Comment convertir un CSV en carte de processus

En bref

• La voie horizontale contient la scène, la voie verticale contient le propriétaire : deux colonnes supplémentaires dans le même CSV.
• Votre exportation contient déjà les deux, sous des noms tels que Statut, Jalon, Département ou Attribué à.
• Les valeurs distinctes de la colonne d'étape deviennent les étiquettes de voie, dans l'ordre d'apparition des lignes.
• Les étiquettes de voie correspondent exactement au texte, de sorte qu'un espace de fin ou une casse différente crée discrètement une deuxième voie.
• Citez n'importe quelle étiquette de voie contenant le délimiteur, ou "Finance, AP" apparaît sous forme de deux colonnes.

Ce qu'une cartographie de processus ajoute à un organigramme

Un organigramme répond à une question : que se passe-t-il ensuite. Une cartographie du processus répond à cette question et à une autre : où se situe cette étape dans le travail. Cette deuxième réponse est l'étape, et c'est ce qui vous permet de regarder un diagramme et de dire que six des vingt-six étapes se produisent avant même que la commande ne soit confirmée, ou que la commande change de mains quatre fois entre la capture et l'encaissement. Dans QueryChart, les deux réponses sont des colonnes de la même feuille. La voie horizontale tient la scène, la voie verticale tient le propriétaire, et un organigramme est simplement une carte de processus avec ces deux cellules laissées vides.

Pour un CSV, cela représente une tâche plus petite qu'il n'y paraît, car l'exportation contient presque certainement déjà les deux colonnes. Quel que soit le produit du fichier (un ERP, un système de ticketing, un outil de gestion de cas) il fallait filtrer et rendre compte de ses enregistrements, il stocke donc une position grossière dans le travail et une partie qui en est responsable. Le poste est appelé Statut, Statut de la commande, Type de document, Jalon, Phase ou Étape. La partie est appelée Responsable, Affecté à, Propriétaire, Département, Centre de coûts, Centre de travail, Équipe ou File d'attente. Personne n'a ajouté ces colonnes pour dessiner un diagramme. Ce sont quoi qu’il en soit les deux axes d’une carte de processus.

La seule chose que l'exportation ne vous donnera pas, ce sont les lignes. Un CSV hors d'un système correspond à une ligne par enregistrement (une ligne de commande, un ticket, un changement de statut) et une carte de processus correspond à une ligne par mouvement. Un millier de lignes de commande représentent deux cents commandes passant par une vingtaine d'étapes, et aucun regroupement ne transforme la première liste en seconde. La conversion s'effectue donc en deux étapes : prenez les valeurs distinctes de la colonne d'étape comme étiquettes de voie, puis écrivez vous-même les étapes et étiquetez chacune d'elles avec une étape et un propriétaire. Donner au fichier une forme qui sera importée proprement en premier vaut dix minutes ; /fr/guides/comment-structurer-un-fichier-csv-pour-les-organigrammes couvre cette partie.

L'exemple ci-dessous est une carte de la commande à la livraison construite à partir d'une exportation ERP : six étapes en haut, cinq voies sur le côté, vingt-six étapes et quatre fins différentes. Il remplit un groupe de colonnes à la fois, et les colonnes des voies apparaissent volontairement en dernier, afin que vous puissiez voir exactement ce qu'elles ajoutent. Le graphique terminé se trouve sur /fr/templates/modele-de-cartographie-des-processus-csv-de-la-commande-a-la-livraison si vous souhaitez l'ouvrir et coller vos propres lignes dessus.

Comment cela fonctionne

1. Ouvrez le fichier sous forme de texte et lisez la ligne d'en-tête

   Avant toute chose, regardez les deux premières lignes dans un éditeur de texte. Vous avez besoin du délimiteur, qui est un point-virgule plutôt qu'une virgule dans la plupart des exportations européennes, car le séparateur de liste suit le paramètre régional et vous avez besoin des noms de colonnes réels. Écrivez la ligne d'en-tête sur papier ; vous êtes sur le point de choisir deux de ces colonnes et tout le reste découle de ce choix.

2. Choisissez la colonne de scène

   La colonne étape est celle dont les valeurs distinctes sont peu nombreuses et ordonnées : Statut, Statut de la commande, Type de document, Jalon, Phase, Étape du processus. Comptez-les : triez la colonne et prenez les valeurs uniques. Cinq ou six est un ensemble d’étapes. Trente est une liste de codes d'état, et vous devrez la regrouper avant qu'elle ne devienne un axe, car trente voies ne sont pas un diagramme que quiconque peut lire.

3. Choisissez la colonne propriétaire et préférez les rôles aux personnes

   Responsable, Affecté à, Propriétaire, Département, Centre de coûts, Centre de travail, Équipe, File d'attente, Représentant commercial, Acheteur. N'importe lequel d'entre eux peut être la voie verticale. Si la colonne contient des personnes plutôt que des rôles, associez d'abord les noms aux rôles : une file par employé est illisible à vingt personnes et erronée la première fois que quelqu'un change de travail, alors que Warehouse et Finance restent valables pendant des années.

4. Écrivez une ligne par étape, pas une ligne par enregistrement

   C’est la solution qu’aucun outil ne peut faire à votre place. Votre export comporte une ligne par ligne de commande ou par ticket ; la carte a besoin d'une ligne par mouvement : les moments où le travail a changé de mains ou où une décision a été prise. Déterminez-les à partir des types de documents et des transitions de statut, puis placez l'étape dans la zone de texte ainsi que l'étape et le propriétaire que vous avez déjà choisis à côté. Vingt à trente étapes représentent tout un processus ; plus que cela et vous en décrivez deux.

5. Nommez les deux colonnes exactement Voie horizontale et Voie verticale

   L'importation correspond aux noms d'en-tête, pas aux positions des colonnes, et les colonnes qu'elle ne reconnaît pas sont conservées et ignorées. Vous n'avez donc rien à supprimer ou à réorganiser : laissez Statut et Attribué là où ils se trouvent, ajoutez deux colonnes supplémentaires intitulées Voie horizontale et Voie verticale, et copiez les valeurs regroupées. Les colonnes d'origine restent intactes et vous gardez une trace de la provenance de chaque voie.

6. Déposez le fichier dans la zone de la feuille de calcul et lisez ce que les voies exposent.

   Faites glisser le .csv sur la zone de la feuille de calcul de l'éditeur ou collez le texte directement dedans, et la carte se dessine toute seule : il n'y a pas d'assistant ni de mappeur de colonnes à utiliser. Ensuite, lisez les étapes. Une scène qui contient un pas n’est pas une scène ; une scène que personne ne possède est une file d'attente ; et un transfert entre deux voies sans décision devant, c'est là que réside réellement le retard dans votre processus.

Erreurs à éviter

• Une cellule contenant le délimiteur, sans guillemets

  "Finance, AP" comme étiquette de voie, "4,5" dans Ligne vers et "Oui, Non" dans Texte de ligne sont chacun un champ qui contient une virgule, chacun doit donc être placé entre guillemets doubles. Non cités, ils se divisent en deux champs et décalent chaque colonne après eux d'une unité, c'est pourquoi le symptôme n'est jamais la cellule que vous avez cassée, c'est la colonne de voie arrivant pleine d'étiquettes de connecteur.

• Trier le fichier après l'avoir numéroté

  La ligne contient les positions des lignes, donc le tri du CSV par statut ou par date une fois les cibles écrites renumérote chaque ligne et recâble silencieusement le graphique. Décidez d'abord de l'ordre des lignes, puis du numéro, puis effectuez toute réorganisation ultérieure dans l'éditeur, où les connexions se déplacent avec les lignes.

• Des étapes qui sont vraiment des statuts

  Ouvert, En cours, En attente et Fermé sont des états dans lesquels se trouve un enregistrement, et non des sections du travail. Une étape est une période contenant des étapes : capture de commande, vérification de crédit, allocation. Si votre colonne d'étape se lit comme une machine à états, regroupez ses valeurs en quatre à six étendues avant qu'elles ne deviennent des étiquettes de voie.

• Faire confiance à l'exportation pour contenir les exceptions

  Une exportation enregistre ce qui est arrivé aux enregistrements qu'elle contient, de sorte qu'une branche que personne n'a prise le trimestre dernier est tout simplement absente du fichier. Le refus de crédit et la demande de livraison sur /csv-to-process-map sont exactement les chemins qu'une carte basée sur les données laisse de côté, et ce sont eux qui méritent d'être tracés, car c'est là que le processus s'interrompt réellement.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d’une cartographie des processus ou un organigramme suffit-il ?

Si le débat porte sur ce qui se passe ensuite, un organigramme suffit et /fr/guides/comment-creer-un-organigramme-a-partir-de-csv est le travail le plus court. Ajoutez l’axe de la scène lorsque l’argument porte sur la destination du temps ou sur qui est responsable, car ces questions reçoivent une réponse par position plutôt que par séquence. Le test est de savoir si quelqu’un peut dire à quel stade se trouvent les travaux à l’heure actuelle. Si deux personnes donnent des réponses différentes, la colonne de scène fait un vrai travail et la carte vaut la peine d'être construite ; si le processus comporte dix étapes linéaires dans une équipe, la rangée d’étapes en haut est la décoration.

Quelle colonne d'exportation doit devenir la voie horizontale ?

Celui dont les valeurs distinctes sont peu nombreuses, ordonne et décrit où se trouve un disque dans l'œuvre, pas de quel type de disque il s'agit ni qui l'a touché. Le type de document est souvent le meilleur candidat dans un export ERP car chaque document est créé à un point précis de la chaîne : commande, bon de livraison, facture, avoir. Le statut est le deuxième meilleur, une fois que vous avez regroupé ses codes. Méfiez-vous des colonnes qui semblent ordonnées mais qui ne le sont pas, comme la priorité ou le segment de clientèle ; en placer un en haut produit un graphique qui se lit comme une carte de processus et ne répond à aucune question.

Mon export n'a pas de colonne d'étape. Puis-je quand même créer une carte ?

Oui, et c'est courant : de nombreuses exportations comportent des dates et des montants et rien ne décrit la position. Deux itinéraires fonctionnent. Dérivez les étapes à partir des colonnes de date, puisqu'un export avec une date de commande, une date confirmée, une date de prélèvement et une date de facture décrit quatre étapes dans les en-têtes de colonnes plutôt que dans les valeurs. Ou nommez vous-même les étapes à partir de la façon dont le travail est réellement exécuté et étiquetez chaque étape à la main ; la carte n'a pas besoin d'être dérivée du fichier, et quatre à six noms de scène honnêtes battent une colonne de codes sur lesquels personne n'est d'accord.

Pourquoi mes noms de voies sont-ils apparus comme Procédure ou Köb ?

Le fichier n'est pas UTF-8 et est lu comme s'il l'était. La plupart des exportations existantes sont Windows-1252 ou Latin-1, qui sont conformes à UTF-8 pour l'anglais simple et divergent dès qu'un accent, un tréma ou une lettre danoise apparaît dans le nom d'un département. Réexportez-le au format UTF-8 si le système offre le choix, ou ouvrez le fichier dans un éditeur de texte et enregistrez-le au format UTF-8. Le symptôme associé est une marque d'ordre d'octet devant le premier en-tête : la colonne se lit alors comme quelque chose d'autre que le nom que vous avez tapé, de sorte que la première colonne ne correspond à rien et est transportée comme un extra non reconnu.

Puis-je conserver les autres colonnes de l’export ?

Oui. L'importation correspond aux noms d'en-tête, de sorte que toute colonne qu'elle ne reconnaît pas est prise en compte et ignorée : vous pouvez laisser les numéros de documents, les quantités et les dates dans le fichier sans rien casser. Si vous souhaitez que certains de ces détails soient visibles sur le graphique plutôt que d'y être simplement présents, déplacez-les dans la colonne Notes, qui contient le texte libre d'une étape, ou dans la colonne Lien, qui pointe une étape vers l'enregistrement d'où elle provient. Tout le reste reste comme provenance, ce qui sera utile la prochaine fois que quelqu'un demandera d'où vient un nom de scène.