Modèle de cartographie des processus CSV (de la commande à la livraison)
Transformez une exportation de commande ERP en une cartographie de processus de bout en bout : six colonnes d'étapes, cinq voies, un blocage de crédit, un fractionnement d'expédition partielle, une boucle d'écart de prélèvement, une…
Qu'est-ce que le processus modèle de cartographie des processus csv (de la commande à la livraison) ?
Un CSV est ce qui sort d'un système, pas ce dans lequel vous travaillez. Exportez les lignes de commande depuis SAP, NetSuite ou Business Central et vous obtenez du texte brut : une ligne d'en-tête de noms de colonnes, puis une ligne par ligne de commande, des champs séparés par un délimiteur et placés entre guillemets doubles chaque fois qu'un champ contient ce délimiteur lui-même. Il n'y a pas de formules, pas de deuxième feuille, pas de couleurs de cellules et pas de titres fusionnés, car le format n'a nulle part où les mettre. Ce qui survit, c'est ce que le système stocke : les numéros de documents, les codes d'articles, les quantités, les dates affichées sous forme de texte dans le format avec lequel l'exportation a été configurée et les codes de statut. Ce qui ne survit pas, c'est tout ce qu'une personne a ajouté par-dessus : la couleur qui signifiait en attente, la note dans la marge, l'onglet appelé Processus.
Cette exportation répond à l'endroit où chaque ligne s'est arrêtée. Cela ne répond pas à la manière dont il est arrivé là, et une liste de statuts ne peut pas être dressée pour y répondre, car un statut est un lieu de repos et un processus est l'ensemble des mouvements entre eux. En lire une est également plus difficile qu'il n'y paraît : une exportation de mille lignes de commande équivaut peut-être à deux cents commandes, plusieurs d'entre elles apparaissant deux fois parce qu'une expédition partielle a généré une commande en souffrance sous un deuxième numéro de document. Rien dans le fichier ne marque les deux dans le même ordre, à l'exception d'une colonne de référence que quelqu'un doit connaître pour la consulter.
Une cartographie des processus est la réponse, et elle diffère d’un organigramme sur un point qui compte ici : l’étape. Un organigramme d'une commande vous indique ce qui se passe ensuite. Une cartographie du processus place chaque étape sous l'étape de l'ordre auquel elle appartient, de sorte que vous pouvez voir que six des vingt étapes se situent dans une étape et que l'ordre change de mains quatre fois au cours de son chemin. Dans la feuille de QueryChart, l'étape se trouve dans la colonne Voie horizontale et le rôle dans la colonne Voie verticale, une ligne par étape, la colonne Ligne à nommant les numéros de ligne auxquels chaque étape est transférée. Le tableau ci-dessous est la carte d'une entreprise de biens physiques, tracée d'un début à quatre fins distinctes, et le reste de cette page concerne la mise de votre fichier dans un état où il sera importé.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Six colonnes d'étape (Capture de commande, Contrôle de crédit, Allocation, Prélèvement et emballage, Expédition et transit, Facture et clôture) croisées avec cinq voies : Client, Ventes, Entrepôt, Finances et Transporteur, de sorte que les colonnes de propriétaire et de statut d'une exportation deviennent une position sur la page au lieu de deux codes supplémentaires.
- La capture de commande en tant qu'export l'enregistre en fait : "Saisissez les lignes de commande dans l'ERP" ligne par ligne, puis "Les lignes commandées correspondent-elles au devis ?", dont la branche différence passe par "Le client accepte-t-il les lignes corrigées ?" soit à l'accusé de réception, soit à "Commande annulée avant expédition".
- Une étape de crédit qui peut arrêter une commande morte. « La commande est-elle dans la limite de crédit ? » teste l'ensemble du solde ouvert, pas cet ordre seul, et la branche de dépassement de limite atteint « Le paiement anticipé est-il reçu ou la limite est-elle augmentée ? », ce qui soit libère l'ordre, soit le termine à « Ordre clôturé pour refus de crédit ».
- La décision d'expédition partielle qui rend l'exportation confuse plus tard : « Est-ce que chaque ligne est en stock ? remet les commandes courtes à « Expédier les lignes disponibles maintenant ? », où le fractionnement de la commande génère une commande en souffrance sous un deuxième numéro de document et l'attente revient à « Allouer le stock pour chaque ligne de commande ».
- Une boucle de prélèvement contenant une correction de stock (« La quantité emballée correspond-elle à la liste de prélèvement ? » envoie un écart à « Recompter et corriger l'enregistrement des stocks » et de nouveau à « Prélever et emballer par rapport à la liste de prélèvement ») suivi d'un transfert à deux voies via « Remettre l'envoi au transporteur ».
- Livraison et paiement dans le cadre d'une même carte : « La livraison a-t-elle été acceptée dans son intégralité ? dans le couloir Client, une livraison endommagée ou incomplète se terminant par « Livraison clôturée avec réclamation soulevée » et « La facture a-t-elle été payée à la date d'échéance ? en parcourant « Poursuivre la facture en retard » jusqu'à ce qu'elle atteigne « Commande livrée et facture payée ».
Quand utiliser ce modèle
- Vous avez une exportation de commande ouverte, aucun diagramme nulle part, et quelqu'un a demandé quel était le processus de commande à livraison plutôt que quels étaient les chiffres.
- Les commandes sont en retard et chaque département peut rendre compte de son propre stade, donc la dispute porte sur les transferts entre eux et personne n'en a tiré un seul.
- Une commande partiellement expédiée apparaît deux fois dans chaque exportation sous deux numéros de document, et aucun tableau n'indique quand un fractionnement est autorisé ni qui l'autorise.
- Les finances et l'entrepôt ne sont pas d'accord sur le moment où une commande est facturable, car le processus n'a jamais indiqué si la quantité livrée ou la quantité commandée est facturée.
- Vous configurez ou remplacez un ERP et avez besoin du processus actuel sur une seule page avant que quiconque ne le mappe sur le flux de documents du nouveau système.
Le CSV qui produit ce diagramme
Une ligne par étape. Les nombres de Ligne vers sont des numéros de ligne : ils dessinent les connecteurs et c'est la colonne qui manque le plus souvent aux fichiers.
| N° | Forme | Texte de la boîte | Ligne vers | Texte de la ligne | Couloir horizontal | Couloir vertical |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Start | Le client envoie un bon de commande | 2 | Capture de commande | Client | |
| 2 | Manual input | Saisir les lignes de commande dans l'ERP | 3 | Capture de commande | Ventes | |
| 3 | Decision | Les lignes commandées correspondent-elles au devis ? | 6, 4 | Matchs, Le prix ou la quantité diffère | Capture de commande | Ventes |
| 4 | Decision | Le client accepte-t-il les lignes corrigées ? | 6, 5 | Lignes corrigées acceptées, Commande retirée | Capture de commande | Client |
| 5 | Reject | Commande annulée avant expédition | Capture de commande | Ventes | ||
| 6 | Process | Accuser réception de la commande et confirmer la date demandée | 7 | Capture de commande | Ventes | |
| 7 | Process | Vérifiez le solde du compte par rapport à la **limite de crédit**. | 8 | Vérification de crédit | Finances | |
| 8 | Decision | La commande est-elle dans la **limite de crédit** ? | 11, 9 | Dans la limite, Au-delà de la limite | Vérification de crédit | Finances |
| 9 | Decision | Le **paiement anticipé a-t-il été reçu** ou la limite a-t-elle été augmentée ? | 11, 10 | Effacé, Ni l'un ni l'autre | Vérification de crédit | Finances |
| 10 | Reject | Commande clôturée suite à un refus de crédit | Vérification de crédit | Finances | ||
| 11 | Process | Envoyer la commande à l'entrepôt | 12 | Vérification de crédit | Ventes | |
| 12 | Process | Allouer le stock pour chaque ligne de commande | 13 | Allocation | Entrepôt | |
| 13 | Decision | Est-ce que **chaque** ligne est en stock ? | 15, 14 | Toutes les lignes allouées, Court sur une ou plusieurs lignes | Allocation | Entrepôt |
| 14 | Decision | Expédier les lignes disponibles maintenant ? | 15, 12 | Expédition partielle avec commande en souffrance, Attendez la commande complète | Allocation | Ventes |
| 15 | Process | Choisissez et emballez par rapport à la liste de sélection | 16 | Choisir et emballer | Entrepôt | |
| 16 | Decision | La quantité emballée correspond-elle à la liste de sélection ? | 18, 17 | Matchs, Écart | Choisir et emballer | Entrepôt |
| 17 | Process | Recompter et corriger la fiche de stock | 15 | Choisir et emballer | Entrepôt | |
| 18 | Process | Remettre l'envoi au transporteur | 19 | Expédition et transit | Entrepôt | |
| 19 | Process | Déplacez l'envoi et enregistrez la *preuve de livraison* | 20 | Expédition et transit | Transporteur | |
| 20 | Decision | La livraison a-t-elle été acceptée **dans son intégralité** ? | 23, 21 | Accepté dans son intégralité, Endommagé ou court | Expédition et transit | Client |
| 21 | Compensation | Soumettre une réclamation et émettre une **note de crédit** | 22 | Facturer et clôturer | Ventes | |
| 22 | End | Livraison clôturée avec une réclamation soulevée | Facturer et clôturer | Ventes | ||
| 23 | Process | Valider la facture sur les lignes livrées | 24 | Facturer et clôturer | Finances | |
| 24 | Decision | La facture a-t-elle été payée à la **date d'échéance** ? | 26, 25 | Payé, En retard | Facturer et clôturer | Finances |
| 25 | Process | Chasser la facture en retard | 24 | Facturer et clôturer | Finances | |
| 26 | Success | Commande livrée et facture payée | Facturer et clôturer | Finances |
N°,Forme,Texte de la boîte,Ligne vers,Texte de la ligne,Couloir horizontal,Couloir vertical
1,Start,Le client envoie un bon de commande,2,,Capture de commande,Client
2,Manual input,Saisir les lignes de commande dans l'ERP,3,,Capture de commande,Ventes
3,Decision,Les lignes commandées correspondent-elles au devis ?,"6, 4","Matchs, Le prix ou la quantité diffère",Capture de commande,Ventes
4,Decision,Le client accepte-t-il les lignes corrigées ?,"6, 5","Lignes corrigées acceptées, Commande retirée",Capture de commande,Client
5,Reject,Commande annulée avant expédition,,,Capture de commande,Ventes
6,Process,Accuser réception de la commande et confirmer la date demandée,7,,Capture de commande,Ventes
7,Process,Vérifiez le solde du compte par rapport à la **limite de crédit**.,8,,Vérification de crédit,Finances
8,Decision,La commande est-elle dans la **limite de crédit** ?,"11, 9","Dans la limite, Au-delà de la limite",Vérification de crédit,Finances
9,Decision,Le **paiement anticipé a-t-il été reçu** ou la limite a-t-elle été augmentée ?,"11, 10","Effacé, Ni l'un ni l'autre",Vérification de crédit,Finances
10,Reject,Commande clôturée suite à un refus de crédit,,,Vérification de crédit,Finances
11,Process,Envoyer la commande à l'entrepôt,12,,Vérification de crédit,Ventes
12,Process,Allouer le stock pour chaque ligne de commande,13,,Allocation,Entrepôt
13,Decision,Est-ce que **chaque** ligne est en stock ?,"15, 14","Toutes les lignes allouées, Court sur une ou plusieurs lignes",Allocation,Entrepôt
14,Decision,Expédier les lignes disponibles maintenant ?,"15, 12","Expédition partielle avec commande en souffrance, Attendez la commande complète",Allocation,Ventes
15,Process,Choisissez et emballez par rapport à la liste de sélection,16,,Choisir et emballer,Entrepôt
16,Decision,La quantité emballée correspond-elle à la liste de sélection ?,"18, 17","Matchs, Écart",Choisir et emballer,Entrepôt
17,Process,Recompter et corriger la fiche de stock,15,,Choisir et emballer,Entrepôt
18,Process,Remettre l'envoi au transporteur,19,,Expédition et transit,Entrepôt
19,Process,Déplacez l'envoi et enregistrez la *preuve de livraison*,20,,Expédition et transit,Transporteur
20,Decision,La livraison a-t-elle été acceptée **dans son intégralité** ?,"23, 21","Accepté dans son intégralité, Endommagé ou court",Expédition et transit,Client
21,Compensation,Soumettre une réclamation et émettre une **note de crédit**,22,,Facturer et clôturer,Ventes
22,End,Livraison clôturée avec une réclamation soulevée,,,Facturer et clôturer,Ventes
23,Process,Valider la facture sur les lignes livrées,24,,Facturer et clôturer,Finances
24,Decision,La facture a-t-elle été payée à la **date d'échéance** ?,"26, 25","Payé, En retard",Facturer et clôturer,Finances
25,Process,Chasser la facture en retard,24,,Facturer et clôturer,Finances
26,Success,Commande livrée et facture payée,,,Facturer et clôturer,FinancesComment cela fonctionne
Ouvrez le fichier dans un éditeur de texte avant d'ouvrir un éditeur
Un CSV est du texte, alors considérez-le d'abord comme du texte. Vérifiez trois éléments sur les deux premières lignes : le délimiteur, qui est un point-virgule plutôt qu'une virgule dans la plupart des paramètres régionaux européens car le séparateur de liste suit le paramètre régional ; si la ligne d'en-tête est véritablement la première ligne, puisque de nombreuses exportations précèdent un titre de rapport et les critères de filtre ; et si des caractères parasites se trouvent devant le nom de la première colonne, ce à quoi ressemble une marque d'ordre d'octet une fois que quelque chose n'a pas réussi à la supprimer. Supprimez tout préambule et toute ligne de totaux en bas et enregistrez-les au format UTF-8 simple.
Réduire les lignes de commande en étapes de processus
L'export comporte une ligne par ligne de commande. La carte nécessite une ligne par étape, et les deux ne sont pas liées : cinquante lignes de codes d'articles décrivent une commande passant par une étape. Déterminez plutôt vos étapes à partir des numéros de documents (commande, crédit, bon de livraison, facture, note de crédit), car chacun d'entre eux est un moment où la commande a changé de mains. Conservez les détails au niveau de la ligne sous forme de décompte dans la colonne Notes si vous souhaitez les afficher sur le graphique.
Renumérotez la colonne Ligne à, car vos clés ne sont pas des numéros de ligne
La ligne vers prend la ligne NUMBER à laquelle une étape se connecte, séparée par des virgules, et le texte de la ligne prend les étiquettes des connecteurs dans l'ordre correspondant. Les clés de votre exportation sont des numéros de document, et les coller produit un graphique sans aucune flèche : une cible ne nommant aucune ligne est supprimée silencieusement. Numérotez vos étapes de 1 à n dans l'ordre dans lequel elles apparaissent, puis écrivez les objectifs en fonction de ces nombres. L'insertion d'une étape plus tard décale tous les nombres en dessous, alors importez d'abord et ajoutez des étapes dans l'éditeur.
Mettez la scène en voie horizontale et le rôle en voie verticale
C'est la colonne qui en fait une cartographie des processus plutôt qu'un organigramme. La voie horizontale contient la capture de commande, la vérification de crédit, l'allocation, le prélèvement et l'emballage, l'expédition et le transit et la facturation et la clôture, ou quelles que soient vos six étapes ; La voie verticale contient le client, les ventes, l'entrepôt, les finances et le transporteur. L'importation fait correspondre les noms d'en-tête, pas les positions des colonnes, de sorte que ces deux en-têtes peuvent se trouver n'importe où dans le fichier et que toutes les colonnes que vous ne reconnaissez pas sont conservées et ignorées.
Écrivez vos deux seuils dans les décisions
« La commande est-elle dans la limite de crédit ? » et "Expédier les lignes disponibles maintenant ?" sont les deux endroits où ce processus se courbe, et les deux sont actuellement des questions de jugement. Dites ce que mesure le test de crédit (exposition totale, y compris les factures ouvertes, ou cette commande seule) et indiquez qui peut autoriser une expédition partielle et quelle valeur est supérieure ou inférieure. Une décision sans seuil défini reçoit une réponse différente de chaque personne qui l'atteint.
Renommez la voie Transporteur en la personne que vous utilisez réellement
La voie Transporteur existe pour que le pas que personne dans votre immeuble n'effectue soit visible. Renommez-le en transporteur ou en entrepôt tiers que vous utilisez, et si vous livrez avec vos propres véhicules, fusionnez-le dans Entrepôt plutôt que de quitter une voie qui implique un transfert externe que vous n'effectuez pas. La même chose s'applique au couloir Client : conservez-le, car les deux décisions du client sont celles où se situent réellement le plus de retard dans ce processus.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une cartographie de processus et un organigramme ?
Les étapes et ce qu'elles vous permettent de voir. Un organigramme montre la séquence des étapes et les décisions entre elles, et il est terminé lorsque chaque chemin se termine quelque part. Une cartographie des processus conserve tout cela et ajoute un deuxième axe : chaque étape appartient également à une étape du travail, le diagramme montre donc où se concentre l'effort et où le travail change de main. De la commande à la livraison, cela compte, car le retard n'est presque jamais à l'intérieur d'une étape. C'est entre eux : une commande en attente libérée mais non allouée, ou emballée mais non récupérée. Dessinez une commande sous forme d’organigramme et vous voyez les étapes. Dessinez le processus sous forme de carte et vous voyez qu'il traverse quatre équipes et que deux de ces croisements n'ont aucun déclencheur défini.
Que contient réellement un export de commande ERP ?
Une ligne par ligne de commande et un ensemble de colonnes décrivant cette ligne plutôt que le processus. Typiquement : le numéro de commande, le numéro de ligne, le client, un code article et sa description, les quantités commandées et expédiées, un prix, une date demandée et confirmée, un code de statut et souvent un numéro de document de livraison ou de facture une fois ceux-ci existants. Les dates arrivent sous forme de texte quel que soit le format spécifié par le profil d'exportation, c'est pourquoi le même fichier lu dans deux pays produit deux ensembles de dates différents. Les longues références numériques valent la peine d'être surveillées : ouvrez un CSV dans une feuille de calcul et réenregistrez-le et les zéros non significatifs disparaissent, tandis qu'un numéro d'ordre suffisamment long peut revenir en notation scientifique. Rien de tout cela n'est la faute de l'exportation, mais tout cela est dans le fichier au moment où il vous parvient.
Pourquoi mon CSV est-il importé dans les mauvaises colonnes ?
Généralement le délimiteur ou la ligne d'en-tête. L'importation correspond aux noms d'en-tête, le fichier doit donc avoir une véritable ligne d'en-tête comme première ligne, et une exportation qui commence par un titre de rapport, une date d'exécution et les critères de filtre a son en-tête sur la quatrième ligne. L'autre cause courante est qu'un fichier délimité par des points-virgules est lu comme délimité par des virgules, ou l'inverse, ce qui place chaque ligne dans une seule colonne. Après cela, regardez les guillemets : un champ contenant le délimiteur doit être entouré de guillemets doubles, et un guillemet double à l'intérieur d'un champ entre guillemets est écrit deux fois. Une colonne d'adresse contenant une virgule, exportée sans guillemets, décale chaque colonne vers sa droite d'une unité pour cette ligne uniquement.
Puis-je importer l’exportation directement sans la modifier ?
Pas utilement, et pas à cause de l'importateur. Les colonnes lues par QueryChart sont Forme, Texte de la zone, Ligne vers, Texte de ligne, Style de ligne, Voie horizontale, Voie verticale, Parallèle avec, Notes et Lien, et aucun ERP ne les exporte. Les colonnes supplémentaires sont conservées et ignorées, vous pouvez donc laisser les codes d'articles et les prix dans le fichier, mais les deux colonnes qui composent un graphique (Texte de la zone et Ligne vers) doivent être écrites par vous. Il n'y a pas de connecteur ni d'assistant d'importation : vous déposez le .csv dans la zone de la feuille de calcul ou vous y collez le texte CSV, et vous obtenez quels que soient les noms d'en-tête correspondant. L'exportation est la source des faits, pas la source du diagramme.
La carte doit-elle montrer une commande ou l'ensemble du processus ?
Le processus. Un ordre est un cas, et un cas n'emprunte qu'un seul itinéraire, donc un diagramme de celui-ci montre les branches que cet ordre particulier a empruntées et aucune de celles qu'il a évitées. C'est pourquoi le tableau ci-dessus comporte neuf décisions et quatre fins : une commande peut être annulée lors de la capture, refusée à crédit, clôturée avec une réclamation, ou livrée et payée, et un véritable processus doit admettre les quatre. Utilisez votre exportation pour déterminer quelles succursales transportent un volume réel (combien de commandes ont été créditées, combien ont été partiellement expédiées, combien ont produit une note de crédit) et placez ces décomptes dans la colonne Notes en regard de la décision à laquelle ils appartiennent. C'est l'utilisation honnête des données : le fichier vous indique la fréquence à laquelle chaque itinéraire est emprunté et la carte vous indique quels sont les itinéraires.