctions Client, Ventes/service client, Finances, Entrepôt et Logistique par les fonctions dont vous disposez réellement. Si une équipe possède à la fois la préparation et la répartition, fusionnez ces voies au lieu de prétendre que le transfert existe. Si vous faites appel à un prestataire logistique tiers, attribuez au 3PL sa propre voie afin que la limite de votre contrôle soit visible. Maintenez le décompte à cinq ou moins, sinon le graphique ne sera plus lisible.
Écrivez vos propres règles de crédit et de stock
La vérification du crédit et la décision d’achat d’actions sont le cadre de votre politique. Indiquez la base de la limite de crédit, qui peut débloquer une commande retenue et si l'allocation s'effectue à la saisie de la commande ou au prélèvement. Mettez les numéros réels et les noms de rôle dans les commentaires de l'étape, et non dans une politique distincte que personne n'ouvre.
Décider explicitement de la politique d'expédition partielle
Le message « Expédier partiellement ou attendre ? » La décision suppose que vous demandiez au client. Si votre politique consiste à expédier partiellement par défaut au-dessus d'un seuil de taux de remplissage, ou à ne jamais diviser sans accord écrit, modifiez les étiquettes des succursales et notez la règle. Décidez également qui paie les deuxièmes frais de transport, car c'est l'argument que la démarche vise à éviter.
Joindre les systèmes et documents à chaque étape
Ajoutez le système d'enregistrement et la paperasse aux étapes qui produisent quelque chose : carnet de commande, allocation, liste de prélèvement, liste de colisage, bon de livraison, étiquette du transporteur, preuve de livraison, facture. Les expéditions transfrontalières nécessitent que la facture commerciale et les codes de marchandises soient ajoutés à l'étape des documents d'expédition.
Parcourez-le avec les personnes qui font le travail, puis publiez-le
Apportez le tableau à l'entrepôt et au centre de service et suivez deux ou trois commandes en direct, dont une qui a mal tourné. Corrigez le graphique, pas l'histoire. S'il s'agit d'une procédure contrôlée, faites-la passer par approbation afin que la version à partir de laquelle les utilisateurs travaillent soit celle qui a été autorisée et conservez l'historique des modifications.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes du processus d’exécution de la commande ?
Commande reçue et enregistrée, détails de la commande validés, vérification de crédit, vérification de la disponibilité des stocks, allocation ou commande en souffrance, préparation, emballage et contrôle qualité, documents d'expédition, remise au transporteur, confirmation de livraison, facture établie et commande clôturée. Les étapes qui séparent un processus de travail d'un processus papier sont les branches d'exception : que se passe-t-il lorsque des détails manquent, que le crédit échoue, que le stock est insuffisant, que l'emballage échoue au contrôle ou que la livraison échoue.
Quelle est la différence entre le processus d’exécution des commandes et le order-to-cash ?
L’exécution des commandes couvre la capture des commandes jusqu’à la livraison et la facturation. La commande en espèces constitue le cycle financier plus large et se poursuit au-delà de la facture jusqu'à l'encaissement des paiements, l'encaissement, la relance des comptes en souffrance et la constatation des revenus. Ce graphique s'arrête là où s'arrête l'exécution, à la facture émise et à la clôture de la commande, il reste donc la propriété des opérations plutôt que du grand livre financier.
Comment gérer les expéditions partielles et les commandes en souffrance ?
Traitez-les comme une décision et non comme une solution de contournement. Demandez au client avant de fractionner une commande, car un fractionnement signifie une deuxième livraison et des deuxièmes frais de transport que quelqu'un doit accepter, et enregistrez la réponse sur la ligne de commande. Gardez ensuite la commande ouverte : dans ce graphique, le champ "Toutes les lignes de commande expédiées ?" la porte achemine les lignes en suspens vers le contrôle des stocks plutôt que de laisser la fermeture se produire alors qu'une commande en souffrance est toujours en cours.
Ce modèle est-il utile avec ISO 9001 ?
Il vous donne un processus documenté à partir duquel commencer, ce qui n’est pas la même chose que la conformité. Deux clauses sont véritablement pertinentes : 8.6, libération des produits et services, attend une vérification planifiée que les exigences ont été respectées avant la libération ainsi que des enregistrements de qui l'a autorisé, ce qui correspond au contrôle de la qualité de l'emballage et à l'étape des documents d'expédition ; et 8.5.1, production contrôlée et prestation de services. Vous avez toujours besoin des enregistrements sous-jacents, et un auditeur voudra des preuves que les opérations suivent le tableau.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus d'approbation du crédit client (limite et conditions) et passe le relais à Organigramme du processus de preuve de livraison (capture ePOD vers facture).
C'est une étape de Commande à encaisser.
Étape 1: Organigramme du processus d'approbation du crédit client (limite et conditions)
Organigramme du processus d'approbation du crédit client : vérifications des demandes et des entités, rapport du bureau et références commerciales, notation, échelle d'autorité déléguée, sécurité, limite ERP et examen périodique.
Étape 2: Modèle d'organigramme du processus d'exécution des commandes Vous êtes ici
Un organigramme du processus d'exécution des commandes à cinq voies : validation, vérification du crédit, allocation des stocks, prélèvement et emballage, expédition, livraison, facture et clôture.
Étape 3: Organigramme du processus de preuve de livraison (capture ePOD vers facture)
Modèle d'organigramme du processus de preuve de livraison : tentative de livraison, capture de signature ou de code PIN, dommages annotés sur le reçu, téléchargement et correspondance du POD, libération du portail, facturation sur le…
Étape 4: Organigramme du processus de facturation à l'encaissement
Étape 5: Organigramme du processus comptes clients (facture à encaissement)