So wandeln Sie eine CSV in eine Prozesslandkarte um

So funktioniert es

1. Öffnen Sie die Datei als Text und lesen Sie die Kopfzeile

   Sehen Sie sich vor allem anderen die ersten beiden Zeilen in einem Texteditor an. Sie brauchen das Trennzeichen (in den meisten europäischen Exporten ein Semikolon statt eines Kommas, weil das Listentrennzeichen der Ländereinstellung folgt) und Sie brauchen die tatsächlichen Spaltennamen. Schreiben Sie die Kopfzeile auf Papier ab; Sie wählen gleich zwei dieser Spalten aus, und alles Weitere folgt aus dieser Wahl.

2. Wählen Sie die Phasenspalte

   Die Phasenspalte ist die, deren verschiedene Werte wenige und geordnet sind: Status, Auftragsstatus, Belegart, Meilenstein, Phase, Prozessschritt. Zählen Sie sie: Sortieren Sie die Spalte und nehmen Sie die eindeutigen Werte. Fünf oder sechs sind eine Menge von Phasen. Dreißig sind eine Liste von Statuscodes, und Sie müssen sie gruppieren, bevor daraus eine Achse wird, denn dreißig Bahnen sind kein Diagramm, das irgendjemand lesen kann.

3. Wählen Sie die Spalte mit dem Verantwortlichen und bevorzugen Sie Rollen vor Personen

   Verantwortlich, Zugewiesen an, Eigentümer, Abteilung, Kostenstelle, Arbeitsplatz, Team, Warteschlange, Vertriebsmitarbeiter, Einkäufer. Jede davon kann die Vertikale Bahn sein. Enthält die Spalte Personen statt Rollen, bilden Sie die Namen zuerst auf Rollen ab: Eine Bahn je Mitarbeiter ist bei zwanzig Personen unlesbar und beim ersten Stellenwechsel falsch, während Lager und Finanzen jahrelang zutreffen.

4. Schreiben Sie eine Zeile je Schritt, nicht je Datensatz

   Das ist der Durchgang, den kein Werkzeug für Sie übernehmen kann. Ihr Export hat eine Zeile je Auftragsposition oder je Ticket; die Landkarte braucht eine Zeile je Bewegung: die Momente, in denen die Arbeit die Hände wechselte oder eine Entscheidung fiel. Leiten Sie sie aus den Belegarten und den Statuswechseln ab, setzen Sie den Schritt dann in Boxtext und daneben die Phase und den Verantwortlichen, die Sie bereits gewählt haben. Zwanzig bis dreißig Schritte sind ein ganzer Prozess; mehr, und Sie beschreiben zwei.

5. Benennen Sie die beiden Spalten genau Horizontale Bahn und Vertikale Bahn

   Der Import gleicht Überschriftennamen ab und keine Spaltenpositionen, und Spalten, die er nicht kennt, werden mitgeführt und ignoriert. Sie müssen also nichts löschen und nichts umsortieren: Lassen Sie Status und Zugewiesen an, wo sie sind, ergänzen Sie zwei weitere Spalten mit den Überschriften Horizontale Bahn und Vertikale Bahn und kopieren Sie die gruppierten Werte hinüber. Die ursprünglichen Spalten fahren unangetastet mit, und Sie behalten den Nachweis, woher jede Bahn stammt.

6. Datei auf den Tabellenbereich ziehen und lesen, was die Bahnen offenlegen

   Ziehen Sie die .csv auf den Tabellenbereich des Editors oder kopieren Sie den Text direkt hinein, und die Landkarte zeichnet sich selbst: es gibt keinen Assistenten und keinen Spaltenzuordner. Lesen Sie danach quer über die Phasen. Eine Phase mit einem einzigen Schritt ist keine Phase; eine Phase ohne Verantwortlichen ist eine Warteschlange; und eine Übergabe zwischen zwei Bahnen ohne Entscheidung davor ist der Ort, an dem die Wartezeit Ihres Prozesses tatsächlich sitzt.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich eine Prozesslandkarte oder genügt ein Flussdiagramm?

Geht der Streit darum, was als Nächstes geschieht, genügt ein Flussdiagramm, und /de/guides/flussdiagramm-aus-csv-erstellen ist die kürzere Aufgabe. Ergänzen Sie die Phasenachse, wenn der Streit darum geht, wohin die Zeit geht oder wer verantwortlich ist, denn diese Fragen werden über die Position beantwortet und nicht über die Reihenfolge. Der Prüfstein ist, ob irgendjemand sagen kann, in welcher Phase die Arbeit gerade steckt. Geben zwei Personen verschiedene Antworten, leistet die Phasenspalte echte Arbeit und die Landkarte lohnt sich; sind es zehn lineare Schritte in einem Team, ist die Phasenzeile über dem Diagramm Dekoration.

Welche Exportspalte soll die Horizontale Bahn werden?

Die, deren verschiedene Werte wenige und geordnet sind und beschreiben, wie weit ein Datensatz in der Arbeit gekommen ist, nicht, welcher Art er ist, und nicht, wer ihn angefasst hat. Die Belegart ist in einem ERP-Export oft der beste Kandidat, weil jeder Beleg an einer bestimmten Stelle der Kette entsteht: Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift. Der Status ist der zweitbeste, sobald Sie seine Codes gruppiert haben. Achten Sie auf Spalten, die geordnet aussehen und es nicht sind, etwa Priorität oder Kundensegment; eine davon quer über das Diagramm zu legen ergibt ein Bild, das sich wie eine Prozesslandkarte liest und keine Frage beantwortet.

Mein Export hat keine Phasenspalte. Kann ich trotzdem eine Landkarte bauen?

Ja, und das ist häufig: viele Exporte führen Datumsangaben und Beträge und nichts, was eine Position beschreibt. Zwei Wege funktionieren. Leiten Sie die Phasen aus den Datumsspalten ab, denn ein Export mit Auftragsdatum, Bestätigungsdatum, Kommissionierdatum und Rechnungsdatum beschreibt vier Phasen in den Spaltenüberschriften statt in den Werten. Oder benennen Sie die Phasen selbst danach, wie die Arbeit tatsächlich läuft, und versehen Sie jeden Schritt von Hand; die Landkarte muss nicht aus der Datei abgeleitet sein, und vier bis sechs ehrliche Phasennamen schlagen eine Spalte Codes, über die sich niemand einig ist.

Warum kamen meine Bahnennamen als Procédure oder Køb heraus?

Die Datei ist nicht UTF-8 und wird gelesen, als wäre sie es. Die meisten Altexporte sind Windows-1252 oder Latin-1, was für schlichtes Englisch mit UTF-8 übereinstimmt und in dem Moment auseinanderläuft, in dem ein Akzent, ein Umlaut oder ein dänischer Buchstabe in einem Abteilungsnamen auftaucht. Exportieren Sie als UTF-8 neu, falls das System die Wahl bietet, oder öffnen Sie die Datei in einem Texteditor und speichern Sie sie als UTF-8. Das verwandte Symptom ist eine Byte-Reihenfolge-Markierung vor der ersten Überschrift: Die Spalte heißt dann etwas anderes als das, was Sie getippt haben, wird also nicht zugeordnet und als unbekannte Zusatzspalte mitgeführt.

Kann ich die übrigen Spalten aus dem Export behalten?

Ja. Der Import gleicht Überschriftennamen ab, jede Spalte, die er nicht kennt, wird also mitgeführt und ignoriert: Belegnummern, Mengen und Datumsangaben können in der Datei bleiben, ohne etwas zu zerstören. Wenn Sie einen Teil dieser Details auf dem Diagramm sehen wollen statt nur in ihm, verschieben Sie ihn in die Spalte Notizen, die freien Text an einem Schritt hält, oder in die Spalte Verknüpfung, die einen Schritt auf den Datensatz zeigen lässt, aus dem er stammt. Alles Übrige bleibt Herkunftsnachweis, und der ist nützlich, wenn das nächste Mal jemand fragt, woher ein Phasenname kommt.