So erstellen Sie ein Swimlane-Diagramm aus einer CSV

So funktioniert es

1. Wählen Sie die eine Spalte, die einen Verantwortlichen nennt

   Exporte bieten meist mehrere Kandidaten: Zugewiesen an, Eigentümer, Verantwortlich, Abteilung, Team, Warteschlange. Wählen Sie die auf der Ebene, auf der Sie Bahnen haben wollen: Teams, wenn der Leser eine Führungskraft ist, namentlich benannte Personen nur, wenn der Prozess wirklich personengebunden ist. Ein Swimlane-Diagramm hat eine Bahnenachse, die das Argument trägt; die übrigen Spalten dürfen ungenutzt mitfahren.

2. Listen Sie die verschiedenen Werte vor dem Import auf

   Lassen Sie in dem Werkzeug, das die Datei erzeugt hat, einen Durchgang über eindeutige Werte oder das Entfernen von Duplikaten laufen und lesen Sie das Ergebnis. Diese Liste ist genau die Menge an Bahnen, die Sie gleich bekommen. Hat sie neun Einträge und Sie hatten fünf erwartet, haben Sie vier Schreibvarianten und nicht vier Teams, und das in der Spalte zu beheben ist weit billiger, als hinterher Bahnen zusammenzuführen.

3. Füllen Sie die Lücken mit einem echten Wert

   Eine leere Zelle beim Verantwortlichen erzeugt keine Bahn „unbekannt“: Der Schritt landet in der ersten Bahn, und für jeden Leser sieht es so aus, als gehöre diese Arbeit dem ersten Team. Tippen Sie in jede leere Zelle einen ausdrücklichen Wert, „Nicht zugewiesen“ oder „Nicht vereinbart“. Schritte, deren Verantwortlichen niemand benennen kann, sind das nützlichste Ergebnis dieser ganzen Übung, geben Sie ihnen also einen sichtbaren Platz.

4. Benennen Sie die Kopfzeile um

   Die Kopfzeile ist das, was der Import liest: „Boxtext“ für den Schritt, „Linie zu“ für die Zeilennummer, zu der er führt, „Linientext“ für die Verzweigungsbeschriftung, „Form“ für Start, Prozess, Entscheidung, Ende und „Vertikale Bahn“ für den Verantwortlichen. Verwenden Sie auch „Horizontale Bahn“, wenn Sie zusätzlich eine Phasenspalte haben. Eine Überschrift, die weiterhin „Eigentümer“ heißt, wird mitgeführt und ignoriert, und das Diagramm wird ohne Warnung flach gezeichnet.

5. Prüfen Sie Trennzeichen, Anführungszeichen und Kodierung

   Werte für Verantwortliche enthalten am ehesten ein Komma („Finanzen, EMEA“ oder „Betrieb, Nordics“), und ein ungeschütztes Komma zerteilt die Zeile in eine zusätzliche Spalte und verschiebt jeden Wert dahinter um eine Stelle nach links. Öffnen Sie die Datei in einem reinen Texteditor und sehen Sie sich drei oder vier Zeilen an. Bestätigen Sie, dass das Trennzeichen das ist, was Sie glauben, dass jeder Wert mit diesem Zeichen in doppelten Anführungszeichen steht und dass die Datei UTF-8 ist, damit Bahnennamen mit Umlauten überleben.

6. Importieren und dann die Kreuzungen lesen

   Ziehen Sie die .csv auf den Tabellenbereich eines neuen Diagramms oder kopieren Sie den Text hinein. Die Bahnen erscheinen als Bänder und das Diagramm routet sich selbst. Verfolgen Sie nun jeden Pfeil, der ein Band verlässt und ein anderes betritt: Das sind die Übergaben, und Aufmerksamkeit verdienen die Paare, die hin und wieder zurück kreuzen, wie die Schleife zum Umformulieren zwischen Marketing und Recht im Beispiel.

Häufig gestellte Fragen

Gehört der Verantwortliche in Horizontale Bahn oder Vertikale Bahn?

Beides funktioniert, und Sie dürfen beide verwenden. Die Konvention im Beispiel ist Vertikale Bahn für den Verantwortlichen (Antragsteller, Marketing, Marke, Recht, Mediaeinkauf) und Horizontale Bahn für die Phase: Briefing, Entwurf, Prüfung, Freigabe, Start. Das ergibt ein Raster, in dem die Position eines Schritts sagt, wer ihn tut und wann. Hat Ihre Datei nur eine Spalte mit Verantwortlichen, füllen Sie eine Bahnenspalte und lassen die andere leer; eine einzelne Achse ist ein ganz gewöhnliches Swimlane-Diagramm.

Wie viele Bahnen bekomme ich?

Eine je verschiedenem, nicht leerem Wert der Bahnenspalte, und deshalb lohnt es sich, die Liste der eindeutigen Werte vor dem Import zu lesen. Leere Zellen erzeugen keine zusätzliche Bahn (sie setzen den Schritt in die erste), ein Export mit Lücken schreibt unzugewiesene Arbeit also still dem Team zu, das zufällig zuerst kommt. „Nicht zugewiesen“ in diese Zellen zu tippen kostet eine Minute und macht aus einem unsichtbaren Fehler eine sichtbare Bahn.

Kann ich die Übergaben allein aus der CSV ablesen?

Ja, und es lohnt sich, das einmal zu tun, damit Sie dem Diagramm vertrauen. Nehmen Sie zu jeder Zeile die Zahl aus Linie zu, suchen Sie diese Zeile und vergleichen Sie die beiden Zellen mit dem Verantwortlichen: Verschiedene Werte heißen, die Arbeit hat die Hände gewechselt. Rückwärtszahlen zählen mit: eine Nacharbeitszeile, die auf eine frühere Zeile zeigt, ist eine Übergabe in die andere Richtung. Die Beispieldatei unter /de/templates/swimlane-flussdiagramm-aus-csv hat 30 Verbindungen, und 15 davon überqueren eine Bahnengrenze.

Mein Export hat eine Zeile je Ticket und vierzig Namen in Zugewiesen an. Was nun?

Sie haben ein Vorgangsprotokoll und keine Prozessdefinition, und es zu importieren gibt Ihnen vierzig Bahnen mit je einer Handvoll zusammenhangloser Kästen. Zwei Durchgänge beheben das: Reduzieren Sie die Zeilen auf die unterschiedenen Schritte, die die Tickets durchlaufen, und bilden Sie dann die Namen auf die Rollen oder Teams ab, die sie ausführen. Bahnen sind nur zwischen drei und etwa sieben lesbar, und ein Diagramm mit einer Bahn je Person beantwortet eine Personalfrage und keine Prozessfrage.

Die Bahnenbeschriftungen kamen als Zeichensalat heraus. Was ist schiefgegangen?

Die Kodierung. Bahnennamen werden auf das Diagramm gezeichnet, eine als Latin-1 oder Windows-1252 exportierte und als UTF-8 gelesene Datei zeigt ihren Schaden also an der sichtbarsten Stelle: Ø, ä und é werden jeweils zu einem Paar verirrter Zeichen in einer Bandbeschriftung. Exportieren Sie als UTF-8 neu, statt die Beschriftungen von Hand zu korrigieren, denn dieselben Werte stehen meist auch in anderen Spalten. Sieht stattdessen die erste Spalte ignoriert aus, prüfen Sie die Kopfzeile auf eine vorangestellte Byte-Reihenfolge-Markierung.